基于存貨管理的內(nèi)部控制相關(guān)問題研究

胡明川

（濰坊市立行建筑安裝有限公司，山東 濰坊 261108）

企業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理屬于企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的范疇，涉及許多方面，其中的資產(chǎn)管理特指存貨部分，包括材料、完工產(chǎn)品、半成品、外購物品等。存貨管理具體包括外部代銷、代管、代修、受托加工產(chǎn)品等，存貨內(nèi)部控制包括取得存貨、驗收入庫、存貨保管、領(lǐng)用發(fā)出、存貨盤點及存貨處置等。

一、資產(chǎn)的管理目標(biāo)

一是保證入庫實際數(shù)量、規(guī)格準(zhǔn)確，確保入庫前經(jīng)過檢驗，質(zhì)量合格。二是確保倉儲措施到位，防止資產(chǎn)流失。三是確保存貨發(fā)出與授權(quán)的數(shù)量、規(guī)格一致，防止資產(chǎn)流失。四是確保存貨賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)與處理不符的情況，保證存貨價值記錄準(zhǔn)確。五是確保存貨規(guī)范處置，避免公司資產(chǎn)流失。

二、相關(guān)部門職責(zé)分工

（一）倉儲部門

倉儲部門的職責(zé)主要為物資入庫管理、物資倉儲保管、物資發(fā)放、存貨盤點。

（二）質(zhì)量部

質(zhì)量部主要負(fù)責(zé)物料、產(chǎn)品的檢測和放行。

（三）制造部門

制造部門的主要職責(zé)為開展中間體、成品的寄庫工作，負(fù)責(zé)存貨領(lǐng)用申請。

（四）財務(wù)部門

財務(wù)部門的主要職責(zé)為組織并參與存貨的盤存，及時掌握貨資金占用是否過量以及存貨價值動態(tài)和存貨數(shù)量動態(tài)，不斷優(yōu)化存貨資產(chǎn)管理。

（五）供應(yīng)部及門衛(wèi)

供應(yīng)部及門衛(wèi)的主要職責(zé)為通知移交貨物，門衛(wèi)還要負(fù)責(zé)監(jiān)督廠區(qū)來往車輛。

（六）銷售部及其他部門

銷售部及其他部門的主要職責(zé)有為核定成品銷售出庫后的數(shù)量以及出庫單的數(shù)量和規(guī)格型號。

三、存貨的取得管理

取得存貨的方式有外購、自行生產(chǎn)等方式。外購需按照采購業(yè)務(wù)相關(guān)規(guī)定實施。自行生產(chǎn)取得方式是指對購進(jìn)原材料進(jìn)一步加工、形成成品的活動。應(yīng)根據(jù)當(dāng)前各種存貨的庫存以及采購間隔期、經(jīng)營計劃、市場供求等因素，確定采購日期和數(shù)量。物料應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，不得采購質(zhì)量不合格的物料，進(jìn)口材料應(yīng)提供檢驗報告。

四、原材料（含包裝器材）驗收入庫

（一）原材料核對與檢查

第一，原材料來廠后，倉管員安排車輛進(jìn)入指定區(qū)域，首先核對供應(yīng)商是否在合格供方名錄中，根據(jù)供應(yīng)商出廠檢驗報告和申購單核對送貨單和實物的品名、規(guī)格、數(shù)量、批號、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容；對于物料與送貨單數(shù)量不符的，經(jīng)采購部門、使用部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以按實際數(shù)量接收。

第二，劇毒化學(xué)品到庫后，必須要有倉管員、劇毒化學(xué)品專管員等共同核對數(shù)量、包裝、名稱、標(biāo)簽，并在登記本上簽字，嚴(yán)禁實際入庫數(shù)量超過審批數(shù)量。

第三，易制毒品化學(xué)品到庫后，必須要有倉管 員 和EHS（Environment、Health、Safety，即環(huán)境、健康與安全一體化的管理）分管人員及門衛(wèi)人員共同核對數(shù)量、包裝、名稱、標(biāo)簽，在出入庫臺賬上簽字。

第四，不接收原材料的外包裝無明顯標(biāo)記及外包裝破損嚴(yán)重難于區(qū)別的物料。氣體鋼瓶的使用期應(yīng)在試壓規(guī)定期內(nèi)，保證外形附件齊全，無外傷，封閉無漏氣。

第五，如原材料的外包裝有破損，但內(nèi)包裝原材料未受到污染，報質(zhì)量部決定是否接收。

（二）原材料抽檢

原材料入庫前，要對定量包裝的原料進(jìn)行抽檢，并經(jīng)規(guī)定的抽檢方法檢查合格后方可入庫。

倉管員和質(zhì)量部人員在對貨物進(jìn)行核對及處理檢查的過程中，如果發(fā)現(xiàn)任何異常情況，都應(yīng)及時通知采購員及質(zhì)量負(fù)責(zé)人。

（三）原材料外包裝的清潔與待驗

第一，目檢合格后，必要時倉管員應(yīng)對原材料外包進(jìn)行清潔。清潔過程中不得損壞、遺失原標(biāo)簽，清潔后放入待驗區(qū)。如有標(biāo)簽損壞、遺失的情況，及時聯(lián)系質(zhì)量部。

第二，倉管員收貨后，及時給物料編上批號，填寫貨位卡，做好待檢標(biāo)識。原材料請驗時應(yīng)將供應(yīng)商的出廠檢驗報告單一起送到質(zhì)量部。

（四）原材料的入庫

第一，倉管員要對檢驗合格的物料做好合格狀態(tài)標(biāo)識及相關(guān)記錄。檢驗不合格的物料應(yīng)移至不合格品區(qū)，匯報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后處理。

第 二，QA(Quality Assurance,質(zhì) 量 保 證）檢查員應(yīng)做好監(jiān)督巡查工作。

（五）槽區(qū)物料的驗收入庫

第一，槽灌車到公司后，倉管員先根據(jù)送貨單核對供應(yīng)商、品名，然后過磅稱量，再給物料編上批號并請驗，通知質(zhì)量部取樣檢測。

第二，檢測合格后，倉管人員安排卸料，卸料完畢后，倉管員對槽車進(jìn)行過磅核對數(shù)量，做好相關(guān)記錄。

第三，不合格物料不得卸料。

五、產(chǎn)品驗收入庫

第一，待檢產(chǎn)品的入庫。首先，車間完成產(chǎn)品生產(chǎn)，負(fù)責(zé)在產(chǎn)品包裝上做好標(biāo)識，標(biāo)明品名、編號、批號、數(shù)量，將產(chǎn)品送到倉庫。其次，倉管員根據(jù)產(chǎn)品的儲存條件及“分區(qū)隔離放置”的原則，將成品置于指定庫區(qū)，對成品實物進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，做好待檢標(biāo)識，并做好記錄。最后，當(dāng)倉管員收到成品檢驗合格報告書后，更換狀態(tài)標(biāo)識為“合格”，并做好記錄；單獨放置不合格產(chǎn)品，報告領(lǐng)導(dǎo)。

第二，倉儲部門收到檢驗合格的產(chǎn)品時，及時辦理入庫手續(xù)。

六、五金倉庫配件驗收入庫

第一，五金材料配件來廠后，倉管員安排車輛進(jìn)入指定區(qū)域，核對送貨單和實物的品名、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。對于首次購入的五金配件，倉管員會同工程部一起驗收，對于大眾配件，倉管員單獨驗收即可。對于配件與送貨單數(shù)量不符的，直接通知采購員進(jìn)行相應(yīng)處理，對于其他不符的則予以拒收。

第二，五金材料配件目檢合格后，按材料分類將貨物堆放于指定貨架及區(qū)域，擺放必須整齊有序。

第三，庫管員根據(jù)實際接收數(shù)量及時辦理入庫，在送貨單上簽名，并做好相關(guān)記錄。

七、原輔材料（含包材）、產(chǎn)品的保管

（一）原材料存放庫房要求

第一，庫管員按物料的規(guī)格級別要求將包裝材料庫（內(nèi)、外包裝材料分區(qū)存放）分類存放于原輔料庫、試劑庫、危險品庫和不合格品庫。

第二，將危險品置于危險品庫，要分開貯存、避免污染，需冷藏貯存的物料單獨放置相應(yīng)的庫區(qū)。

（二）產(chǎn)品存放庫房要求

各下屬企業(yè)應(yīng)按物料的特性、貯存要求配置不同庫區(qū)，如合格品庫、不合格品庫、退貨庫、陰涼庫、冷藏庫等區(qū)域，并按要求存放相應(yīng)產(chǎn)品。

（三）產(chǎn)品存放間距要求

各下屬企業(yè)應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品、物料的特性以及國家藥品管理相關(guān)要求規(guī)定物料存放的間距，并按規(guī)定執(zhí)行。

（四）物料存放標(biāo)識

第一，原輔料庫與成品庫的待驗品與合格品應(yīng)有明顯標(biāo)識牌和隔離措施。

第二，待驗品存放用黃色繩子圍欄并放上黃色標(biāo)識牌，合格品存放用綠色標(biāo)識牌標(biāo)識。

第三，不合格品全部存放在不合格品區(qū)，用紅色標(biāo)識牌標(biāo)識并用護(hù)欄隔離或于專庫存放。

（五）貨位卡

第一，試劑只需建立臺賬和標(biāo)識，其他物料還應(yīng)建立貨位卡。

第二，貨位卡要明確貨位物料品名、批號、數(shù)量、進(jìn)貨日期及狀態(tài)等信息。

（六）環(huán)境控制

第一，溫濕度監(jiān)控。首先，根據(jù)不同物料的貯存要求，各庫房應(yīng)有溫濕度監(jiān)控措施，配備記錄儀，并定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)。其次，當(dāng)發(fā)現(xiàn)庫房溫度或濕度超出控制標(biāo)準(zhǔn)范圍時，應(yīng)及時報告質(zhì)量部。

第二，做好原材料倉庫防蟲、防鳥、防鼠管理，原材料倉庫衛(wèi)生管理，以及原材料倉庫安全管理。

（七）日常檢查

第一，倉管員在日常清潔過程中對倉庫內(nèi)設(shè)施進(jìn)行檢查。

第二，倉庫負(fù)責(zé)人或相關(guān)指定人員定期進(jìn)行檢查，檢查后如發(fā)現(xiàn)有不符合標(biāo)準(zhǔn)的，立即通知倉管員進(jìn)行整改，必要時報質(zhì)量部。

八、劇毒品的保管

劇毒品倉庫應(yīng)配置防盜報警裝置，倉管員和劇毒品專管員應(yīng)在每月末對當(dāng)月劇毒化學(xué)品入庫量、出庫量及庫存量進(jìn)行盤點；專管員將月報表報相關(guān)部門，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)立即聯(lián)系保衛(wèi)部門追查，若發(fā)現(xiàn)被盜應(yīng)立即報案。

九、結(jié)語

從資產(chǎn)的管理目標(biāo)著手，確保倉儲措施到位，防止資產(chǎn)流失。確保存貨發(fā)出與授權(quán)的數(shù)量、規(guī)格一致，防止資產(chǎn)流失；確保存貨賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)與處理不符的情況；確保存貨價值記錄準(zhǔn)確，存貨處置規(guī)范，避免公司資產(chǎn)流失。相關(guān)部門做好職責(zé)分工，做好原材料、包材的驗收入庫工作；倉庫負(fù)責(zé)人或相關(guān)指定人員定期進(jìn)行檢查，檢查后如發(fā)現(xiàn)有不符合標(biāo)準(zhǔn)的，立即通知倉管員進(jìn)行整改，必要時報質(zhì)量部。良好的財務(wù)管理制度能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)的財務(wù)管理，特別是資產(chǎn)管理，幫助企業(yè)提高競爭力。