新時期事業單位檔案管理工作創新思考

任亞南

臨沂市公路事業發展中心蘭山區中心 山東臨沂 276000

檔案管理是推動事業單位持續穩定發展的關鍵，同時也是回顧事業單位發展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環境之下，事業單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術，尤其是大數據、云計算以及互聯網等，其可以直接應用到事業單位經營決策、管理等工作中，并實現管理工作綜合效益的持續提升。對此，探討新時期事業單位檔案管理工作創新，具有重要意義。

1 新形勢下事業單位檔案管理創新的重要性

檔案可以說是事業單位健康發展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業單位各環節管理就形同一盤散沙，發展也會落后。基于此，事業單位在新發展形勢下應重視檔案的創新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環節。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發揮自己的作用和價值。最為重要的是創新檔案管理模式，可以使事業單位查缺補漏，找到影響自身發展的問題，進而創建行之有效的方式，實現檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業單位發展提供服務和幫助。

2 存在的主要問題

（1）缺乏完善的檔案管理體系。在事業單位的檔案管理過程中，存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于企業管理層對于檔案管理不重視，對于檔案管理的制度建設沒有投入過多的精力。盡管在部分事業單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒有真正落到實處。檔案管理人員經常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對于單位的檔案外借，沒有形成規范的外借手續。在企業的發展過程中，檔案資料是其對日常工作的重要分析依據。雖然檔案資料有時無法直接轉換成單位的金錢財富，但是通過檔案資料所提供的信息，可以促進單位提高自我的認識。事業單位經常無法對企業所收藏的資料進行一個正確的認識，沒有充分利用好所儲存的檔案信息，整體利用率較低。

（2）管理手段老舊。隨著社會信息化的不斷發展，社會對于檔案管理有了更高的要求和標準。然而，許多事業單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無法滿足單位的發展要求。隨著信息化的不斷發展，事業單位所需存儲的信息量不斷增大，只有不斷創新單位的檔案管理手段，才能促進單位的長遠發展。

（3）人才隊伍素質有待增強。在檔案管理工作實施期間，人才占據的地位和產生的作用決定了檔案管理效率的提升以及整體效果的發揮，但事業單位內的檔案管理人才方面，還有著明顯的短板現象，檔案價值性高，檔案管理工作被逐漸重視，可是檔案自身價值并不是所有人都可以了解以及認識的。因為檔案和事業有著兩張皮的現象，上級部門對檔案管理工作的重視程度極高，可是檔案管理部門還處于尷尬地位，單位內的新鮮血液注入不夠，雖然有的人員學歷極高，可是學歷高并不代表業務能力強，人才隊伍結構不具備合理性，教育培訓方面的滯后性明顯，大部分檔案管理人員面臨著專業不對口現象，沒有經過專業性色教育培訓，僅僅是被灌輸了一些理論性的知識點和技能，專業性素養有待增強。

3 新時期事業單位檔案管理工作創新

（1）建立信息化檔案管理理念。在當代社會數據發展環境之下，檔案管理模式已經成為社會的必然發展趨勢，為了更好地適應環境的變化，需要提高對于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現狀做好信息化創新。另外，基于檔案管理合理性需要進行適當改進，積極構建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應的規范與依據可以執行，在出現差錯時可以及時追究責任人并實施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責任制度角度進行著手，將工作方式細化，并將責任落實到每一個崗位，制度體系的內容應當涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現混亂及信息泄露等風險問題。

（2）提高檔案管理人員的整體素質。當前，在我國網絡科技快速發展的背景下，對事業單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創新事業單位檔案管理工作的有效性。想要實現這一目標，需要強化檔案管理工作人員的整體素質與綜合能力，從根本上提高工作人員的創新意識，進而使其提升工作效率。

（3）合理創建檔案。檔案管理的關鍵在于創建檔案，檔案是指對正在發生或者是已經發生的事情進行記錄，制定的檔案務必具備精細化特征，只有保持檔案精細，才可以準確開展工作，基于此，在制定檔案的過程中，需要將關注點落實于基層方面，采取實地調研的方式開展檔案建設工作，構建基礎臺賬，做到調查一人和登記一人，一個小數點也不可以錯過。在一般情況下，所記錄的檔案資料中，需要如實的記錄事件的發生原因以及事件的經過和最終的結果，并且，還需要包含事件所涉及的人物。相比較而言，傳統的檔案建設方法通常會由人工進行實地的考察，然而，使用這種古老的方式工作時間較長，工作效率也相對較低。對于從事特殊業務的事業單位來說，如果使用傳統的方法將不再適用于檔案的管理。

4 結語

綜上所述，隨著時代的持續發展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發展過程中，云計算、云儲存等新興服務模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應用越發普及。檔案管理工作必然需要不斷創新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環境下，需要持續創新與完善檔案管理的工作理念，持續探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續發展。