關(guān)于煤炭企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)探討

陳紅新

遼寧鐵法能源有限責任公司檔案館 遼寧調(diào)兵山 112700

煤炭是非常重要的能源，在當前的時代背景下，煤炭企業(yè)不斷發(fā)展，實現(xiàn)了管理模式的更新，做好檔案管理工作，不僅能夠保證煤炭企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，還能讓煤炭企業(yè)更好地適應(yīng)當前快速變化的時代背景。

1 煤炭企業(yè)檔案管理信息化的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理方法多是紙質(zhì)保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存儲等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，注重檔案資料的安全性卻忽視了開發(fā)使用工作的開展。傳統(tǒng)檔案的管理方式效率低、用時長，嚴重限制了煤炭企業(yè)檔案管理工作的正常進行。信息化是目前各個領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，已經(jīng)滲透到人們生活的各個方面，信息技術(shù)無處不在，具有強大的影響力，檔案管理工作也不例外。電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，具有更加明顯的優(yōu)勢，使檔案的查詢與調(diào)取更為便利，存儲起來可以節(jié)省大量空間，但需要通過對應(yīng)的軟硬件才可實行有效管理。檔案管理人員還可以進行加工開發(fā)，讓使用者借助計算機網(wǎng)絡(luò)隨時隨地獲取檔案資料，極大提升了檔案的利用率。

2 煤炭企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)問題

2.1 認知不足在

許多煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和記錄管理部門的員工都沒有意識到記錄信息化的重要性，其中一些人對信息化的概念持懷疑態(tài)度，很難主動地領(lǐng)導(dǎo)或參與其中。其他人則忽略了在記錄管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以對記錄信息化必不可少的態(tài)度積極地進行創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)被擱置，并且進展緩慢[1]。

2.2 管理人員緊缺

當前，煤炭企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)投入有限，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作水平不高，并且在構(gòu)建數(shù)字化體系內(nèi)容上缺少核心技術(shù)，導(dǎo)致信息化建設(shè)效率得不到有效提高。此外，在管理人員方面，現(xiàn)有的管理人員不足，專業(yè)性的管理人員比較少。以上問題的存在在一定程度上導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的開展受到阻礙。

2.3 信息化建設(shè)投入不夠

信息化發(fā)展迅速，煤炭企業(yè)檔案發(fā)展還停留在數(shù)字化開發(fā)階段，要使檔案發(fā)展借力信息技術(shù)，煤炭企業(yè)信息化建設(shè)就需要投入大量的資金，配套設(shè)備和高水平技術(shù)人才。但實際工作中，煤炭企業(yè)往往在信息資源的開發(fā)中主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主，常常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入[2]。

3 煤炭企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)措施

3.1 建立信息化的管理理念

煤炭企業(yè)應(yīng)從樹立準確、科學(xué)的信息管理理念入手，運用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。與此同時，煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視信息化建設(shè)，明確信息化思想在提高煤炭企業(yè)工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進程中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。向后思考，積極行動，為建設(shè)信息化做出貢獻。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)通過一系列信息管理宣傳，調(diào)動全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設(shè)。

3.2 抓緊培養(yǎng)復(fù)合型人才

煤炭企業(yè)檔案管理工作者直接關(guān)乎檔案管理的質(zhì)量，要對管理人員的工作內(nèi)容進行精心安排，對知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能培訓(xùn)提高重視程度。設(shè)計具有針對性的培訓(xùn)方案，采用內(nèi)部教育、專家講座等形式提升內(nèi)部人員的工作意識和能力，提升檔案管理效率。還要制定完整的激勵制度，鼓勵工作人員和其他業(yè)務(wù)部門多溝通，清楚各部門的信息管理需求，提高自身專業(yè)素養(yǎng)。

3.3 強化投入力度

煤炭企業(yè)在發(fā)展過程中必須充分意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并且組建一個專門的項目，對其投入充足的發(fā)展資金，將檔案管理信息化建設(shè)放在企業(yè)發(fā)展的重要位置，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，使得檔案管理的設(shè)備能夠符合實際發(fā)展需求，定期對設(shè)備進行維修和保養(yǎng)，對于一些使用年限較長的設(shè)備要進行及時更換，積極引進先進的設(shè)備，這樣才能為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支持。企業(yè)在發(fā)展過程中要從內(nèi)部檔案管理的實際情況入手，根據(jù)煤炭企業(yè)的實際發(fā)展情況建立科學(xué)合理的管理系統(tǒng)，這樣才能保證后續(xù)各項工作的順利開展，避免隨意盲目地進行信息化建設(shè)，影響煤炭企業(yè)的正常發(fā)展[3]。

3.4 構(gòu)建科學(xué)的管理體系

結(jié)合煤炭企業(yè)自身情況建立健全檔案管理制度，規(guī)劃好檔案的歸檔時間與保存時間，進而使資料得到更好的保存。在對檔案資料進行整理與保管的過程中，應(yīng)該對相關(guān)工作流程進行規(guī)范，將管理責任落實到個人。同時，應(yīng)該對檔案工作方式進行創(chuàng)新，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，使煤炭企業(yè)檔案資料可以得到充分利用，通過信息化技術(shù)使檔案資源得到進一步整合，進而提高煤炭企業(yè)管理效率[4]。

4 結(jié)語

煤礦企業(yè)作為一類勞動密集型的企業(yè)，其日常工作量大且內(nèi)容繁雜，在工作過程中所產(chǎn)生的檔案數(shù)量較多且不便于管理。通過增強煤炭企業(yè)員工的檔案意識，梳理檔案服務(wù)觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設(shè)等措施，進一步提高煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化利用率，促進檔案管理工作水平的不斷提升，從而更好地發(fā)揮檔案資源助力煤炭企業(yè)生產(chǎn)運營的作用。