事業單位預算控制與費用報銷管理優化研究

唐敏

（文山壯族苗族自治州皮膚病防治所〔文山州皮膚病專科醫院〕，云南 文山 663099）

一、引言

預算控制與費用報銷關系到事業單位預算管理的始終，無論是經營管理還是日常運營，都離不開預算控制與費用報銷。預算分為月度預算、季度預算及年度預算，開展預算工作可以讓事業單位的運營更加有序。費用報銷涉及事業單位的資金支出，需要事業單位的工作人員如實記錄、如實報銷，只有這樣才可以使事業單位的財務支出更加規范，同時也可以保障財務數據的真實性。事業單位要想做好財務管理工作，必須正視預算控制方面的問題，規范費用報銷程序，能夠為社會進步提供更加有效的公共服務。

二、事業單位預算管理與費用報銷的內涵界定

（一）預算控制

事業單位預算控制是預算管理工作的重要組成部分。事業單位做好預算管理工作的同時，更重要的是結合自身的發展情況，做好預算控制工作，節約資金，保證每一份支出都可以發揮最大作用。預算控制是指事業單位為了實現公共服務的職能，通過科學管理資金支出，提高資金使用效率與質量，而采取的各種手段。事業單位預算控制包括業務層面的預算控制，也包括其他日常運營方面的預算控制。預算控制是行政事業單位內部控制核心內容［1］。預算控制涉及預算編制、執行、考核等，要求在預算編制過程中對單位一年的發展計劃及經營項目進行科學預測與評估，編制的預算計劃要符合單位的實際情況，在實際工作過程中才會具有可操作性，同時也不會影響單位的整體運營。預算執行是預算控制的重中之重，如果不嚴格按照預算計劃執行或是隨意更改預算控制，那么單位制定的預算計劃便沒有真正的價值，因此想要做好預算控制工作必須嚴格執行預算計劃。預算考核可以對工作人員的工作成果進行驗收與檢驗，也可以檢驗預算計劃的執行情況以及發現預算執行的問題，對整個預算控制工作具有重要的作用。預算的核心要素是在單位新的一年工作計劃開展前，對其經營管理活動需要投入多少資金等問題進行預測，制定計劃，以此提高資金的使用效率，因此，事業單位應當做好預算管理工作，科學控制預算，進而提高資金的使用效率，讓單位的資金發揮應有作用。

（二）費用報銷

費用報銷涉及單位的財務支出，一些詞典對“費用報銷”的解釋為，企業工作人員在工作過程中因為公務而支出的費用，該筆費用以發票的形式提交給單位的財務管理部門，財務部門對發票進行核對，并確保與實際支出一致，將工作人員支出的費用進行報銷的過程［2］。費用報銷的對象一般包含借款、還款、費用報銷及發票沖借支的報銷［3］。事業單位工作人員出差的交通費、住宿費、伙食費以及其他必要性支出都可以向單位的財務部門申請報銷。事業單位的資金源于財政撥款，其費用報銷規程應當更加嚴格，財務人員進行費用報銷，應當確保每一筆資金與實際支出一致，按照單位的報銷標準與程序進行報銷，保證資金的報銷真實無誤，只有這樣，才可以全面提高事業單位費用報銷的質量，為事業單位的預算控制提供保證，以期提高財務管理效益。

三、事業單位預算控制與費用報銷管理的價值

（一）提高財務管理水平

對于事業單位來說，預算管理與控制是財務管理的一個難題。事業單位如何進行科學預算，加強預算控制既關系到單位的財務管理水平與質量，也關系到單位工作人員費用報銷事宜，如果單位的采辦等支出得不到報銷，那么單位的整體運營與發展便得不到科學保障。因此，事業單位開展預算控制工作就要科學預測下一年度的工作計劃與經營管理支出，制定科學有效的預算計劃，并且在預算執行過程中嚴格遵照預算計劃，最終實現預算目標。例如，部分事業單位為了有效提高預算控制的質量，會對財務部門的職權進行劃分，預算、決算工作分屬不同的人管理，并嚴格規范預算工作的程序，明確預算控制的要求，讓財務管理水平有所提升。另外，財務部門也會對年度工作安排所需的經費進行整體預算，并將編制計劃下發到單位的其他部門，各部門按照預算編制開展工作，這樣也避免了各部門不按照計劃開展工作的情況，規范各部門的工作程序，增強財務部門與其他部門的聯系，從而提高單位的財務管理水平。

（二）提高內部控制質量

預算控制與費用報銷管理是事業單位財務管理的重要工作內容，利用預算控制與費用報銷管理同樣也可以提高單位內部控制質量。首先，事業單位加強預算控制工作可以有效實現單位季度或年度財務預測。財務預測是根據本年度的財務使用情況及下年度的工作計劃對單位的財務數據及相關資料進行科學分析，對下一年度的工作進行預測，以制定符合下年度發展的財務預算，通過預算加強內部控制。其次，事業單位財務管理涉及各個部門，其中財務部門的工作包括編制財務計劃、制定預算、財務核算、費用報銷等，通過這些工作可以實現內部控制。最后，通過預算控制與費用報銷管理可以實現財務監督。各部門按照財務計劃與預算控制開展年度工作，所需資金由財務部門撥付，受財務部門監督。同時，通過各個部門及工作人員報銷公務支出，財務部門審核報銷單據，也可以避免在管理中出現違規行為，同時可以對經營管理過程中可能存在的風險進行科學預測，并識別風險，采取相應的措施，達到風險防控的目的。因此，事業單位加強預算控制與費用報銷管理，可以實現資源的優化配置，提高內部控制質量。

四、事業單位預算控制與費用報銷管理存在的困境

（一）預算執行不力

預算執行是預算管理與控制的重要環節之一，如果不加強預算執行，單位制定的預算計劃便不能發揮實際作用。加強預算執行可以明確單位員工的工作職責，但是在實際操作中，很多事業單位的工作人員預算執行意識不強，預算執行力度較弱，出現超出預算費用的情況，導致預算控制沒有發揮應有的效果。有些事業單位的績效考核只包含業務完成情況，不包括各部門預算執行情況，沒有針對預算執行情況設置相應的獎懲機制，對于嚴格執行預算控制的部門，單位沒有給予獎勵，相反也沒有相應的處罰，致使單位工作人員認為預算執行只是一個擺設，對工作開展沒有任何影響，也就導致單位員工不執行預算計劃，預算執行效果較差。預算執行不力會影響單位費用的整體控制，如果不嚴格按照預算計劃執行，那么單位的實際支出會與預算計劃產生偏差，預算控制將會難以實現，同時也無法檢驗單位預算計劃的可行性以及為下年度的預算計劃制定提供參考與依據，不能有效開展預算工作。

（二）費用報銷管理不規范

費用報銷因為涉及單位資金的支出，所以可能出現貪污舞弊等現象，因此，報銷流程必須規范，不然會滋生違法犯罪行為。費用報銷數據是單位下年度預算編制的基礎，是考核本年度費用預算執行情況的依據［4］。但在實踐中，一些事業單位費用報銷存在不規范現象。首先，項目之間報銷存在混搭，比如說一些項目的預算費用不足時，工作人員會將其他項目的費用預算中剩余的額度用來報銷，致使本項目的額度增加，其他項目額度減少，出現實際項目與報銷項目不一致的現象，這對本年度的預算編制與下年度的預算計劃制定都非常不利，會導致預算編制與預算計劃不能真實反映單位的實際生產情況。其次，項目報銷費用與部門報銷費用界限不清。事業單位的費用報銷范圍包含日常支出的報銷與經營項目的報銷，在實踐中常見的情況是部門預算費用不足時，單位工作人員會將項目報銷的費用作為部門支出的費用報銷，致使部門報銷費用失真，很難真實反映部門的費用管控及執行情況，同時也不利于部門工作的開展。

（三）費用預算信息化建設不完善

隨著大數據、互聯網、人工智能的發展，事業單位引入信息化管理已是大勢所趨。一般來說，事業單位會應用OA系統開展單位費用預算管理工作，但是該系統有一定的局限性。首先，事業單位的費用報銷是跨年度的，因此，年底提交的報銷單據會因為跨年致使OA系統出現統計數據錯誤，這個問題現階段是無法通過優化系統解決的，需要人工調整，以保證年度費用報銷的完整性。其次，OA系統計算的數據比較多，內容也比較復雜，甚至會出現各種不同的報銷數據，因此，在數據統計與報銷過程中難免會出現數據錯誤。例如，項目報銷的單據與部門報銷的單據出現錯誤，項目之間報銷數據出現錯誤，甚至還存在報銷數據記錄不全等現象。最后，費用報銷核算系統也是財務管理的系統之一，該系統的設置與OA系統費用明細科目一致，導致數據統計口徑不同，這需要工作人員進行人工調整，看似信息化統計與報銷，但實際上增加了工作量，降低了事業單位費用報銷的效率，不利于單位的整體發展。

五、事業單位預算控制與費用報銷管理優化策略

（一）增強預算執行意識

一方面，事業單位應當加強培訓，增強員工的預算執行意識，讓單位全體工作人員都意識到預算執行與預算控制的重要性，在工作中自覺執行預算控制工作，增強員工預算控制積極性。同時，單位也應當不斷完善預算計劃，增強預算計劃的可操作性及規范性，讓員工在預算計劃執行與控制過程中按標準執行，進而提高工作的質量。另一方面，預算考核是檢驗預算執行與預算控制成果最有效的方式之一。預算考核是指對事業單位各部門的預算執行情況與預算控制情況進行評估與考核，以保證順利完成預算計劃的一種手段。事業單位預算執行力度不足，因此必須建立完善的預算考核制度，將預算執行情況與預算考核情況納入年度考核范圍中，為本年度員工的績效考核提供支持。因此，事業單位應當完善預算考核制度，根據單位預算計劃及預算完成情況制定符合要求的預算考核制度，對于按要求完成預算計劃及預算控制的部門和個人予以獎勵，對于沒有完成預算控制的部門與個人進行懲罰，督促其按要求完成預算計劃，讓單位全體員工都按規定完成預算計劃及預算控制要求。

（二）規范費用報銷管理程序

為了加強事業單位的費用報銷工作，應當進一步規范其費用報銷的管理程序。首先，要嚴格規范費用報銷的相關程序，同時要對費用報銷的相關制度予以完善，對于不能報銷哪些項目支出應當予以說明，同時對報銷的標準、程序進行嚴格規定，為工作人員報銷費用提供指導。其次，在報銷過程中要做到嚴格審核，一是審核票據的真實性，包括報銷金額的真實性、費用支出的真實性，二是審核該筆報銷費用是否與項目一致，避免出現報銷費用與報銷項目不一致的現象，判斷票據的真實性，避免出現票據出錯的現象，對各部門提交的不符合規定的報銷憑據不予報銷，報銷不能摻雜個人因素，減少報銷不規范現象，確保費用報銷工作更加規范，同時也保證費用報銷更加公平公正。

（三）完善費用預算信息化系統

完善事業單位預算管理信息化系統可以更規范地開展預算控制與費用報銷工作。首先，費用報銷單據量大類多，不小心輸入錯誤信息或是因事項變更撤銷報銷單而導致費用預算管理信息出錯，從而出現無法及時處理的技術問題，比如改進OA系統，跨年度報銷出現數據不準只能由人工修改進行功能設計，改進因報銷單據提交的時間錯誤，致使費用預算管理系統數據統計錯誤，不能用費用預算管理信息系統進行更正的問題，可以在系統上更正，從而保證預算統計的準確性。其次，優化費用報銷表單，對報銷表單進行規范化管理，停用復雜且重復的表單，加強系統表單的功能設計，包括關鍵選項的設計、審批流程的設計等；最后，隨著智能手機的發展，許多單位在信息化系統管理方面也使用了一些智能軟件，但是利用手機智能軟件進行財務管理還存在一些問題，比如無法實時查詢預算執行進度、財務數據安全難以保證等，需要進一步優化，使預算管理信息化系統推動財務管理更智能、方便、安全。

六、結語

預算控制與費用報銷管理是事業單位財務管理的重要組成部分，針對事業單位預算控制及費用報銷存在的問題，如前所述，一是我國事業單位預算控制與費用報銷預算執行力度不足，嚴重影響單位的預算控制成效；二是費用報銷管理不規范，報銷數據在一定程度上出現失真，很難真實反映部門的費用管控及執行情況，不利于單位工作的開展；三是費用預算信息化建設不完善，許多數據的統計與輸入還依賴人工調整，嚴重影響工作開展的效率。因此各事業單位應當引起重視，增強預算執行意識，嚴格按照預算計劃執行相關工作，同時規范費用報銷管理程序，避免出現報銷不規范的現象，另外，需要進一步完善費用預算等信息系統，增強員工的預算控制意識，提高單位的財務管理水平，使單位預算管理更加規范。