新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析

王飛

臨沂市公路事業發展中心蘭山區中心 山東臨沂 276000

數字化檔案管理是以數字信息技術作為基礎，針對檔案管理對象采取一系列的數字化管理措施，從而達到提升工作效率的目的。隨著網絡信息技術不斷發展，傳統的人工檔案管理模式已經很難適應數字化檔案管理需求，因此在新的時代背景下，必須運用數字化信息技術，創新檔案管理模式，提升檔案管理質量，更好地推動檔案管理工作。

1 行政事業單位數字化檔案管理的意義

1.1 有利于提高辦公效率

檔案管理工作繁雜且機械，檔案涉及對象流動性較強，只有充分、全面了解情況才可能實現精準、快速統計，傳統檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導致效益也受到影響。數字化檔案管理的實現能夠幫助行政檔案快速歸檔，進而實現檔案的有效利用，數字化歸檔可以實時反映各類變動的精準數據，人員可更加便捷地對已儲存數字資料進行查詢和統計。檔案庫由實體檔案保管基地轉至信息管理中心，場所的轉換意味著工作的快捷高效，對于提升辦公效率、幫助行政單位精簡人員、推動單位現代化快速發展都有重要意義。

1.2 有利于提高檔案利用率

傳統檔案管理是人力對于紙質檔案的管理，內容繁雜、工作量大且較易出現差錯，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數字化檔案管理可以幫助使用者在最短時間內精準查找所需文檔，與此同時，將紙質檔案進行數字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時間和地域的束縛，在減少誤差的同時，極大提升整體檔案利用效率。

2 檔案數字化管理的內容與方法

2.1 檔案數字化的內容

檔案的數字化在檔案管理中變得越來越重要，越來越受到檔案管理人員的重視，是現代數字化管理中的重中之重。什么是檔案數字化？其主要是隨著計算機的發展、多媒體的演變和數字攝影技術而形成的一種新型的檔案管理模式。即打破以往的傳統模式，將原來的紙質檔案文件通過計算機的操作后，使其記錄的文字、圖畫、表格、數據變得更直觀。無論是在查找還是在記錄時都變得非常方便。即節省了時間又解放了人工。

2.2 檔案數字化的方法

檔案數字化在實踐中是將檔案從實體的檔案庫提檔出來后，首先進行拆卷，繼而進行檔案校對，將檔案材料分為高掃、平掃，接著將相關數據進行采集。無論是實體檔案或實數字化檔案，其中都會有相關的圖表，其次就是將與檔案相關的圖表更加精細準確地導入數字化檔案中。檔案的數字化是以互聯網為基礎進行的，運用相關的瀏覽器或者服務器實現遠程操控。無論身處何處，想要查閱有關檔案時，再也不會因為時間、人工、運輸等問題而延緩工作。數字化檔案的系統在安全問題上也進行了多方面的考慮，可以通過時間軸、檔案的大小、檔案的性質等多種方法進行劃分，完成檔案的查閱。

3 新形勢下行政事業單位檔案數字化管理策略

3.1 樹立檔案數字化管理意識

行政事業單位若想實現檔案管理向數字化邁進，首先需要做的是轉變檔案管理人員工作觀念，樹立數字化管理意識，進而使其自主學習相關新知識，提升數字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉變管理觀念，才可能最終實現檔案的數字化管理。另外，事業單位還要制定出與之相適的、符合自身發展需求的、系統化的數字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機制、檔案工作機制、檔案安全機制以及檔案保密機制的制定和實施納入規劃。

3.2 完善現代化設備

現代化設備是實現檔案管理信息化、數字化發展的必要條件，所以行政事業單位要在自身發展實際需求的基礎上開展調查研究，廣泛聽取相關工作人員以及專家學者的建議，加大該方面的資金投入，引進先進且合適的辦公設備，合理使用經費，在做出合理預算的條件下發揮資金的最大作用，引進高質量現代化設備，為檔案管理數字化發展奠定基礎。

3.3 提高檔案數字化管理的服務質量

傳統的檔案管理模式在用戶需要查閱時，檔案管理人員的效率低，查找速度也比較慢。在檔案數字化管理的趨勢下，檔案管理人員應提升自身的信息化管理技能，建立相應的檔案數據庫，有秩序地編號、分類，完善檔案信息，并定時更新檔案數據庫。當有用戶需要查閱時，檔案管理人員可以通過便捷的查找方式快速得到需要的信息，進而大大提高了檔案的查閱速度和工作效率，這對提高檔案管理的服務質量具有重大意義。

3.4 加強檔案管理人員培訓

數字化管理的趨勢使得行政事業單位內部對于專業數字化管理人才的需求加大，只有專業人員才可能實現傳統管理模式的更新和轉換。而當前形勢下，各級行政事業單位專業人才匱乏，因此加強對于檔案管理人員培訓極為關鍵。定期培訓的開展可以幫助人員轉變檔案管理意識，認識到數字化管理對于整個單位工作順利開展的重要意義，熟練應用計算機等現代設備進行檔案的數字化管理，快速從繁雜的信息中對有價值信息進行提取，進而在很大程度上提升管理的有效性。

4 結語

行政事業單位的檔案信息發揮著重要作用，直接影響單位發展質量，而傳統檔案管理模式在信息化快速發展新形勢下，已經逐漸不能滿足單位發展需求，數字化管理成為最主要趨勢。數字化管理的實現將推動行政事業單位整體向智能化、信息化、現代化方向發展，因此單位應重視數字化建設，探究在建設過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現長足發展，更好地為民眾服務。