文書檔案管理中存在的問題及對策

任麗

棗莊市公路管理局滕州公路局 山東棗莊 277500

近年來，企事業(yè)單位相繼建立了文書檔案管理系統(tǒng)，這就對檔案管理人員的專業(yè)技能水平以及個人綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，在這種形勢之下，企事業(yè)單位針對檔案管理工作中存在的問題，應當積極采取有效的應對策略，以提升檔案管理工作績效與檔案利用率，使文書檔案的參考價值逐步得到顯現(xiàn)。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 欠缺專業(yè)管理人員

在企事業(yè)單位內部，文書檔案管理作為一項基礎性工作，多數管理層領導認為此項工作不能為單位創(chuàng)造經濟效益，因此，關注重心也轉移到其它工作上面。在這種思想觀念與管理理念的影響下，從事檔案管理工作的人才越來越少，甚至有些單位為了應付了事，將檔案管理崗位設置成兼職崗位，專業(yè)管理人員也由行政部門或者其它部門臨時指派。這些人員不僅專業(yè)技術水平差，而且欠缺崗位管理經驗，以至于嚴重影響檔案管理工作進程，給其它工作的正常開展也制造了諸多障礙。

1.2 信息系統(tǒng)投入力度不足

目前，隨著辦公自動化技術的介入，文書檔案工作已經實現(xiàn)了自動化、智能化管理，這種新型技術在文書檔案管理中的應用，大大提升了文書檔案的工作效率。但是，由于各企事業(yè)單位的主管領導忽略了文書檔案工作的重要性，導致辦公自動化系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度遲緩，一些單位仍然使用過去的老系統(tǒng)、老配件、老版本，管理系統(tǒng)中的各項使用功能與檔案管理工作相脫節(jié)。出現(xiàn)這種情況的根本原因在于信息系統(tǒng)的軟硬件投入力度小，缺少后續(xù)的系統(tǒng)維護保養(yǎng)資金，致使文書檔案管理工作成效差強人意[1]。

1.3 混淆文書與檔案的概念

在實際工作當中，文書與檔案管理分屬于兩個概念，文書是指企事業(yè)單位內部的公文、書信以及起草的各類文件等，而檔案則是指企事業(yè)單位在各種經營性活動或者社會活動當中形成的具有保存價值的原始記錄，二者之間存在顯著區(qū)別。但是，部分單位在確定崗位職責權限時，往往將文書與檔案崗位混為一談，將二者的工作內容混淆在一起，這就使得文書工作與檔案管理工作難以順暢銜接，嚴重影響了文書檔案的工作進程。

2 文書檔案管理的有效對策

2.1 加大重視力度，完善管理機制

領導重視對推動文書檔案管理工作進程起到決定性作用，因此，企事業(yè)單位應當結合文書檔案管理工作現(xiàn)狀，進一步加強對該工作的重視力度，主要考慮以下三方面內容：第一，將文書檔案工作納入全年績效考核方案當中，對待因個人主觀失誤造成的工作效率低、檔案編目錯誤、電子檔案丟失等問題，直接追究當事人與主管領導責任。第二，針對文書檔案工作，建立完善專項資金管理制度，并對每一筆資金進行嚴格管控，確保每一分錢都能夠花在刀刃上。及時更新辦公自動化系統(tǒng)的硬件與軟件，使系統(tǒng)能夠始終處于正常使用狀態(tài)。第三，為了規(guī)范文書檔案管理，企事業(yè)單位應當建立文書檔案的標準化、規(guī)范化管理體系，并結合文書檔案工作的具體內容，制訂與之相適應的管理機制，將檔案資料收集、建檔、編目、借閱、保管等內容納入到管理條款當中，使檔案管理人員在開展具體工作時能夠有章可循、有規(guī)可守。

2.2 更新管理理念，樹立責任意識

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的直接責任人，全權負責單位內部檔案的使用與管理工作，尤其在應用辦公自動化技術后，檔案管理人員不但要熟練掌握自動化系統(tǒng)的基本操作流程，同時，也需要管理人員具備高度的主人翁責任意識與安全意識。辦公自動化系統(tǒng)接入互聯(lián)網后，極易受到計算機病毒的侵蝕與網絡黑客的攻擊，導致一些重要的文件檔案資料丟失，進而給企事業(yè)單位造成巨大損失。面對這種情況，管理人員應當從管理與技術兩個方面予以考慮，在管理方面，制訂文書檔案管理系統(tǒng)的安全操作規(guī)程，在規(guī)程當中明確外來人員不得隨意上機調取文書檔案資料，并在紙質文書檔案的保管區(qū)域設置高清攝像裝置，做到24小時無死角監(jiān)控，避免文書檔案發(fā)生丟失被盜等現(xiàn)象。在技術方面，專業(yè)技術人員應當設置隔離防火墻，以阻斷計算機病毒的入侵通道，同時，在文書檔案管理系統(tǒng)的登錄界面設置復雜的登錄密碼，或者系統(tǒng)操作人員在登錄界面后應當輸入個人身份信息后方可成功登錄。除此之外，檔案管理人員應當進一步加強與其它各部門的溝通交流，在對其它部門提供檔案資源服務的同時，不遺漏任何具有參考價值的文件檔案資料[2]。

2.3 健全培訓體系，提升綜合素養(yǎng)

為了提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平以及個人職業(yè)素養(yǎng)，企事業(yè)單位應當定期舉辦內部專項培訓，培訓內容包括文書檔案工作流程、辦公自動化系統(tǒng)操作規(guī)程、安全防范措施、崗位工作職責與目標權限等。同時，為了驗證培訓效果，培訓結束后，應對參訓人員及時予以考核，對考核不合格的管理人員應當遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，給管理經驗豐富、專業(yè)技術水平高、主人翁敬業(yè)意識強的優(yōu)秀人才提供更加廣闊的發(fā)展空間。另外，文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的建立不僅提高了辦公效率，而且也提升了文書檔案利用率。在這種形勢之下，各企事業(yè)單位應當不定期舉辦“崗位操作能手”的工作技能大賽，比賽內容應當涵蓋文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的操作流程、工作內容、創(chuàng)新管理方法等，并在比賽過程中，挖掘專業(yè)技術過硬的優(yōu)秀人才，以充實文書檔案管理人才隊伍。

3 結語

文書檔案在企事業(yè)單位發(fā)展進程當中發(fā)揮的重要參考與借鑒價值越加明顯，基于此，各單位應當不斷加大文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的投入力度，不斷充實文書檔案管理人才隊伍，不斷強化責任意識與安全意識，并積極吸納和借鑒成功的管理經驗以及先進的操作技術，在提高文書檔案利用率的同時，為企事業(yè)單位各項工作的順利展開提供堅實保障。