不用打開文件 Excel數據查詢更簡單

平淡

比如筆者經常需要在多個庫存表文件中查詢具體物品，現在需要打造一個根據物品名稱查詢入庫日期、庫存數量等信息的文檔。具體操作步驟如下：

1.設置查詢關鍵字

打開庫存文檔，復制物品名稱列的內容到K列，然后選中K列的內容并依次點擊“數據→刪除重復項→以當前選定區域排序”，這樣可以獲得所有入庫的不重復物品名稱（圖1）。

新建一個查詢文檔，接著定位到A2單元格，將從上表獲得的不重復物品數據粘貼到A列。再定位到B2單元格，依次點擊“數據→數據驗證”，建立一個以A2：A20為序列的驗證列表，并去除“出錯警告”下的“輸入無效數據時顯示出錯警告”前的勾選，這樣通過下拉列表可以快速選擇和輸入查詢物品名稱（圖2）。

2.導入工作表

在Excel菜單欄中依次點擊“數據→獲取數據自其他源→自Microsoft Quer y”，在打開的窗口中依次選擇“數據庫→Excel Files*”（表示選擇制作好的Excel文檔作為數據源），同時去除下方“使用查詢向導創建/編輯查詢”前的勾選，點擊“確定”。接著在打開的窗口中，將驅動器定位到需要查詢的庫存文件所在的分區，然后在上述的窗口中定位到文件所在的文件夾，在左側的窗格中就可以看到該文件夾下所有的Excel文檔，按提示選擇庫存文件，點擊“確定”（圖3）。

繼續在打開的窗口中選擇庫存文件的工作表（如果提示沒有可用的表，則依次點擊“選項→表選項”，勾選全部顯示的項目），點擊“添加”，將表添加到數據庫中。

3.設置查詢參數

在打開的數據庫窗口中的“5月$”（即添加的工作表名）下可以看到文檔第一行的標題內容。這里可以根據自己的需要添加查詢字段，只要雙擊即可添加到下方的列表中。為了方便描述，這里雙擊第一行的“*”，將表格全部字段的內容都添加進去（圖4）。

繼續在菜單欄中依次點擊“視圖→條件”，切換到條件視圖后定位到下方的“條件字段”，在右側展開下拉列表并選擇“物品名稱”，這就是我們在后續需要進行查詢字段的內容（大家可以根據自己的實際需要進行選擇，也可以設置多個查詢條件），接著在下方“值”后的文本框中輸入“like '%' & [？] &'%'”，將其作為查詢參數（圖5）。

代碼解釋：

在“值”的參數代碼中，“like”（參數均不含外雙引號，下同）表示“包含”，“%”為通配符，兩者的組合表示模糊查詢，這樣在后續就可以使用包含物品名稱的關鍵字進行模糊查詢了。“？”表示一個變量，每個“？”對應絕對單元格中的值，后續查詢條件就是把在某個單元格中輸入的關鍵字作為查詢的具體條件。大家還可以根據自己的需要設置適合的查詢條件，比如需要精確地查詢，則使用“[？]”作為查詢條件。如果要使用開頭是某關鍵字的查詢，可將條件修改為“like [？]&'%'”。

4.設置數據顯示和輸入參數值的位置

依次點擊菜單命令“文件→將數據返回Excel”，在彈出的“導入數據”窗口中，“數據的放置位置”選擇B4單元格，點擊“確定”（圖6）。

繼續在彈出的窗口中“輸入參數值”位置處選擇B2單元格，同時勾選下方的“在以后的刷新中使用該值或該引用”和“當單元格值更改時自動刷新”前的復選框，這樣上述關聯的庫存文檔數據變化后會同步進行刷新（圖7）。

5.實際使用

完成上述的操作后，當我們需要查詢庫存文檔中的物品信息時，只要在B2單元格中選擇具體的物品名稱，在下方就可以自動對文檔數據進行篩選顯示，而且原始數據變化后，查詢數據也會同步刷新顯示（圖8）。

因為我們在上述的條件設置中使用了模糊搜索功能，因此也可以直接在B2單元格中輸入關鍵字進行模糊查詢。比如輸入“9”，就可以將包含9的所有物品名稱全部搜索到。

操作同上，可以在當前查詢的文檔中添加其他文檔的查詢數據庫（或在其他工作表中添加），這樣以后我們只要打開這個查詢文檔就可以方便地查詢其他工作簿中的數據了。