論企業電子檔案管理信息化的發展

張志紅

（中工國際工程股份有限公司，北京 100085）

一、電子檔案信息化建設的價值體現

企業的檔案是在研發、制造、服務、運營和管理等行為中產生的不同種類和載體的記錄。它是企業發展和成長過程的體現，也是企業經營管理中的重要資產和信息資源，對管控企業業務活動、維護員工權益、規避市場風險、提高經濟效益，以及實現企業的健康發展都有積極的作用。企業檔案管理主要涉及兩方面的內容，分別是實體安全和信息安全。檔案管理主要包括八個方面的內容，分別是收集、審核、梳理、保存、檢索、編制、應用和統計。相較于紙質檔案管理模式，電子檔案始終貫徹全過程管理、前端控制和全面管理的標準。檔案的審核主要體現在接受環節。電子檔案質量主要體現在四個方面，即安全性、適用性、完整性和準確性，統計工作通常在保存過程中同步完成，檢索和編制工作主要在開發和利用環節中開展［1］。

加強企業檔案管理的信息化建設可以有效提高檔案管理的利用率，方便企業領導更好地決策，提高檔案管理人員的工作效率和質量，保證企業穩定高效發展。企業結合內部實際情況制定信息化檔案管理方案，將傳統的紙質檔案變為電子檔案，改變傳統的手動搜索模式，可以有效解決傳統檔案管理檔案數量較大、保管條件較差、查找利用率低、工作人員工作量大等問題，為企業的發展提供更好的數據支持和借鑒參考。

二、電子檔案信息化原則

（一）全面統籌管理

在進行電子檔案信息化建設工作時，需從企業層面出發做好統籌規劃，明確電子檔案信息化建設目標，并結合企業需求、實際情況制定建設方案。同時建立健全相關管理制度，規范管理流程，將責任落實到位，高效開展信息整合、搜集以及轉移等工作，減少企業內部資源浪費。對不同類型的檔案依照先后順序進行合理劃分，多線并行，以最快的速度推進電子檔案信息化建設工作，盡可能減少過程中員工使用檔案資料不便的狀況，更好地推進新舊檔案管理方法、制度等的過渡，從而防控檔案信息化管理風險。

（二）技術適用性

電子檔案信息化以信息共享為前提，應統一數據編碼原則、標準等，采用適合企業自身檔案管理實際狀況的信息化平臺以及管理系統，準備具有較強兼容性的拓展接口。在保證企業現有文書檔案、電子文檔等的適用性的基礎上，充分考慮未來可能出現的新架構以及新技術，避免在未來實現系統升級及功能優化時，出現原信息轉移存在問題的狀況。同時在電子檔案信息化建設過程中，還應當避免操作失誤導致功能設置限制條件規范性不足，如產生歸檔時間設置區間錯誤等。

（三）需求引領

在信息化環境下，推進電子檔案信息化建設不僅能提高企業檔案管理效率，還能為信息需求者提供有針對性的數據信息，保證其可以獲得全面、及時、有效的信息。此外，還應當保證電子檔案信息管理系統簡便、易學、好上手，便于檔案管理人員準確操作，從而簡化工作流程，更好地推進電子檔案信息化進程。因此在用戶界面以及頁面結構上，可以積極參考企業內部其他系統網頁界面，幫助使用者更好地熟悉電子檔案信息化管理系統，切實提升工作效率及質量，為企業各項工作的開展及時提供所需數據。

（四）保密及安全原則

在推進電子檔案管理信息化建設過程中，應當時刻注意信息保密及安全工作，一切信息活動的開展都應當遵循各項制度規定，在層層保密的要求之下，規范員工行為，明確涉密人員自身權利及義務，確保電子檔案管理信息化建設能夠助力企業發展，而不會帶來較大經營風險。

（五）檔案資料舍棄原則

大部分企業內部檔案資料存儲處于多進少出、只建不廢狀態。很多企業對檔案的留存規定不夠嚴謹，檔案庫里充斥著大量的無用數據信息，導致人員在搜集信息時需要耗費大量時間，也使得管理與利用難度加大。以電子檔案管理信息化建設為契機，對現有檔案進行重新歸檔，實現管理流程的優化，對無用的數據信息當斷則斷、當舍則舍。對于沒有留存價值的檔案資料，應按規處理，按照實際狀況選擇作廢，或進行電子文件轉化。根據電子檔案管理信息化新管理流程及方式對檔案信息進行管理，摒棄不符合當前管理需求的傳統管理模式。

（六）有效推進原則

企業內部電子檔案管理信息化建設工作并不能一蹴而就，它是一項長期且系統的工程。檔案資料本身的特殊性，決定了電子檔案管理信息化建設的主要作用是為企業生產經營提供支撐，因此其無法直接產生經濟效益。為了推動電子檔案管理信息化建設工作的有序推進，企業應當制定各階段目標任務，并對其進行細化分解，分段總結，以此提升員工工作積極性，確保電子檔案管理信息化建設工作穩定有序地推進。與此同時，根據利用方式、利用頻率對企業現有檔案資料進行分析，作出合理的排序，以便更好地體現信息化價值，推動信息化工作的開展。

三、企業電子檔案管理信息化建設中存在的難題

（一）檔案接收時仍然存在增量電子化難鑒定問題

存量電子化和增量電子化是信息化檔案使用的基礎。當前，許多企業都開始了檔案信息化工作，然而增量電子化工作進展緩慢，主要面臨的問題是電子檔案在內容、范圍等方面很難界定和保障。

（二）引入的檔案信息系統直接影響后續檔案安全管理成本

企業檔案管理人員需要進行海量的電子檔案和數字化文件的收集、整理和保管工作，怎樣完成數量巨大的信息整理工作，是企業實現檔案信息化管理的核心問題。當前企業應用的信息化系統種類繁多，如何依據企業自身情況選擇合適的系統是企業面臨的巨大難題。如果系統適用性較差，會導致檔案管理工作進展不順利，進而增加企業在系統投資、維修養護等方面的成本。

（三）電子檔案存儲和保密工作存在丟失、泄露風險

部分企業電子檔案在保存和移交的過程中，沒有通過物理隔斷手段對涉及公司機密的電子文件進行保管和備份，造成檔案丟失和泄密風險。與紙質檔案相比，電子檔案由于保存介質是移動硬盤、光盤等，具有不穩定性，容易出現損壞和丟失等風險。同時，檔案系統本身存在的漏洞也會引發潛在的風險問題［2］。

（四）企業電子檔案被利用風險未解決

企業電子檔案不管是初始數據還是數據開發，其目的都是為企業經營提供支撐，然而檔案自身保密屬性和開發應用之間的矛盾始終存在，怎樣保證信息化文件的應用能夠被追溯，如何對電子檔案的損毀和泄密進行責任追究，是企業急需解決的難題。

（五）檔案管理人員能力不滿足需求

當前企業檔案管理缺乏專業人才，現有檔案管理人員欠缺信息化管理的專業素質和工作能力，呈現老齡化趨勢，信息化意識有待增強。同時，企業缺乏對管理人員技能的培訓，使得工作隊伍知識結構不夠完善，部分管理人員對電子檔案信息化管理缺乏正確的認知，仍然以傳統的管理模式、方法展開工作，對工作中存在的不足不能及時改進，影響了檔案管理工作的質量。

四、企業電子檔案管理信息化建設下一步發展方向

（一）優化電子檔案管理規章制度

為了保證企業電子檔案的安全性、完整性和真實性，提高文件管理的效率和質量，企業需要建立嚴格的規章制度，對電子檔案和文件在管理和存檔方面的具體工作進行細化，對員工的責任和權利進行明確。首先，企業檔案管理部門主要管理電子檔案和存檔相應的電子資料，所以應接受統一的培訓，保證其可以高效地完成文件的歸置、編目和接收等工作。制定嚴格的檔案管理制度對實際的工作過程進行規范，加大相關部門的工作執行力度，監督企業檔案管理的規范化程度，及時整理檔案，保證檔案按期歸檔，實現信息化背景下檔案管理工作的科學化。其次，負責資料電子化的部門要做好相應的工作，包括文件的入檔移交、文件目錄的整理以及文件的收集等。再次，相關員工要根據制定的信息化系統標準，保證系統各相關功能可以正常使用，為企業檔案管理信息化提供支持［3］。最后，企業要加快啟動檔案管理的數字化工程，持續推進紙質檔案電子化，電子檔案數據庫化，對相關的數據資料進行存儲。檔案管理人員將檔案掃描上傳，將信息納入系統，并編寫相關報告，便于各部門員工對企業現有辦公系統的工作流程有一個更全面、清晰的認知，靈活使用財務電子檔案上報、查詢等功能，從而實現檔案管理的規范化和標準化。

（二）選擇適宜的檔案信息系統

檔案信息管理跟企業信息技術管理有著密切的關聯，在實際應用檔案信息系統時，操作人員應當加強與企業信息技術員工的交流和溝通，找到最優的檔案資料存儲方案。小型企業可以利用移動硬盤、只讀光盤或者服務器進行資料的備份；中型企業可以選擇藍光光盤、云服務器進行備份；條件較好的企業可以利用COLD或者COM進行存儲備份。值得注意的是COM-COLD雙套存儲需要利用相同的作業設備開展，應當使用相同的數據，如果無法同時開展兩個過程，要首先對COM進行處理，數據資料庫的類型應當支持COM設備，否則經過轉換以后，還需將DOC、PDF等格式轉變成TIFF格式的數字圖像。

企業在檔案管理信息化建設過程中，要根據國家信息化管理的相關規定，結合企業自身發展的需求和特點，制定相應的內部管理標準體系，并在實踐過程中加以優化與完善。同時，建立規范化和標準化的信息化檔案系統，便于管理人員操作，制定標準化的數據庫軟硬件文檔格式和數據規范，方便管理人員共享數據，增強檔案資料檢索的快捷性和有效性。加強對檔案的安全性管理，科學開展檔案電子數據庫的構建、使用以及日常管理，在保證數據獲取便捷的同時，減少資料遺失和泄露的發生概率。

（三）健全檔案信息等級保護機制

企業檔案信息在驗收完成以后，單機版軟件能夠脫機使用，并且使用員工只有一人，因此可以安裝加密狗，以保證系統使用的安全性。多數大型企業采用網絡版和手機端共同使用的模式，為了避免資料泄露，可以利用第三方信息登記保護機制，依據等級要求進行調整。同時，檔案管理人員要加強與信息技術部門的交流，全面了解信息系統的各項功能模塊，減少人為失誤帶來的信息風險，同時應對系統預警機制、應急功能板塊等也有一定的了解，在日常操作中一旦出現問題，要能夠及時采取措施，避免風險擴散。當然，企業也應加強對檔案管理人員的管控，規范檔案信息化管理流程，約束人員行為，減少內部人員因素帶來的信息泄露、數據篡改風險。對于使用電子檔案的部門，要建立嚴格的授權審批制度，減少信息化檔案系統非法采訪的發生概率，保證數據的安全。企業要安排專業人員對網絡環境進行實時監控和保護，采用專業的防火墻技術，保證網絡不會受到黑客的惡意攻擊，避免企業涉密被篡改、偷取，影響企業業務活動的開展。

（四）完善電子檔案使用權限和追溯功能設置

隨著大數據時代的來臨，電子檔案的使用已經成為必然的發展趨勢。對于企業來說，電子檔案的二次傳播在可控性方面不夠理想；從檔案管理員工的角度來看，需要在檔案系統建設過程中，對身份信息進行嚴格的認證，設置權限，避免檔案內容的擴散，還可以通過動態水印功能實現系統的追溯。企業要建立訪問記錄機制，對登錄信息化檔案系統的用戶進行全面記錄，包括登陸的時間、地點、設備號以及進行的操作等，保證檔案管理人員能夠進行事后追蹤。條件較好的企業可以設置讓電子文件在預定期限內完成自毀，避免關鍵數據信息被泄露。

（五）加強檔案管理隊伍的建設

管理人員能力水平也關乎企業檔案信息化建設的效率以及后期能否落實運行。針對當前企業檔案管理人員綜合能力不強、人員配置不合理等問題，企業必須加大人員培養力度，組織開展檔案文化學習、檔案信息化建設等培訓，幫助管理人員掌握信息化技術，熟悉檔案業務和檔案管理的相關知識，認清互聯網時代檔案管理的發展方向。同時，建立健全人才引進機制，引入綜合型人才，全面提升檔案管理隊伍的綜合素質水平。檔案管理模式和手段的變化對檔案安全管理提出了新的要求，現有檔案管理人員應積極主動地參與檔案信息化和數字化知識培訓，做好企業檔案管理制度和信息化系統的更新與完善工作。

五、結語

隨著信息化時代的來臨，企業更要加強對檔案管理的重視，通過實施檔案管理制度，對管理人員進行培訓，加快檔案管理信息化進程，健全檔案信息登記保護機制，完善使用權限和追溯功能，加強檔案安全性管理，增強檔案管理工作的科學性，為企業的長足發展打好基礎。