新時期企業辦公室管理及方法創新

王蘋

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1 企業辦公室工作現狀

習近平總書記曾用“重、苦、雜、難”四個字形容辦公系統工作的特殊地位。企業辦公室作為一個綜合、全面的辦事機構，既擔負著執行、參謀等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協調、業務接待、通訊收發、綜合事務管理等微觀服務任務，是企業運轉中承上啟下、協調左右、聯系內外的“樞紐”，全力服務中心工作，促進國有資產的保值增值。但是，由于受到傳統工作觀念的約束和辦公室工作千頭萬緒、瑣碎復雜的工作實際，也使得企業辦公室在發揮橋梁紐帶作用中受到相應影響，集中體現在如下三個方面。

（1）綜合管理素質有待進一步提升。辦公室的性質、地位和作用，決定了辦公室工作人員需要具備即“專”又“通”的綜合業務素質，也就是人們常說的“雜家”。目前而言，辦公室人員平時忙于處理各類繁雜事務，難以進行系統的政治理論學習，知識儲備更新不夠及時，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社會科學，而疏忽自然科學、管理科學等方面知識積累，這就導致存在一定程度上的知識老化現象，不能充分發揮輔助決策的參謀作用[1]。

（2）思維方式有待進一步轉變。由于被賦予的責任和任務的特殊，辦公室綜合素質的高低直接影響到工作的質量和效率。日常工作中要特別注重在思維方式上的深度轉變，從忙于抓事務性工作向抓大事、謀大事轉變；從關注做好眼前工作向實現前瞻性服務轉變；從被動完成交辦的任務向主動服務和管理有效上轉變。

（3）政策制度領會仍需進一步深化。辦公室具有工作任務重、隨機性大的特點，這就要求辦公室工作人員從“強化業務、有效管理、倡導服務、增強能力、提高效益”五個維度出發，立足工作實際，加強對上級精神和要求的領會和貫徹，加強對本企業內部各項制度的理解和內化，將各項制度靈活且有效地落實在各項管理工作。

2 企業辦公室管理及方法創新

（1）明確管理目標。目標是企業發展方向是否正確的關鍵，在辦公室日常的工作中，要結合企業發展歷史，明確發展目標。目標管理的正確性對于各部門的工作效率和發展方向起著重要的推動作用。企業管理者要結合發展目標，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對內部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責任感，在本職工作中發揮更加重要的作用。定期開展內部學習和培訓，不斷提高現有人員的專業素養和文化水平，與企業保持同步，確保內部工作協調有序開展。

（2）會議管理信息化。隨著人們生活節奏和辦公效率的加快，很多企業引入信息化、智能化等會議管理系統來輔助企業的運營。除保密會議外，原則上均使用無紙化會議系統（ipad），進一步拓寬視頻會議軟件使用渠道。通過會議APP等手段，進行會議的發布、分享、審核、交流、互動。會議的內容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。信息化的引入，提高了會議籌備效率，為實現有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

（3）公務接待的精細化管理。公務接待的工作具有協作性，涉及的內容比較多，要求各個單位協作完成。要想確保會議的順利開展，在會議籌備前期總負責人要和各個單位密切聯系，做好規劃。接待任務下達后，由企業負責同志選定接待組具體成員，并部署相關接待任務，例如：與合作單位確認職責分工，了解該單位的困難與需求；與酒店落實房間數量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實會議安排以及嘉賓、志愿者和車隊司機的用餐地點；了解掌握來賓的人數、姓名、職務、事由、陪同人員、考察內容、行程安排等情況；獲取車隊司機通訊錄，并為車隊預備停車地點以及車位等，接待過程中靈活運用所掌握的業務知識，細致入微地完成接待服務工作，最大限度優化接待流程，規范完善接待工作[2]。

（4）綜合治理，創新管理模式。在日常工作中，要加強對管理的重視，對于一些成形的制度要加大執行力，此外，對于管理中遇到的問題要及時加以改進。結合企業內部辦公現狀，制定出符合自身發展需求的管理制度。結合以往工作經驗，加強各個部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強提升現有員工的企業榮譽感和工作責任感，讓他們在工作中投入更多的精力。辦公室工作人員要認識到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協助各部門做好溝通工作，從而保障企業的高效發展。

（5）協調處理好各部門之間的關系。企業的發展過程好比是一個人的日常生活，其內部組成機構是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協調性，那么日常行動就會變得非常困難。也就是說，企業要想獲得理想的收益根本不可能。這種協調有序的工作需要辦公室做好內部協調，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內部關系處理過程中，企業管理層深入辦公室內部對員工進行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時，通過考試的形式進行考察，結合其考試結果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過獎懲機制判定員工是否勝任本職工作，對于優秀者予以適當獎勵。通過這種激勵制度，提升員工的工作責任感，充分發揮其工作熱情，保持積極主動的工作狀態，為企業創造更大的經濟收益[3]。

3 結語

企業辦公機構是企業文化和外在形象的直接體現，對于企業的運營發展方向有重要的推動作用。辦公效率的高低直接關乎企業在生產中的經濟效益，因此，企業管理者要提升自身管理能力，加強對辦公室工作的重視，充分發揮其職能作用。