數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型下的企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享探究

付斌

（中車長(zhǎng)江運(yùn)輸設(shè)備集團(tuán)有限公司，湖北 武漢 430212）

一、引言

數(shù)字技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了消費(fèi)者的行為，并對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)提出了新的挑戰(zhàn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為現(xiàn)代企業(yè)改革的“新基礎(chǔ)設(shè)施”［1］。大公司的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型是將不同業(yè)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)合并到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行集中處理，以達(dá)到加強(qiáng)控制、整合資源以降低成本、提高效率、增強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力等目的。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化政策的破冰，電子簽名法、增值稅專用發(fā)票電子化等相關(guān)法規(guī)政策的出臺(tái)及修訂完善，電子會(huì)計(jì)憑證電子報(bào)銷入賬歸檔的執(zhí)行，都將帶領(lǐng)企業(yè)突破傳統(tǒng)的基礎(chǔ)工作規(guī)范。為探討如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)、真實(shí)、完整、可控、合規(guī)、安全，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代高水平的財(cái)務(wù)管理工作的要求，文章研究企業(yè)集團(tuán)型財(cái)務(wù)共享中心、數(shù)字化時(shí)代會(huì)計(jì)相關(guān)政策以及如何在數(shù)字化環(huán)境下規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。

二、企業(yè)集團(tuán)型財(cái)務(wù)共享中心

金融中心的優(yōu)化升級(jí)不僅是公司數(shù)字化改造的具體內(nèi)容，也是推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面深化的重要手段。財(cái)政資源共享是分散經(jīng)營(yíng)單位開(kāi)展會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一種管理模式，合并為聯(lián)合財(cái)務(wù)服務(wù)中心［2］。財(cái)政資源共享是指在相同的過(guò)程和規(guī)則中把分散在各集團(tuán)的各業(yè)務(wù)單位的財(cái)政資源和業(yè)務(wù)集中起來(lái)。從信息化到數(shù)字化，通過(guò)信息技術(shù)的手段，為管理會(huì)計(jì)的發(fā)展插上騰飛的翅膀，實(shí)現(xiàn)“IT+DT”雙輪驅(qū)動(dòng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。企業(yè)在制定財(cái)務(wù)共享實(shí)施方案時(shí)，可以遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行、全面推廣、持續(xù)提升”的建設(shè)原則，即站在集團(tuán)戰(zhàn)略層面的高度進(jìn)行規(guī)劃，并在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上部署建設(shè)，延伸擴(kuò)展，將整體的財(cái)務(wù)信息化目標(biāo)拆分為不同的階段，在可控的成本投入范圍內(nèi)急需急用的先行建設(shè)，快速見(jiàn)效［3］。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）部分企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

總賬管理：原始憑證自動(dòng)化率不到60%，業(yè)務(wù)還存在大量紙質(zhì)流程，未電子化。應(yīng)收應(yīng)付：采購(gòu)的收票和銷售的開(kāi)票沒(méi)有與系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)，依賴財(cái)務(wù)人員手工操作。固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)的卡片基本實(shí)現(xiàn)了電子臺(tái)賬，但合同與費(fèi)用支付都是線下管理。法定報(bào)表：很多公司無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)直接出具法定報(bào)表，只能導(dǎo)出科目余額表線下編制。出納支付：資金支付少部分公司打通了財(cái)企直連，大多還是出納人員手工錄入網(wǎng)銀支付。納稅申報(bào)：計(jì)稅申報(bào)各公司都是線下計(jì)算和填寫(xiě)各稅種的申報(bào)表，最后手工錄入憑證。

（二）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作容易出現(xiàn)的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)崗位設(shè)置不合理

缺少一般會(huì)計(jì)人員的輪崗制度，無(wú)書(shū)面的輪崗計(jì)劃和輪崗記錄。一般會(huì)計(jì)人員交接沒(méi)有由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交；移交清冊(cè)上無(wú)監(jiān)交人員簽名或者蓋章；移交清冊(cè)僅交接雙方各執(zhí)一份，無(wú)存檔；交接清單沒(méi)有寫(xiě)清楚交接性質(zhì)，工作為調(diào)動(dòng)或臨時(shí)離職；未將交接清單裝訂成冊(cè)，未將交接記錄登記臺(tái)賬［4］。

2.會(huì)計(jì)核算

一是原始憑證管理方面。對(duì)外提供原始憑證復(fù)印件時(shí)未做專門(mén)的臺(tái)賬登記并由相關(guān)人員雙簽；因企業(yè)審核不嚴(yán)出現(xiàn)了原始憑證缺少必要的簽章的情況，其中大部分是內(nèi)部自制的原始憑證缺少相關(guān)管理崗位的簽章［5］。二是記賬憑證管理方面。在記賬憑證填制上存在會(huì)計(jì)人員遺漏簽章、附件張數(shù)填寫(xiě)不準(zhǔn)確、憑證摘要內(nèi)容等不規(guī)范問(wèn)題，計(jì)提攤銷類的記賬憑證缺少自制的原始憑證附件，機(jī)制會(huì)計(jì)憑證打印后遺漏了復(fù)核崗和會(huì)計(jì)主管的簽章。三是憑證和賬簿保管方面。未能及時(shí)整理和裝訂會(huì)計(jì)憑證或裝訂人未簽名，未及時(shí)打印裝訂會(huì)計(jì)賬簿，打印的會(huì)計(jì)賬簿只有封面，無(wú)連續(xù)打碼編號(hào)或編號(hào)不正確，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)不完整，會(huì)計(jì)憑證傳遞不及時(shí)并存在積壓的情形。

3.會(huì)計(jì)監(jiān)督

一是原始憑證的檢查和監(jiān)控。關(guān)于原始憑證的檢查和監(jiān)控，需要注意的是，原始憑證的記錄不準(zhǔn)確、不完整，必須返回給經(jīng)辦人員進(jìn)行更正和補(bǔ)充。例如，會(huì)計(jì)憑證和原始憑證中沒(méi)有付款信息，無(wú)法與回單形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；付款及預(yù)付款憑證按資金計(jì)劃明細(xì)支付，無(wú)單筆付款申請(qǐng)審批流程，無(wú)法查實(shí)是否按合同支付，存在超付、錯(cuò)付的風(fēng)險(xiǎn)［6］。二是財(cái)務(wù)收支監(jiān)督方面。發(fā)現(xiàn)報(bào)銷附件不全，未建立發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)臺(tái)賬，缺乏預(yù)算審核機(jī)制；對(duì)單位制定的預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行監(jiān)督。如未按預(yù)算管理制度等相關(guān)規(guī)定履行預(yù)算追加審批手續(xù)等。

四、數(shù)字化環(huán)境下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作內(nèi)容

（一）智能化財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的設(shè)想

智能化財(cái)務(wù)的實(shí)質(zhì)是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的模擬、延伸和拓展。集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)于強(qiáng)化監(jiān)督管理、整合資源、統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，提高工作效率具有重要的激勵(lì)作用，可以取得以下四點(diǎn)成果。

第一，整合行業(yè)稅費(fèi)，成立“一賬”小組，接入RS10系統(tǒng)、UVM系統(tǒng)、BPM系統(tǒng)、上下層金融系統(tǒng)等，外部和銀行系統(tǒng)、稅收系統(tǒng)、電子商務(wù)等，融入商業(yè)金融，并通過(guò)在統(tǒng)一平臺(tái)上制定會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，提高財(cái)務(wù)賬戶的標(biāo)準(zhǔn)化程度和準(zhǔn)確性。

第二，財(cái)務(wù)核算自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)降本增效智能審單可達(dá)到50%+，自動(dòng)記賬可達(dá)到95%，自動(dòng)收付可達(dá)到100%，自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)報(bào)表、一鍵式合并報(bào)表可減少財(cái)務(wù)人員的工作量，提高會(huì)計(jì)工作效率。

第三，智能金融危機(jī)控制，規(guī)避金融風(fēng)險(xiǎn)。按流程優(yōu)化排序，根據(jù)系統(tǒng)配置內(nèi)部控制系統(tǒng)。開(kāi)展發(fā)票真實(shí)性審核，開(kāi)展重量檢查、合同管理、資金控制、預(yù)算控制、標(biāo)準(zhǔn)控制等，識(shí)別財(cái)務(wù)控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。同時(shí)，建立預(yù)警指標(biāo)，實(shí)時(shí)規(guī)避金融風(fēng)險(xiǎn)。

第四，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中化，領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)數(shù)據(jù)中臺(tái)和分析平臺(tái)快速構(gòu)建多維圖表，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)穿透挖掘分析，為經(jīng)營(yíng)決策提供極大的便利。

（二）數(shù)字化時(shí)代企業(yè)會(huì)計(jì)相關(guān)政策支撐

1.電子簽名技術(shù)的法律效力

在人類的文明歷史進(jìn)程中，紙張作為人們進(jìn)行信息交流的一種重要媒介，在法律文本中也發(fā)揮著重要的作用，甚至形成了以當(dāng)事人簽名標(biāo)準(zhǔn)的原則，被沿用了數(shù)千年。而在2005年4月1日，我國(guó)頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》徹底改變了這一規(guī)則，賦予了電子簽名和紙質(zhì)簽名一樣的法律效力，從而為我國(guó)電子商務(wù)的快速發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。經(jīng)過(guò)幾年的優(yōu)化和完善，電子簽名技術(shù)早已走進(jìn)我們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，在電子商?wù)、銀行業(yè)務(wù)、合同簽訂等方面有十分廣泛的應(yīng)用，未來(lái)也必將被引入智能財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)共享領(lǐng)域，為智能化場(chǎng)景的實(shí)現(xiàn)提供便利［7］。

2.電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔相關(guān)規(guī)定

雖然我國(guó)財(cái)政部在2015年對(duì)現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，并對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案生成及其管理進(jìn)行了完善，但由于電子發(fā)票、電子客票以及電子回執(zhí)單等會(huì)計(jì)憑證的逐漸普及，電子會(huì)計(jì)憑證作為企業(yè)或者個(gè)人在進(jìn)行核算時(shí)的重要依據(jù)在報(bào)銷入賬以及歸檔方面存在著一定的漏洞。例如，我們?cè)诎l(fā)送和接受電子發(fā)票時(shí)，一般情況下都是以紙質(zhì)發(fā)票的復(fù)印件為報(bào)銷的電子憑證，雖然電子發(fā)票相較于紙質(zhì)發(fā)票更易獲取，并且能夠最大限度地避免出現(xiàn)假發(fā)票，但由紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印而來(lái)的電子發(fā)票還存在易被復(fù)制和篡改等問(wèn)題，往往在實(shí)際報(bào)銷過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)多次報(bào)銷、虛假入賬等現(xiàn)象，從而給財(cái)務(wù)人員的工作帶來(lái)很大的困難。

在2020年度，我國(guó)財(cái)政部以及檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，重點(diǎn)規(guī)定了有效的電子會(huì)計(jì)憑證可以被直接用于電子報(bào)銷、入賬以及歸檔等財(cái)務(wù)活動(dòng)?！锻ㄖ分羞€對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證和檔案的法律效力作出了明確規(guī)定，使其擁有了與紙質(zhì)憑證同等的法律效力，甚至在一定條件下，電子會(huì)計(jì)憑證可以作為唯一憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬，而電子檔案也可以被當(dāng)作唯一憑證保存。在條件不滿足的情況下，還需要以紙質(zhì)憑證為報(bào)銷的依據(jù)。在不久的將來(lái)，電子發(fā)票必定會(huì)取代紙質(zhì)發(fā)票作為人們報(bào)銷和入賬的主要憑證，屆時(shí)紙質(zhì)憑證就會(huì)退出歷史舞臺(tái)，人們通過(guò)電子憑證即可在線上實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)做賬與查詢，并通過(guò)人工智能技術(shù)，在單位賬務(wù)處理等方面幾乎不需要人員的參與，這能將會(huì)計(jì)人員從枯燥乏味的核算工作中解放出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間與精力處理財(cái)務(wù)管理方面的工作［8］。

3.電子會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定

相較于原來(lái)實(shí)行的《辦法》，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理方面的內(nèi)容做了一定的修改，其主要修改內(nèi)容有以下三點(diǎn)。

首先，明確了單位使用計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代化的高科技手段進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，更新了原《辦法》中使用磁帶、光盤(pán)以及膠片等實(shí)質(zhì)性的介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的方式，并且更改了原本由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定并上報(bào)財(cái)政部和檔案局的制度，實(shí)現(xiàn)了無(wú)須報(bào)備即可利用現(xiàn)代化的科技手段管理會(huì)計(jì)檔案。

其次，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交與接收方式做了新的規(guī)定。要求在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行移交時(shí)，應(yīng)將其原始數(shù)據(jù)一并移交，并且原始數(shù)據(jù)以及電子會(huì)計(jì)檔案的文件格式應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定設(shè)置。如果電子檔案的格式較為特殊，無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的更改，則需要在移交時(shí)將用于讀取電子檔案的平臺(tái)一并移交。通常情況下，電子檔案的接收種類可以分為檔案部門(mén)接收會(huì)計(jì)部門(mén)的移交以及單位部門(mén)之間的接收兩種類型。對(duì)于第一種情況，企業(yè)單位檔案管理部門(mén)在接收電子會(huì)計(jì)檔案之前，首先應(yīng)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性等進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)其符合接收要求之后再按照相關(guān)規(guī)定接收；對(duì)于第二種情況，企業(yè)單位的檔案接收部門(mén)在接收檔案前，應(yīng)當(dāng)對(duì)用于保存電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)及環(huán)境進(jìn)行全方位核驗(yàn)，從而最大限度地確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)的、準(zhǔn)確的和安全的。

最后，銷毀過(guò)期或者已經(jīng)使用完畢的電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)分別由單位的檔案管理部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)和信息管理部門(mén)派出一名人員對(duì)銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督。

在開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵照以下三大要點(diǎn)：一是建立起嚴(yán)格用于電子會(huì)計(jì)檔案控制的制度；二是優(yōu)化和完善電子會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)證機(jī)制，并在檔案的認(rèn)證過(guò)程中引入加密技術(shù)；三是實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案的授權(quán)操作機(jī)制，并由專人負(fù)責(zé)操作。

（三）智能化財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作解決的問(wèn)題

智能財(cái)務(wù)基礎(chǔ)主要從財(cái)務(wù)核算、預(yù)算管理、稅務(wù)管理、費(fèi)用管理、報(bào)表管理、資金管理、成本管理七個(gè)方面對(duì)集團(tuán)總部及各企業(yè)進(jìn)行支撐系統(tǒng)應(yīng)用統(tǒng)計(jì)。通過(guò)統(tǒng)一流程，自動(dòng)審核功能，覆蓋票據(jù)、合同、附件、預(yù)算、業(yè)務(wù)、憑證和報(bào)表七大類。其功能主要有以下七點(diǎn)。

發(fā)票自動(dòng)驗(yàn)證：根據(jù)為不同類型發(fā)票定義的測(cè)試規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行測(cè)試并返回測(cè)試結(jié)果。訂單自動(dòng)下?lián)埽焊鶕?jù)合同下?lián)芤?guī)則和合同所登數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)控制合同付款并返回審批結(jié)果。安裝自動(dòng)驗(yàn)證：系統(tǒng)檢查并手動(dòng)確認(rèn)發(fā)票附件的完整性、一致性、邏輯性和真實(shí)性，并返回測(cè)試結(jié)果。預(yù)算自動(dòng)審批：根據(jù)預(yù)算審批規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)控制資金的支付，并根據(jù)資金預(yù)算、項(xiàng)目預(yù)算、成本預(yù)算返回審批結(jié)果。自動(dòng)操作授權(quán)：成本報(bào)銷、購(gòu)買、銷售、投資、資本核算、稅務(wù)、資產(chǎn)、生產(chǎn)等的智能授權(quán)由人工和機(jī)器根據(jù)相關(guān)操作授權(quán)規(guī)則共同執(zhí)行。憑證自動(dòng)審核：根據(jù)《憑證管理審核規(guī)定》，自動(dòng)檢查大陸居民的會(huì)計(jì)、追加會(huì)計(jì)、借款金額、審核簽字、原始憑證完整性等，并返回測(cè)試結(jié)果。報(bào)表自動(dòng)審核：根據(jù)報(bào)表管理的審核規(guī)則，自動(dòng)創(chuàng)建、勾選、返回快速報(bào)表、月報(bào)、滾動(dòng)預(yù)算報(bào)表、合并報(bào)表等審核結(jié)果。

五、結(jié)語(yǔ)

文章從企業(yè)集團(tuán)的管控模式、規(guī)模、行業(yè)的特殊性、主業(yè)的穩(wěn)定性等方面入手分析在企業(yè)集團(tuán)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心的適用性。結(jié)合自身實(shí)際，利用DT技術(shù)促進(jìn)產(chǎn)業(yè)融合，將建立的共享中心逐步發(fā)展為管理數(shù)據(jù)中心。分析企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行狀況以及傳統(tǒng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行模擬、擴(kuò)展和延伸，形成統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量和會(huì)計(jì)工作的效率為目標(biāo)，同時(shí)兼顧降低會(huì)計(jì)的成本。提高控制風(fēng)險(xiǎn)和創(chuàng)造價(jià)值的能力，不斷提升財(cái)務(wù)管理在公司運(yùn)營(yíng)和決策中的影響力，通過(guò)打造數(shù)字化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供源動(dòng)力。