事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究

范悅

（開封市婦產醫(yī)院 人事科，河南 開封 475000）

在信息技術日益完善的時代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展建設都需要計算機的輔助，因為加強信息化建設能有效提高工作效率。但是，信息化建設是一個系統(tǒng)性工程，需要與時俱進，不斷發(fā)現(xiàn)并解決問題，從而發(fā)展完善。檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，有效地應用計算機、互聯(lián)網等信息技術，能夠改善檔案存儲方式，即將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，實現(xiàn)對檔案的科學分類管理，延長檔案資料的存儲年限，保證檔案資料的完整性，提升檔案資料檢索的快捷性以及提升檔案資料的共享性。但是，在我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設實踐中，仍然存在制約其發(fā)展的問題：檔案管理人員專業(yè)性不強，綜合素質有待提升；檔案管理信息化建設缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性；檔案管理改革機制缺乏創(chuàng)新性與時代性；檔案管理信息化建設缺乏人力與財力支持。基于此，本文探究如何有效加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

（一）創(chuàng)新檔案存儲方式，由紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案永久性存儲

傳統(tǒng)的檔案存儲方式以紙質檔案為媒介，以人工錄入為主。由于紙張容易受潮，這種存儲方式對紙張質量與存儲環(huán)境的要求較高，導致檔案存儲成本較大，而且檔案存儲年限也會受到限制。除此之外，隨著檔案存儲量的不斷增大，后期管理與查詢檔案會越來越不便。然而，將計算機、互聯(lián)網等信息化技術應用于檔案管理，可以構建電子或網絡平臺，實現(xiàn)電子錄入檔案信息，提升檔案信息管理的效率。同時，將檔案存儲至電子磁盤中，不僅極大地優(yōu)化了檔案存儲空間，而且規(guī)避了傳統(tǒng)紙質存儲檔案對存儲環(huán)境的較高要求，最終能實現(xiàn)檔案的永久性存儲，降低檔案存儲成本。

（二）提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案信息共享

事業(yè)單位檔案管理信息化建設，是事業(yè)單位創(chuàng)新改革推進工作與管理信息化工作的重要組成部分。結合現(xiàn)狀，創(chuàng)新事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分地應用信息化技術，能夠優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，如存儲媒介老化、檔案查詢手續(xù)復雜等，提高對檔案資源的利用率，規(guī)范檔案管理流程，提升檔案信息的共享性。

（三）創(chuàng)新檔案管理職能，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

相比于傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理在存儲媒介與錄入方式等方面實現(xiàn)了創(chuàng)新，即以網絡平臺存儲取代紙質存儲，以電子錄入取代人工錄入。在這個過程中，也創(chuàng)新了檔案管理職能，即不再局限于檔案的存儲與運用，而是上升為對檔案信息的采集、管理、存儲以及共享，有效地提升了檔案管理工作的效率，促進了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員專業(yè)性不強，綜合素質有待提升

任何新技術、新方法的應用，都離不開人才的支撐。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設對檔案管理人員的專業(yè)性、計算機技術的操作能力以及綜合素質要求較高。然而，大多數事業(yè)單位檔案管理人員并沒有檔案管理專業(yè)背景，而且受教育水平偏低，在檔案管理信息化實踐中，既不能從思想意識層面認識到檔案管理信息化建設的重要性，也不能通過事業(yè)單位組織的專業(yè)培訓與自主學習來提升應用計算機技術的能力，不能為檔案信息需求者提供專業(yè)的檔案管理與查詢服務，導致檔案管理信息化建設工作的質量、效率均不夠理想。

（二）檔案管理信息化建設缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性

事業(yè)單位的檔案管理模式，從紙質存儲轉變?yōu)殡娮哟鎯Γ捌谌狈ο到y(tǒng)性規(guī)劃及規(guī)范性操作指導，導致檔案管理信息化建設實踐既存在滯后性，也缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性。同時，由于所應用的管理軟件多樣化且兼容性不強，無法實現(xiàn)檔案信息的共享，無法實現(xiàn)檔案信息的查詢與管理于一體。

（三）檔案管理改革機制缺乏創(chuàng)新性與時代性

新時期，為了適應經濟體制的改革，多數事業(yè)單位將改革重心放在提效創(chuàng)收方面，如組織架構優(yōu)化等，對檔案管理創(chuàng)新改革的研究較少，現(xiàn)存的改革機制與事業(yè)單位的檔案管理要求不相符，與社會發(fā)展不相適應，也不能滿足市場經濟發(fā)展的要求，缺乏創(chuàng)新性與時代性。同時，在思想意識與實踐操作層面，既不能認識到檔案信息化管理的重要性，也不能積極培養(yǎng)應用計算機技術的技能，導致檔案管理工作效率不高。事實上，事業(yè)檔案管理化信息化建設，可以借鑒我國高校人才培養(yǎng)模式，即以市場經濟發(fā)展需求為主導，培養(yǎng)輸出多樣化、專業(yè)化以及復合化的人才。

未來我國經濟發(fā)展將遇到全新的局面，會面臨很多不確定因素，為有效處理不確定性因素，事業(yè)單位需要做好檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理改革機制，積極應用計算機技術，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，為相關部門提供可靠的、有價值的檔案信息，進而幫助其作好形勢分析，采取有效措施應對可能出現(xiàn)的問題，促進經濟與社會的可持續(xù)發(fā)展。

（四）檔案管理信息化建設缺乏人力與財力支持

現(xiàn)階段，雖然信息化進程較快，事業(yè)檔案管理也開始引入計算機技術，著手加強檔案管理信息化建設。但在實踐中，部分事業(yè)單位領導在檔案管理信息化平臺建設方面，未予以足夠的重視。在人力支持方面，存在專業(yè)性不足、人員配置不齊等情況；在財力支持方面，存在預算少、資金使用審批流程復雜等情況，因而不能夠對檔案管理信息化平臺進行實時更新與維護，制約了檔案管理信息化建設的進一步深入。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設對策

（一）加強對事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓

事業(yè)單位檔案管理人員，作為檔案管理信息化建設的一線實踐人員，有必要加強信息化專業(yè)培訓，豐富檔案管理專業(yè)知識，掌握計算機技術與電腦操作技能，促進檔案管理信息化技術與傳統(tǒng)檔案管理工作有效融合。部分事業(yè)單位不能夠接受新的電子檔案管理模式，仍然采取傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，有必要在思想層面對其加強引導，要求其順應時代發(fā)展，結合單位發(fā)展現(xiàn)狀有條件地引進科學化、信息化的技術手段，對傳統(tǒng)的紙質檔案進行改革創(chuàng)新，進一步促進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設。

（二）加快檔案管理的硬件建設與軟件開發(fā)

要提升檔案管理信息化建設的有效性，提高檔案管理的信息化水平與工作效率，事業(yè)單位需要加強硬件建設與軟件開發(fā)。首先，在硬件建設方面，要基于提升檔案資料錄入、保存以及查詢的有效性，注重增加資金預算與技術支持，配備性能穩(wěn)定、存儲容量大的硬件設施，進一步實現(xiàn)電子存儲。其次，軟件要與硬件設施相匹配，實現(xiàn)同步。

（三）構建完善的檔案管理制度

要想從根本上提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的規(guī)范化與科學化水平，需要從檔案管理制度層面，對檔案管理行為、管理工作流程作出明確的規(guī)定。具體來說，事業(yè)單位管理部門應該立足于本單位檔案管理現(xiàn)狀，制定出一套具備系統(tǒng)性、可操作性的檔案管理制度，切忌完全照搬其他單位的實踐經驗。并且，要堅持“以一線員工為主”的人本意識，將檔案管理信息化建設納入員工績效考核指標，通過完善的獎懲措施，調動檔案管理人員更新檔案管理專業(yè)知識與應用信息化技術的積極性，使其主動為檔案管理的信息化建設建言獻策，進而保證檔案管理信息化建設的質量。

（四）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識

在管理意識層面，事業(yè)單位應該認識到，隨著經濟與社會的不斷深入發(fā)展，計算機、互聯(lián)網等信息技術的覆蓋領域逐步擴大，幾乎涵蓋了各行各業(yè)，創(chuàng)新了傳統(tǒng)的工作、生活以及學習模式。只有適應經濟與社會發(fā)展的新要求，才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同樣的道理，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式也應該結合市場經濟發(fā)展要求進行創(chuàng)新改革，積極樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，積極應用信息技術優(yōu)化檔案管理工作，并且加強對檔案管理人員信息技術操作技能的培訓，推進電子檔案取代紙質檔案的進程，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設。

四、結語

經濟與社會的快速發(fā)展加速了信息化時代的到來，信息化建設逐步得到各行各業(yè)的重視，成為時代進步發(fā)展的重要基石。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，合理應用計算機、互聯(lián)網等信息化手段，既能夠促進事業(yè)單位檔案管理的建設發(fā)展，又能夠實現(xiàn)檔案的信息化、數字化管理，有助于用戶快速檢索查閱檔案信息，能節(jié)省大量的人力資源與時間精力等，確保事業(yè)單位的科學化管理。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員應該積極掌握科學、先進的信息理論知識，完善檔案管理信息化制度，優(yōu)化檔案管理流程，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。