淺談新形勢下事業(yè)單位財務檔案管理對策分析

李娟

四川省渠縣農民工服務中心 四川達州 635200

行政單位的財務檔案蘊含著單位中資金發(fā)展的狀況。同時，可以清楚了解單位工作人員的收資情況，進行合理的安排。但是，以往的行政單位財務檔案管理存在弊端，不利于進行長期的管理。這需要領導進行管理模式的創(chuàng)新，為單位財務的發(fā)展，制定合理的政策，使發(fā)展更加順利。擁有清晰地財務管理方式，有利于事業(yè)單位的發(fā)展與生存[1]。

1 轉變財務檔案管理理念，明確信息要求

在事業(yè)單位財務檔案信息化管理工作推進過程中，需要積極轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立先進的財務檔案信息化建設理念，強化檔案信息意識。事業(yè)單位管理者需要認識到財務檔案信息化建設的重要性，并進一步提高對財務檔案管理信息化的重視度，結合自身的實際情況，充分的運用現(xiàn)代化思維和先進的技術手段，全面提高財務檔案信息化管理水平，使財務檔案能夠更好的服務于單位的財務管理工作。

2 更新財務檔案管理設備，推進財務檔案管理工作的信息化

很多事業(yè)單位存放財務檔案的地方條件非常簡陋，也沒有做任何的防潮、防火、防蟲措施，這樣時間一長，財務檔案必定會受損。所以必須要做好財務檔案的保存工作，及時更新財務檔案的管理設備，除了要做好基本的防火、防蟲、防潮措施之外，還要保證檔案存放的機密性，防止檔案材料的泄露。除此之外，信息技術的發(fā)展也為事業(yè)單位財務檔案管理工作的開展提供了新的方法。事業(yè)單位財務檔案整理是一項非常復雜、工作量很大的工作。使用傳統(tǒng)人工錄入的方法既費時間也費精力，效率非常低下。推進財務檔案管理工作的信息化，利用計算機開展財務檔案管理工作可以很好的提升財務檔案信息錄入工作的工作效率，同時還可以節(jié)省人力物力以及時間和精力。建立財務檔案信息庫還可以提高財務檔案管理的管理效率與管理質量。

在事業(yè)單位內部財務檔案管理開展實施方面，還應該注重積極運用信息化智能化的手段，結合事業(yè)單位檔案管理的實際要求建立完善財務檔案管理信息化平臺，充分運用智能技術、信息技術等，完善財務檔案的歸檔保存、搜索索引以及開發(fā)利用功能，提高事業(yè)單位內部財務檔案的查閱和管理效率。同時，在事業(yè)單位內部財務檔案管理信息化智能化的實施方面，還應該注重強化財務檔案資料的安全性管理，尤其是在檔案資料的訪問權限、加密傳輸以及電子水印等的綜合利用，確保財務檔案資料的安全可靠。

3 合理利用安全防范技術

隨著信息技術在事業(yè)單位財務檔案管理中的應用，為了實現(xiàn)財務檔案信息的高效利用，宜積極建立財務檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣不僅能夠降低檔案管理人員的工作強度，同時也能夠實現(xiàn)財務檔案管理的高效化，進一步改善財務檔案信息丟失、遺漏等問題。在財務檔案數(shù)據(jù)庫構建過程中，還要合理利用安全防范技術，有效的保證數(shù)據(jù)庫的安全。作為財務檔案管理人員，需要具備較強的網絡安全意識，在實際工作中要嚴格按照流程進行規(guī)范操作，避免外部設備與系統(tǒng)的連接。通過利用云存儲技術，可以實現(xiàn)對電子檔單的自動備份，而且能夠避免傳輸過程中出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)丟失和損毀等情況。另外，檔案管理部門還要定期對殺毒軟件進行更新升級，重視身份識別技術、訪問權限技術和存儲控制技術等的應用，強化網絡安全防范，進一步保證事業(yè)單位財務檔案的安全性。

4 建立完善的信息化管理制度

不論是國家還是企業(yè)的發(fā)展，都離不開制度的管理和約束，事業(yè)單位的財務檔案管理也不例外，同樣需要規(guī)范的制度作為支撐。一方面相關的主要領導要認真調查部門發(fā)展的實際情況，仔細研究原有的制度，認真進行梳理，對于一些已經無法適應部門發(fā)展的財務管理制度應及時修改，對財務管理信息化建設中發(fā)現(xiàn)的新問題要應用新制度予以解決。另一方面，強化制度落實的重要性，制度只有在完善的前提下才能夠真正地發(fā)揮作用，主要領導發(fā)揮監(jiān)督職能，要求相關財務檔案管理人員要依據(jù)制度辦事，按照相關流程加快信息化建設的進程，完善制度體系為推進財務檔案信息化管理提供支持。

5 加強培訓，提升管理人員信息化能力

經過以上的描述，我們發(fā)現(xiàn)管理人員的信息化能力會直接影響到事業(yè)單位財務檔案管理的效率和質量，由此當前應該追本溯源，先從人員方面進行培訓，讓他們能夠適應這種信息化管理模式，保證操作的順利展開[2]。之前有些人員由于不熟悉當前的信息化操作，所以在進行管理的過程中，由于操作不當或失誤會導致數(shù)據(jù)的遺漏，因此，當前的事業(yè)單位應該加強培訓，讓每一位管理人員都能具備更強的信息化能力，嘗試著去適應當代的節(jié)奏。管理人員進行操作之前應該進行培訓和考核，考核通過之后再讓他們直接進行檔案管理，這樣可以進一步減少檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。事業(yè)單位也不要吝嗇投入資金和心力，要保證管理人員的專業(yè)素質，明白專業(yè)素質及能力對于財務檔案管理的重要性，重視當前的管理培訓。

6 加強財務檔案的監(jiān)督

在進行財務檔案管理的過程中，一定要對加強整個事業(yè)單位全過程的財務審核和監(jiān)管力度，保證事業(yè)單位資金應用的透明和公開，確保原始資料合法合規(guī)和簽字、印章齊全，這樣能夠從根本上杜絕檔案管理不科學的現(xiàn)象，也能保證整個事業(yè)單位正常運營，保證合理性。通過對事業(yè)單位各個階段加強檔案監(jiān)督管理控制，能夠使得內部運營更加科學、全面。財務檔案管理過程中需要根據(jù)各個財務指標的重要性進行細致的分析，通過科學的對比選擇最優(yōu)的管理方案，加強預算監(jiān)督的效果，這樣能夠將事業(yè)單位的財務控制有效性提高，也需要讓技術、經濟、市場三方面相結合，將事業(yè)單位財務檔案管理工作滲透到每一個環(huán)節(jié)中[3]。

綜上所述，針對當前事業(yè)單位發(fā)展的情況，必須要加強事業(yè)單位財務檔案管理方式的創(chuàng)新，通過更加科學合理的檔案工作，讓事業(yè)單位獲得更高發(fā)展空間。解決當前存在的諸多問題，使當前檔案管理存在的影響減弱，通過對各種財務檔案管理方式的創(chuàng)新，來提高檔案管理的有效性，推動事業(yè)單位的積極發(fā)展。