大數據分析技術的檔案信息管理成本預測

盧寧

淄博市體育運動學校 山東淄博 255000

企業在運行過程中不可避免會產生各種類型的成本，成本的產生雖然不可避免的，但是可以通過具體的措施來控制成本總量。管理成本是企業運行階段最常見的一種成本，要對管理成本進行預測就要有足量的對比數據來進行參考。

1 現階段檔案信息管理成本預測工作面臨的實際問題

隨著企業體量的增長，內部信息的產生速度和產生總量都會發生極大的變化。對于負責檔案信息管理成本預測的人員而言，這樣的變化速度對于工作效率和質量的影響幾乎是顯而易見的。我們重點分析一下兩者之間的關系以及此前在基于人工操作的邏輯進行的相關嘗試[1]。

1.1 總體情況

當前檔案信息管理成本預測工作在實際操作過程中面臨的主要問題分別為檔案管理缺乏規劃，硬件設施配置較為落后，各部門之間缺乏統一的檔案管理制度，當前從業人員中專業學科畢業的人員數量嚴重不足，存在大量兼任情況。缺乏專業工作經驗和教育背景的管理人員，目前所使用的檔案管理模式不先進，落后于社會實際發展，檔案資源無法充分整合利用。

檔案信息管理成本預測工作是保證企業各類信息內容能夠及時得到歸檔整理的工作，對于后續的信息調取、查看、共享工作有著重要的影響。目前大部分企業檔案信息管理成本預測工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的認識不足和技術限制，導致很多部門在檔案信息收集整理環節中缺乏有效監督管理，相對應的制度建立上尚未健全，難以獨立完成檔案信息管理工作。在事后查詢和日常檢查過程中，經常出現數據遺漏缺失的情況。

1.1.1 檔案管理方法較為落后

檔案管理基礎設施落后，缺乏專業的檔案管理人員，同時目前投入使用的檔案管理模式較為落后，有嚴重是遲滯表現，內容更新速度低下，管理反饋緩慢。我國企業引入檔案信息管理成本預測工作的時間較晚，這使得很多企業對于這項工作的重要意義缺乏認識，沒有配置相關部門和專業人員[2]。

1.1.2 檔案管理模式落后

大部分企業目前使用的檔案管理模式并不先進，企業內部各部門之間無法形成統一標準，也沒有相應專門的檔案管理機構，檔案工作人員一般只負責檔案文件的歸檔整理收集工作，而調動使用則是由其他科室負責的，各部門之間缺乏信息共享，難以在實際工作時統籌規劃，導致很多明明處于系統關鍵環節的工作人員，但是對于檔案管理工作的重要性缺乏認識，整個檔案管理和成本預測工作沒有一套統一的考核標準和相應的糾偏制度，過程中缺乏監管。目前由于專門從事檔案信息整理和成本預測的工作人員數量較少，所以在人員數量限制情況下，大部分檔案信息管理部門都沒有配備相應的檔案管理制度，由于缺乏相應的檔案管理工作任務和機構設置，所以這部分工作人員在日常工作時無法進行檔案管理的熟悉和訓練，導致整個檔案管理系統中能夠真正明確檔案管理工作重要性和具體工作內容的人員數量始終維持在一個較低的水平，能夠發揮的作用長期被限制。

1.1.3 檔案資源無法充分利用

目前檔案信息管理成本預測工作所需要的原始信息都是分攤給各有關部門各自負責的，由于缺乏管理經驗，提前也無法做出相應的標準把握，每一個部門依照自己的工作性質和認識進行數據收集和初步整理，很有可能因為標準不同導致出現大量的廢案，影響下一階段的資料使用。不同部門之間檔案無法對接的情況非常常見。而且由于企業配置的專門的檔案室軟硬設備都無法承接較大規模的檔案資源管理工作，因此，造成檔案資源中的關鍵信息無法被及時提取整合，造成了檔案資源的浪費。

1.2 信息化水平存在短板

由于相關工作的開展時間較短，缺乏現成的經驗，管理制度不健全，部分企業的領導對檔案管理與成本預測之間的關系缺乏準確的認識，針對檔案管理和成本預測工作的信息化過度面臨立足不穩的局面。想要完成一個中等規模企業的檔案信息管理成本預測工作就需要一個健全的網絡信息平臺來維持。

2 推進檔案信息管理成本預測工作優化的策略

2.1 活用大數據技術減少工作阻力

大數據技術的一大優勢就是能夠直面海量信息內容，從中進行操作。要對著一個特點進行持續的發掘，試圖以新的方式來減少工作中遇到的阻力。首先要實現一個基本的信息化操作平臺的搭建，這部分工作完全是由專業人員進行的，檔案管理人員不會介入其中，也不會對其工作內容造成影響，實現初步的數據共享和流通之后就可以嘗試改變過去的工作流程和邏輯。通過實驗性質的操作來呈現各部門現行檔案標準制度和區別，進行整體性整合。另一方面要從基層工作人員處著手，首先要讓其能夠正確認識到大數據能夠對工作效率帶來的影響，讓其能夠對其有一個大致的概念[3]。

2.2 提高標準化和規范化水平

針對目前各部門之間關于檔案管理制度建立的區別，吸取不同信息來源的特點和側重點，根據信息數據特點和規律進行分類管理，準確合理科學的檔案管理制度，該管理制度不能照搬過去傳統的檔案制度，而是應該結合成本預測的實際需求來進行信息篩選。在信息采集和格式確立時從實際出發著眼于如何提升數據信息處理效率和工作質量，達成更高效的工作狀態。

3 結語

為了提高檔案信息管理成本預測精度引進大數據技術進行深度參與，從實際效果來看確實有效，但目前基于大數據分析技術進行檔案信息管理工作企業數量還是很少，本文通過分析原因給出相關策略的方式希望能夠對這一情況產生一些良性推動。