論事業單位檔案管理的創新策略

胡慧梅

菏澤市東魚河流域工程管理處 山東菏澤 274009

檔案管理在以往的觀念是對檔案資料的收集，整理，保存，但如今檔案管理涉及到的不僅是這些內容，還包含了對檔案信息的利用，發展事業單位，推動事業單位的工作進程。這便需要事業單位對檔案管理進行創新，結合檔案管理的新形勢，新特點制定出更完善的管理方針。

1 事業單位中檔案管理現狀

時代不斷更迭，但在事業單位的檔案管理中，仍然使用著傳統的管理方法，紙質文檔的保存遠多于電子檔保存。紙質檔案管理存在著許多不足，易丟失，易損壞，易遺忘，當后期需要重新利用時，往往會花費大量時間在尋找相關資歷上，導致檔案管理效率低。由于事業單位對電子化檔案管理理念了解程度不深，增加了檔案管理人員的工作量。同時，事業單位關于檔案管理的制度不夠完善，因為檔案的實際利用率不高，導致事業單位對檔案管理的管控程度降低，事業單位的高層人員不夠重視檔案管理工作，從而出現對檔案管理人員要求低的情況，甚至任何人都能成為檔案管理的工作人員。檔案管理人員對檔案知識了解程度低，只是遵循著工作要求完成工作。從而導致事業單位的檔案管理工作始終處于被忽略的位置[1]。

2 事業單位中檔案管理創新具體方針

2.1 引進先進管理技術，提高檔案管理水平

在事業單位中檔案資料起著重要作用，對單位今后發展有著決定性作用，也利于對單位員工的管理與安排。因此，對檔案管理工作應引進先進技術，打破傳統管理方式，進行更加科學，先進的管理方式。最根本的便是將紙質檔案轉變為電子檔案，電子檔案比紙質檔案更易于保存，無論是從占地面積還是從保存時長來說，都更加方便事業單位的管控。紙質管理需要單位配置大面積的儲存室，按照時間順序進行保管，隨著事業單位的發展，檔案資料只會越來越多，相應的單位需要不斷增加儲存室的面積，但這樣會導致單位面積不足，檔案管理工作量越來越大。而引進電子技術，將檔案資料一電子檔的形式進行保存，可以有效解決單位面積問題，電子檔案以硬盤為載體，根據硬盤內存決定使用數量，但硬盤實際面積遠小于紙質檔案，所以即使是大量的檔案資料保存起來也無比方便。但在這種保存方式下，事業單位需加強對資料的保存能力，硬盤便于保存，但保存管理方面的難度并沒有降低。利用先進的檔案管理技術，能夠有效，方便的解決事業單位在管理方面的問題，提高檔案的管理水平。

2.2 增強檔案管理制度，在基礎上形成創新

事業單位在檔案管理過程中，常常把重點放在檔案保存上，當有相關部門需要對檔案進行查看和閱讀時，才會嚴格把控，而對檔案的收集過程往往沒有制度要求。在檔案的收集上，常有資料不全面，信息不完整的情況，正是因為單位對檔案資料的收集過程制度不注意，導致檔案管理人員產生不重視的思想。檔案在單位后期利用方面有著重要作用，但常常在需要資料的時候找不到，或者完全無記錄的情況。因此，事業單位應對檔案管理的管理制度進行重審視，重制定，重完善。在檔案前期的收集過程中，需要專業的人員進行，對資料全方面的收集，安排相關人員參與收集階段。同時細化管理制度，從人員方面到檔案資料，并且在基本的制度管理上新增創新的理念。根據電子檔的新增技術增加對硬盤的管理措施，如：檔案管理人員需根據不同部門，不同事件進行硬盤區分；檔案管理人員應定期對硬盤進行查看和護理；檔案管理人員需對外借硬盤進行實時監管等。由此在增加檔案管理制度的同時，進行新制度的施行[2]。

2.3 提高檔案管理人員管理水平

檔案工作包括著檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等八個方面。但大多數檔案管理人員對檔案管理的思想還停留在傳統的管理方式上，對新晉管理方法的了解甚少，導致檔案管理工作效率低，檔案管理人員能力不足。因此，事業單位對檔案管理人員的要求應該增強，篩選檔案管理人員時，應該著重考查其對檔案管理知識的掌握，對檔案管理的內容了解程度。同時，對檔案管理人員進行定期的檔案培訓，不讓檔案管理人員丟失學習的品質，提升檔案管理人員對檔案知識的認知。對于檔案電子化的轉變，檔案管理人員應學習如何使用電子設備，擁有基礎的計算機知識，能夠對電子檔案進行收集，保存，利用。事業單位可以對檔案管理人員進行計算機學習培訓，通過專業人員的教學，讓檔案管理人員能夠熟練運用電子設備。這同時也要求事業單位的領導人員對檔案管理更加上心，強化檔案管理重要性，時刻關注檔案管理部門的發展，尋找真正適合檔案工作管理的人才。同時，事業單位領導人應向管理人員強調檔案的保密性，告知其檔案的私密性，重要性。檔案關系著事業單位的發展，不少檔案信息存在著商業機密，由于檔案管理人員缺乏保密的思想，容易無意識泄露相關資料[3-4]。事業單位應加強檔案管理人員的保密理念，通過對檔案管理人員進行培訓等方式，增加檔案管理人員的管理水平，能夠很大程度上減輕工作壓力。

3 結語

現代社會下，事業單位的檔案工作存在著困難與挑戰，傳統的檔案管理方式顯然已經跟不上如今的時代步伐，無法適應單位的發展前景。因此，事業單位對檔案管理工作上應不斷創新與改革，轉變檔案管理人員傳統的管理理念。通過引進先進的檔案管理技術，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員水平等方針進行檔案管理的創新與發展，更加科學，方便的進行檔案管理工作。