淺析采辦計劃在采辦管理中的重要作用

富伊陽

中海油能源物流有限公司中海油集采中心 天津 300000

無論在古代還是現代，采辦活動一直存在于人們的生活和工作當中，但是如何更好的體現采辦價值，需要人們去總結和分析，本文將通過企業中采辦計劃的組織與執行，來分析采辦計劃的重要意義，從而引起大家對采辦計劃的重視。

1 被動采辦時期采辦的特點及問題

1.1 被動采辦的現象

無論在哪個時代，采辦活動都是與我們的生活緊密相連的，如果人們離開了采辦活動，將對人們的生產生活帶來重大影響。在現代的人類家庭生活當中，經常會出現炒菜的時候發現醬油用光了，從而產生購買醬油的采辦行為。在生產當中也經常會出現，工程師向采辦員提供清單要求幾號之前到貨的采辦行為。這種突發性和指揮性的采購行為，其實都屬于被動采辦的范疇。

1.2 被動采辦的原因及危害

隨著物流網絡的優化及運輸和配送速度的提高，被動采辦的問題往往被得到了掩蓋。從而很多高層都會忽視采辦工作的重要性，認為采辦工作就是一種操作性的工作，只要按照規定流程進行操作就實現了采辦的意義[1]。但是在一些生產建造企業當中一味的被動采辦往往會帶來很嚴重的問題，例如在鉆機模塊的建造過程中，某一生產設備因無法按時到貨，會影響到設備的及時安裝，因設備未按時安裝而影響了結構片的搭建連接，因未按時完成結構片的搭建從而影響了整體項目的工期，這一連串的連鎖反應最終會因為項目滯后影響到整體的建造成本增加，甚至會出現因違約而發生的罰款問題。所以被動采辦在一些情況下，不會引起大的連鎖反應。而在一些關鍵節點上，將會產生重大的連鎖問題，從而增加不必要的采購成本。

2 采辦計劃概念的形成

隨著管理水平的提高和被動采辦帶來的一系列問題，管理者對采辦計劃的概念及認知逐漸形成，希望通過采辦計劃的管控，能夠及時的發現問題、解決問題。而在企業管理中，因為采辦計劃的實施也為企業提早發現問題和解決問題提供了重大幫助。

3 采辦計劃的分級管理

3.1 采辦計劃的分級

在企業管理當中，采辦計劃的分級一般和企業的組織結構和管理權限息息相關，以某公司為例，公司一共分為四個層級，第一層級為總公司，負責一級采辦計劃管理；第二層級為子公司和分公司，負責二級采辦計劃的管理；第三層級為作業中心，負責三級采辦計劃的管理；第四層級為車間，負責四級采辦計劃的編訂與實施。

3.2 采辦計劃的執行管理

作為采辦計劃管理，每個層級的采辦計劃，都要按照規定和時間進行提報，采購部門將嚴格按照采辦計劃進行采購管理的指導工作。一旦出現與計劃不符的情況，會及時預警并查找出現問題的原因。①如果是設計部門未按時提交文件，影響了采辦工作的開展，要及時與設計部門溝通，提出文件提報的具體時間，如仍無法按要求提供，采辦部門要及時提出尋求更高層級的幫助，如仍無法改變要及時調整采辦計劃，或者調整相應采辦方式或通過制定應急預案等方式來處理可能會出現的相關問題。②如果是采購環節未按計劃完成，則要查找相關原因，要是人員工作效率問題，就要通過技能培訓來提高人員的工作技能，要是審批環節過長，就要考慮是否可以去除不必要的審批環節和人員，從而提高采辦效率。③如果前期文件提報和采辦的操作環節都沒有問題，我們就要將重點放在合同執行當中。在現實的管理當中往往在合同執行階段，對采辦計劃的影響最為嚴重。因為大部分產品都是外購產品，是否能夠按時交貨已經不是內部管控的問題，而是與外部生產企業的溝通協調問題。所以在重大設備的采購過程中供應商必須提供產品的生產計劃，根據計劃節點對執行情況進行監督，如果出現滯后問題，雙方要及時溝通，如存在人員投入較少影響設備生產等問題，買方可采取駐場監工等方法，來確保設備按時交貨。

4 采辦計劃的優化

施行了采辦分級管理，雖然已經解決了大部分的采辦效率問題，規避了絕大部分的采購風險。但是人們確往往忽略了采辦計劃的另一個重要意義，那就是通過采辦計劃的管理，為集中采購提供條件。簡單的按照組織框架和管理權限來制定采辦計劃，雖然解決了大部分的問題，但是作為管理人員因為管理層級及權限的原因，無法切實的對整個集團的采辦工作進行統籌。例如總部對500萬元人民幣以上鋼材進行一級計劃管理，子公司對500萬元和200萬元之間的鋼材進行二級計劃管理，雖然是相同物資但是由于管理層級及權限的不同，彼此無法知道整個公司全年的需求，從而導致無法合理利用集中采購的優勢，失去了以量換價的優勢。同時由于在提報計劃時，由于各單位的習慣不同，相同物資可能會出現兩種名稱如儀表管和tubing管，因為計劃管控人員對產品認知的不同，可能會認為是兩種產品，從而導致無法形成集中采購[2]。所以想要解決該類問題，可以通過優化計劃的管理模式來實現，如采辦計劃可按照產品品類來進行提報，無論金額大小，均需提報以產品類別為對象的采辦計劃，通過品類的專家或負責人，來審查整個集團提報的采辦計劃，將相近時期的相同需求，進行合并采購。從而在滿足采辦效率的同時，實現了集中采購，使得采辦成本得到大幅度下降。

5 采辦計劃對集中采購的重要意義

很多國有企業都致力于推廣集中采購，雖然取得了一定成績，但是由于公司的層級過多，往往只是在同一層級實現了集中采購，在整個集團的層面并沒有實現物資的統籌管理。如果按照品類進行計劃管理，各級共享中心按照統一的要求提報品類計劃，由集團對品類進化進行統一審核和統籌，集采的效果才會得到進一步的提高，才能更充分的體現集采價值。所以采辦計劃管理的優化對集中采購尤為重要。

6 結語

在供應鏈一體化的大環境下，只有制定合理的采辦計劃，才能促進生產和庫存儲備各項計劃的優化，從而實現整個供應鏈的優化。相同供應鏈條下的各個單位如果能按照計劃提供所需物資和服務，也將大大減少鏈條成員的各項成本，從而提高整個供應鏈的效率，最終實現共存、共贏，所以制定科學合理的采辦計劃顯得尤為重要。