關于企業合同審核和管理的建議關鍵要點

黃凱

中國交通建設股份有限公司總承包經營分公司 北京 100088

從總體結構來分析，做好企業合同審核管理工作，必須重視健全企業內控環境管理體系，加強對合同管理每一環節的控制，構建完善的合同管理信息系統，做好合同履約監督管理工作，健全合同管理考核機制。本文將舉例分析企業合同管理現存問題，系統論述問題誘因，并綜合探討解決對策。

1 企業合同管理現存問題

1.1 合同辦理工作效率偏低

雖然當代企業均針對合同管理工作制定了較為完備的制度體系，卻在合同執行管理過程中依然因為種種原因而滋生各種問題，合同辦理工作效率低下就是常見問題之一。舉例而言，A企業規定對于存在對外經濟交易的業務均需要簽訂書面合同，合同支付款在兩萬元以上的需要經過財務總監和企業總經理審批后再辦理招標，同時，需要總會計師審批后做好財務掛賬工作。支付款在五萬元以上的合同需要多個部門進行審核與會簽，經部門主管和企業法人審批后方能蓋合同章。這樣的審批流程看似嚴格，在執行過程中卻存在不容小覷的時效問題，據調查了解，大多數合同從立項到完成簽訂至少一個月，如果合同內容相對復雜，則需要兩個多月的時間。如果遇到管理人員出差、休年假，則需要更多時間。完成合同簽訂作業需要多個管理人員多次審核，批準過程中要多部門進行配合，很難在短時間內完成合同簽訂工作，在此期間，也很容易導致企業喪失大量的合作發展機會。其次，A企業在日常運營中有時會選擇先辦事然后再簽訂合同的方式，或者簽訂口頭合同，對方作為甲方也履行了義務，而作為乙方的A企業卻因為合同制度規定必須提供書面合同方能支付合同款或者交貨，這樣很容易誘發糾紛。雖然當前法律也認可提供錄音和聊天記錄的口頭合同，但是因為口頭合同未經過合法審批，存在多種漏洞，與企業合同制度相悖，對合作雙方均有較大的危害性。A企業在辦理和執行合同的過程中，有時因為迫于緊急的生產任務，物資部門尚未妥當安排完善的采購計劃，合同管理人員沒有充足的時間起草合同文本、辦理合同內控流程，采購管理人員會在長期合作供應商中任意選一家先滿足供貨需求，等交付產品之后，才要求合同管理人員完成合同相關內控事項并支付合同款。而在辦理合同內控流程的過程中，時常無法準確核實業務進展狀況，只是按照正常的合同予以審核，致使合同對象未經招標、合同價格遠高于市場價格，合同管理人員也會按照已供貨供應商的交貨期和貨品參數作為物資招標條件來補充完善內控流程，這樣必然影響企業的招標管理質量，不僅額外增加了企業成本，而且嚴重損害合同相關管理制度的執行效力、違反招標組織的法律法規要求。

1.2 存在嚴重的拆分現象

目前有不少企業在辦理和簽訂合同中會對合同條文進行拆分，這在一定程度上能確保合同內容清晰，卻也會影響合同執行效果。A企業2018年年末法務部門統計本年度的采購合同共計652份，30萬元以上的采購合同有84份，可是企業物資管理部門所統計的30萬以下的采購合同并非568份，而是1287份。物資管理部門所辦理的合同數量遠比法務部門辦理的合同數量多，這說明A企業多個部門在辦理30萬元以上的合同時，為了規避更為嚴格細致的審批流程，采取將30萬元以上的合同拆分成了兩份或者更多的30萬元以下的合同。此外，因為A企業對于2000元以下的項目，原本無須辦理嚴格的合同簽訂手續，因而，部分合同管理人員將一份合同拆分成了多份2000元以下的合同，而這些合同并未被統計。這樣拆分合同不僅嚴重影響合同的執行效果，破壞了合同辦理簽訂流程，而且給部分工作人員帶來以權謀私的機會，他們會利用這些漏洞建立潛規則、獲取不當收入。

1.3 合同履約監督工作不到位

不少企業在簽訂合同之后只等最后的結果，并未全方位監督合同的履約進度，A企業也存在這種問題。A企業在簽訂合同后，會給法務部門、財務部門與業務部門各留一份書面合同原件，由各部門的合同管理人員負責保管與存檔。合同的履約監督工作由業務部門負責，企業尚未制定合同履約管理報告制度，法務部門和財務部門并不能及時了解合同履約狀況。雖然A企業也規定業務部門要將合同進展狀況告知法務部門，卻并沒有全面履行合同監控制度。大多數合同履行結果是由企業年末的合同管理檢查工作進行了解，而業務部門對合同履約動態的監控也不是非常全面，合同文件有合同管理人員保管，合同款支付由財務部門完成，貨品交接是項目經理負責，采購部門負責貨物采辦，在各自分工中，幾乎很少再去核對合同條款，這樣難免會導致合同在履約期間出現問題。

1.4 合同糾紛處理不當

當A企業與合作方出現糾紛后，業務部門會依據合同內容和對方進行協調，如果無法解決，就由業務部門申請辦理合同糾紛處理報告，經業務主管和副總裁審批后提交給法務部，法務部門在組織業務部門開展調查和收集相關證據和資料后，由業務主管負責糾紛處理，或者從律師事務所聘請律師來協助解決。在A企業合同管理工作中，出現的合同糾紛大多是在本企業交接貨物后，對方未按照合同內容約定支付合同款，而業務部門合同管理人員也為了挽留客戶資源或者產期合作的情面不急于讓對方按期付款，進而沒有追究對方違約責任的訴求。當對方堅持不予付款或者帶貨潛逃后，業務部門才迫于形勢壓力申請辦理合同糾紛處理報告，此時卻因為過了最佳時間，或者相關證據不足，導致法務部門很難挽回公司損失。

2 企業合同管理問題誘因

2.1 企業內控環境須待完善

導致企業合同管理工作出現各種問題的原因是多方面的，企業內控環境須待優化，管理結構設置不合理是重要原因之一。在A企業內部，企業文化環境較為凝重，不利于調動各部門員工的工作積極性，非業務部門的合同管理人員的工作態度較為被動，時常按部就班，存在不仔細審核合同內容的情況。其次，在信息時代，企業沒有構建合同信息管理系統，無法為合同信息溝通和履約監督工作提供技術支持。再次，企業未將合同管理工作和本企業發展戰略相融合，導致合同管理模式之后，無法適應企業發展需求。另外，企業未針對合同管理人員進行常規的專業培訓，導致合同管理團隊素質整體偏低。

2.2 合同管理業務環節控制力度不足

一份合同從簽訂到全部完成需要多個環節，各環節息息相關，密切銜接，加強各環節的控制力度方能確保合同的順利完成。可實際上，A企業合同管理業務環節控制并不嚴格，很容易誘發各種問題，如產品技術要求變更、進度款支付糾紛、供應產品技術缺陷或質量問題、原材料到貨延遲、貨物包裝不良等，均可能導致與供應鏈上下游各方發生合同糾紛。

2.3 合同評價考核管理體系須待健全

部分企業合同評價考核管理體系并不健全，無論是針對各部門合同管理的考核評價，還是具體到合同管理人員個人，這一問題主要體現在四個方面：第一，戰略目標分解不夠層級化。A企業在制定合同管理績效考核指標的過程中割裂了企業戰略績效、部門績效與員工績效的關系，未緊密結合企業長遠性發展戰略，所制定的業績考核指標大多指具備短期性和局部性，沒有長遠性指標，未體現出企業發展戰略設置權重，不利于實現企業合同管理戰略目標。第二，合同評價考核指標體系須待不健全。A企業當前所使用的合同評價考核方法內部流程不夠細致，缺乏與企業改革發展相關的指標。在企業管理戰略分解之后，企業在部門層面的合同評價考核指標設計中更為注重財務效益與成本指標，忽視了內部流程指標建設，未建立完善的合同履約監督指標，這樣會在很大程度上導致公司員工更加重視加強經濟收益，而忽視了各部門的合同管理流程建設，不重視監督合同履約狀況。第三，合同評價考核目標缺乏明確性。A企業目前所制定的合同考核目標不夠明晰，各部門所制定的合同管理評價考核指標缺乏關聯性，目標并不一致，未能充分體現本企業整體發展戰略與法律執行力。此外，公司對于合同管理人員通常只進行模糊的態度考核，查看其經手合同內容的完整與否，顯然，這樣的考核目標并不明確，缺乏統一的戰略指導與規劃，不利于增加企業的整體凝聚力與合同執行力。第四，考核結果接受度低。A企業內部合同管理人員對于合同評價考核結果處于被動管理狀態，考核結果也缺乏客觀性、真實性，主要是由領導進行主觀意愿判定，當前所使用的考核指標體系也并不具備全面性和規范性。其次，企業考核管理層也不重視與被考核部門以及員工的溝通，未深入了解員工的實際工作情況，尤其是工作態度和心理。

3 關于企業合同審核與管理工作要點

3.1 健全企業內控環境管理體系

健全企業內控環境管理體系，理應從企業文化、運營管理、技術創新與知識資源四個維度著手，構建企業合同管控指標體系。企業文化是企業在長期經營發展過程中所形成的，應根據企業實際需求塑造核心價值觀，制定執業標準，樹立形象使命，增強團隊協作能力和員工對本企業文化的認同度。企業在經營管理工作中，應重視改善經營戰略，優化組織結構與財務管理機制，完善合同管理模式，提升人力資源管理戰略，為本企業培養高素質合同管理團隊，保持良好的人才資源競爭實力。在技術創新領域，應研發更完善的合同管理信息系統，大力開發先進的軟件，合理配置研發經費，加強技術合作，充分利用科研成果。在知識資源領域，應充分發揮無形資產、智力資源和信息資源的價值。

3.2 加強對合同管理每一環節的控制

企業應重視加強對合同立項、審批、簽訂、履約等各項環節的有效控制，同時，要做好合同對方的資信調查工作，嚴格審核企業采購項目與銷售項目，做好招標管理工作，確保合同談判的規范性，簡化合同審批流程，在確保審核質量的前提下盡量節約時間成本，努力提高合同審批工作的時效性。

3.3 構建完善的合同管理信息系統

在信息時代與市場經濟背景下，企業應充分借助先進的信息技術構建合同管理信息系統，設置合同服務管理咨詢平臺，在合同管理信息系統中融合產品生產與研發、原料采購、項目銷售、交付與售后服務管理分支系統，以此完善合同管理信息系統功能。同時，應全面啟用合同服務管理咨詢平臺，及時做好合同信息溝通工作。

3.4 做好合同履約監督管理工作

當書面合同完成簽訂后，應及時錄入臺賬，做好保存歸檔工作，同時，要重視優化合同臺賬管理功能，運用臺賬來存儲、查詢和監測合同履約狀況，及時將合同履約進度報送給企業相關部門以便于及時發現問題，促進合同信息共享，盡量消除潛在的糾紛問題。

3.5 健全合同管理評價考核機制

健全企業合同管理評價考核機制，必須構建完善的評價考核體系，確保評價指標的客觀、科學、獨立和合法，遵循企業發展與市場經濟規律，在評價工作中還應結合各部門工作內容與特征制定科學的評價指標。同時，要將評價指標細化到員工職業技能、心理素質、工作態度等各個方面。其次，合同管理考核評價指標必須明確、具體、細致，具有可操作的價值，能被全體員工所接受，與此同時，要兼顧在評價過程中，評價指標是否具有相應的實行條件。導向性原則要求體現出本組織考核評價指標的導向性，通過量化指標來判斷企業、各部門與員工績效是否符合標準要求，能否持續提升績效。其次，企業合同考核評價結果應能夠提高導向性信息，簡而言之，企業應根據合同考核評價結果總結原因，分析問題，制定同步提高員工績效、組織總績效與合同管理水平的有效策略。另外，在構建整個合同管理評價考核體系的過程中應注意促進企業組織戰略績效、各部門績效與員工個人業績的有機融合，結合企業長遠性發展戰略，制定長遠性考核指標，充分體現企業的發展戰略設置權重，以便于輔助本企業實現戰略目標，依法維護企業合法權益。

4 結語

綜上所述，優化企業合同管理模式，提高企業合同管理水平，必須正視現存問題，健全企業內控環境管理體系，加強對招標管理的控制力度，構建合同管理信息系統，全面監督合同簽訂審批程序和合同履約進度，做好合同管理后評價及考核工作。