檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

李霞

烏蘭浩特市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法局 內(nèi)蒙古烏蘭浩特 137400

隨著社會的不斷發(fā)展，人們也將檔案管理工作作為其中重要的組成部分這不僅是當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)還給人們提供了大量的信息資源。當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)都在以非常迅速的速度不斷進(jìn)步和發(fā)展，在當(dāng)今時代背景下，新的電子信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了顯著的推廣應(yīng)用，檔案管理工作在此基礎(chǔ)上有了全新的思路[1]。

1 信息時代檔案管理存在的問題

1.1 檔案信息管理系統(tǒng)尚未完全建立起來

從現(xiàn)實情況來看，很多單位的檔案保管工作中依然是由傳統(tǒng)式的行政部門監(jiān)督機(jī)構(gòu)托管，沒有設(shè)定專業(yè)的職位，因為資源經(jīng)營規(guī)模和人力資源標(biāo)準(zhǔn)的限定，這類管理機(jī)制非常容易導(dǎo)致各種各樣難題，如崗位工作職責(zé)不清，組織架構(gòu)不健全，責(zé)任感不強(qiáng)。因而，在信息時代，檔案保管工作中的崗位工作職責(zé)更廣，工作中的相匹配內(nèi)容大量。傳統(tǒng)式的管理機(jī)制已無法融入當(dāng)今的社會發(fā)展要求，需要選用優(yōu)秀的信息科技和管理方法。因此檔案保管規(guī)章制度是必不可少的關(guān)鍵構(gòu)成部分，僅有那樣，才可以確保檔案保管工作中的總體水準(zhǔn)與現(xiàn)代社會相一致[2]。

1.2 檔案資料工作人員信息化規(guī)劃觀念不強(qiáng)

以往的檔案保管工作上，大部分企業(yè)對工作員的綜合能力、文憑和專業(yè)技能規(guī)定不高，并且大部分企業(yè)的工作人員不容易應(yīng)用電子計算機(jī)，欠缺檔案資料信息化管理層面的專業(yè)技能。因而，在推動檔案資料信息化管理改革創(chuàng)新的全過程中，不可以靈活運(yùn)用當(dāng)代信息科技，完成傳統(tǒng)式紙版檔案資料的數(shù)字化基本建設(shè)，也不可以合理執(zhí)行檔案保管方法，最后會導(dǎo)致檔案資料數(shù)字化管理的高效率和品質(zhì)不高，妨礙檔案資料信息化規(guī)劃的順利開展[3]。

2 信息化時代檔案保管工作中的實際創(chuàng)新思維方法

2.1 提升檔案保管工作人員的素養(yǎng)，基本建設(shè)一支管理方法精湛的檔案資料團(tuán)隊

在信息化管理工作上，檔案保管工作人員是第一責(zé)任人和一線工作員，要充足提升自己的信息化管理觀念，高度重視創(chuàng)新精神和信息化管理技術(shù)性，有關(guān)工作部門可與高等院校或出示信息系統(tǒng)服務(wù)項目的公司聯(lián)絡(luò)，機(jī)構(gòu)進(jìn)行相對應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案保管工作人員的工作中素養(yǎng)，進(jìn)一步處理檔案保管工作上存在的不足，這種難題關(guān)鍵有：相對應(yīng)技術(shù)培訓(xùn)、管理思維學(xué)習(xí)培訓(xùn)、職業(yè)道德規(guī)范培訓(xùn)教育等，僅有在更為系統(tǒng)化、融入信息化管理發(fā)展趨向的辦公環(huán)境中，檔案保管工作人員才可以進(jìn)一步提高使命感、責(zé)任感。檔案資料工作人員應(yīng)塑造終生學(xué)習(xí)的觀念，持續(xù)提升自己的技術(shù)專業(yè)技術(shù)實力和綜合能力，把握機(jī)遇，進(jìn)行各類工作目標(biāo)[4]。

2.2 制定行之有效的檔案資料信息化規(guī)劃管理方案

創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的體系管理是確保檔案資料信息化規(guī)劃與管理方法順利開展的基本，因而，務(wù)必確立檔案資料信息內(nèi)容梳理與儲存的實際步驟，保證責(zé)任到人，充分運(yùn)用檔案資料信息化規(guī)劃與管理方法潛在性的功效，不斷完善與管理創(chuàng)新方式，搭建高效率、有效的檔案保管管理體系，進(jìn)一步提高檔案資料信息內(nèi)容的運(yùn)用與儲存高效率，運(yùn)用當(dāng)代信息科技融合很多檔案資料信息資源，降低人力資源、物力資源、資金的耗費(fèi)，盡量避免人為因素不正確的發(fā)生，推動檔案保管品質(zhì)與高效率的提升。此外，還可根據(jù)選購或獨(dú)立科學(xué)研究開發(fā)設(shè)計已完善的檔案保管方式，融合本身具體開展檔案資料信息化規(guī)劃和管理方法深化改革[5]。

2.3 提升信息內(nèi)容基礎(chǔ)設(shè)施基本建設(shè)，基本建設(shè)功能齊全的檔案系統(tǒng)

對檔案保管信息化管理來講，與之相對性應(yīng)的信息化管理設(shè)備基本建設(shè)是全部系統(tǒng)軟件運(yùn)作的基本，不論是智能管理系統(tǒng)或是人才團(tuán)隊基本建設(shè)，都離不了信息化管理設(shè)備的交付使用和不斷創(chuàng)新。針對檔案保管的硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本建設(shè)而言，關(guān)鍵反映在：從硬件設(shè)施情況看來，優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、實際操作電子計算機(jī)、數(shù)據(jù)采集和儲存機(jī)器設(shè)備等都十分關(guān)鍵，這種全是確保檔案保管設(shè)備基本建設(shè)順利開展和管理方法完善的關(guān)鍵要素，使檔案保管工作中追上現(xiàn)階段信息化管理工作中的高效率腳步；因而，對檔案保管的硬件設(shè)施資金投入必須增加，不但指資金分配，并且包含人力資源管理資金投入、場所基本建設(shè)資金投入，這種都必須在整體規(guī)劃、調(diào)查時就能基本估計并制定。從手機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)看來，系統(tǒng)更新速度更快于硬件配置，為解決社會發(fā)展各種各樣自然環(huán)境的工作壓力和明確提出的新難題，信息化管理系統(tǒng)軟件務(wù)必開展更加細(xì)膩、全方位的整體規(guī)劃和設(shè)計方案，在這全過程中應(yīng)重視用戶滿意度和手機(jī)軟件的各種各樣具體主要表現(xiàn)，立即修復(fù)相對應(yīng)的系統(tǒng)漏洞，滿足客戶需求不一樣的要求，全面提高手機(jī)軟件的應(yīng)用高效率[6-7]。

3 結(jié)語

信息時代的到來，對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，但只要保持清醒地認(rèn)識，就能將現(xiàn)有的一些制約因素轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，并在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作方法，滿足時代對檔案管理工作的更高要求，為單位的發(fā)展提供更可靠的信息支撐，解決檔案管理工作中的混亂局面和責(zé)任不清等問題，使人工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝А⒆詣踊男畔⒐芾砟Ｊ健?/p>