工程竣工驗收中檔案管理問題與對策

何亞萍 張中瑞 王燕平 余忠霄

中國核電工程有限公司 北京 100089

1 建筑工程竣工驗收中檔案管理存在的問題

1.1 文件形成不規范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保檔案文件信息的規范性。但是實際管理中，部分建筑工程檔案管理存在部分原始資料沒有嚴格的依照格式與規范進行書寫；檢驗記錄的簽章不齊全；竣工圖不規范，缺失竣工圖章、簽字手續不完備、沒有體現設計變更的內容等情況等一系列問題。對于這部分不符合檔案歸檔要求與規范的文件資料和信息，是不能進行竣工驗收的，從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收和交付，不利于建筑工程的發展[1]。

1.2 文檔歸檔不齊全

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規范性、完整性與系統性，要能夠全面的、準確地反映實際工程項目建設的情況。但是，實際管理中，部分建筑工程建設項目存在缺乏項目前期的文件和資料；工程文件的原件丟失；文件缺乏相應的批復；設計變更的審批手續不完整；文件的存儲比較分散；文件信息收集及時性、全面性不足；文件借閱等管理不到位等導致的文件和數據資料的丟失；招投標相關的資料信息沒有做到及時的歸檔等一系列的問題。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發展。

1.3 文件整編不規范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要做好相關的檔案資料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科學的分類和編號，方便文件信息的存儲、管理和利用。但是，實際管理中，部分建筑工程建設項目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類不科學、排序相對比較混亂；沒按照要求編寫卷內目錄、備考表；案卷題名和實際工程項目的名稱不規范等問題。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發展。

1.4 聲像材料歸檔困難

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術手段，重視強化對紙質資料、聲像資料與電子文檔的管理，確保檔案信息的完整性。但是，在實際管理中，部分建筑工程建設項目存在聲像資料缺失和失管；文件資料的內容不全面，沒有文字說明；聲像資料的保管條件比較差，在防光、防丟失等方面工作不到位等問題，增加了聲像資料的歸檔難度，不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發展[2]。

2 解決問題的對策

2.1 加強相關人員的檔案管理意識

為了提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的效率及質量，有必要加強相關人員的檔案管理意識。一方面，建筑工程檔案管理部門領導，有必要把檔案管理工作看成是一項系統化的工作，確保各環節管理工作充分落實到位。另一方面，保證建筑工程項目的實施與檔案管理工作之間的步調一致，針對建筑工程從設計、施工、管理、質量驗收等各個環節所產生的檔案信息資料，要加強采集、分析、整理、儲存及管理。此外，增強檔案管理人員檔案管理意識，加強檔案管理部門和其他部門，比如設計部門、施工部門等的溝通協作，確保檔案管理工作的協調性及完整性。

2.2 構建完善的檔案管理體系

對建筑工程驗收檔案管理的目標及規范要求加以明確，以建筑工程項目的具體特征為依據，制定完善的檔案管理制度，并嚴格實施。加強檔案管理部門建設，相關檔案的收集、歸檔，由專人負責，并實施統一領導及統一管理，以此提升檔案管理工作的規范程度。相關部門及單位，需對自身在檔案管理工作中的主要職責加以明確，嚴格落實檔案管理責任制，將責任落實到個人，確保檔案管理工作順利、有序地開展。

以檔案管理制度為依據，對檔案信息從“收集→歸檔→組卷→整編→移交”整個過程進行規范。此外，將監理單位的監督及檢查作用發揮出來，加強檔案管理工作過程監督，及時，改進不規范管理問題，從而提升建筑工程竣工驗收檔案整體管理工作的規范化。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質

在建筑工程竣工驗收檔案管理工作過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升檔案管理人員綜合素質。一方面，定期加強檔案管理人員業務能力培訓，通過培訓，提升檔案管理人員在檔案收集、整編、歸檔、移交等方面的能力。另一方面，對檔案管理人員的檔案驗收及管理工作進行考核，將檔案管理工作與績效考核制度相掛鉤，針對表現優異的檔案管理人員給予獎勵，對于表現不理想的人員給予一定的懲罰，以此約束、規范檔案管理人員行為。

2.4 加強檔案信息化管理建設

為了提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的質量及安全性，有必要加強檔案信息化管理建設。一方面，加大一定的資金投入，加強電子信息化檔案管理相關軟硬件設施設備建設，比如引進現代化電子信息化檔案管理系統，購置數量充足、性能優良的檔案設施設備（計算機電腦、U盤等），以此為檔案信息化管理提供基礎保障。另一方面，加強管理人員的技術培訓，提升檔案管理人員的信息化管理技術能力，懂電子檔案管理信息技術方法，并嚴格按照規范流程做好電子信息化檔案管理工作[3]。

3 結語

建筑工程檔案管理工作的開展，能夠為建筑工程相關工作提供有效的數據信息支持，比如結合檔案信息資料，了解建筑工程的設計情況、施工情況及竣工驗收質量等。為了進一步提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的質量，針對建筑工程竣工驗收中檔案管理存在的問題進行分析探究。