檔案信息化建設的現狀與改進建議
——以大理州賓川縣檔案館為例

楊林

云南省賓川縣檔案館 云南大理 671600

2006年我國出臺了《2006-2020年信息化建設規劃》，要求各領域把信息化建設擺在突出的重要位置，檔案信息化管理也勢在必行。隨著計算機和網絡技術的普及，紙質文獻逐漸向數字文獻轉變，出現了大量的數字檔案。目前，由于我縣檔案管理經費有限，在信息化建設、人員技能轉化等方面還存在諸多問題，其原有的檔案管理模式越來越與經濟發展不相適應。因此，加快我國縣級檔案館的信息化建設具有十分重要的意義[1]。

1 我縣檔案館信息化建設的現狀

1.1 重視程度不高，投入經費不足

我縣政府注重縣區經濟發展，注重國土、規劃、衛計等部門的發展情況，卻忽視了檔案管理部門經費投入的重要性，在財政撥款等方面也受到了嚴重影響，導致我縣檔案信息化建設受到了嚴重阻礙。如果要落實建設一個信息化的檔案館，就要在多方面進行經費投入。例如，大理州賓川縣截止2020年底，全縣整理出脫貧攻堅檔案文書材料40445件，項目檔案3490卷，一戶一檔10839卷，聲像材料（照片40582張，視頻58盤），僅僅讓這一方面的紙質文檔實現數字化就需要近幾十萬的資金，更不要說還有其他方面的資金投入，這是我縣地區的財政在短時間內承受不了的。所以，投入經費不足是導致我縣檔案館信息化建設滯后的重要原因。

1.2 檔案工作人員老齡化，專業素質能力有待提升

傳統的檔案管理對人才要求不高，只要懂檔案管理或接受過相關的管理培訓，就可以開始上手工作。但進入信息化建設后，不僅要求檔案管理人員具備檔案管理技能，而且要求他們能夠熟練操作計算機，處理較為常見的計算機軟件問題。目前，我縣檔案館工作人員平均年齡在50歲以上，綜合素質不高。而且，近十年來，由于單位編制有限，沒有引進新人，很少有計算機專業人員會選擇到我縣檔案館工作。此外，檔案館在人員招聘上傾向于檔案管理等專業，這就加大了其他專業人員進入檔案工作的難度，進一步阻礙了我縣檔案館信息化建設的進程。

1.3 信息化建設任務重，工作見效慢

在信息化建設的全過程中，除了建設必要的軟硬件設施外，還需要對海量數據進行進一步的處理。賓川縣檔案館可能沒有市、省兩級檔案館的資料儲藏量那么大，但其數量也不容忽視。其中涉及的文件、圖片等信息數以萬計。除了對這些數據進行標準化、數字化處理外，還需要進行數據備份、數據加密、防火墻等措施來保障信息安全。如此龐大的工程建設量是難以在短時間內完成的，必須有全面而詳細的計劃、專業的技術人才、充足的資金鏈，才能進一步落實我國縣級檔案館的信息化建設。

1.4 檔案信息查詢渠道單一，辦事效率低

由于我縣檔案管理人員年齡偏大，信息技術新人才匱乏，檔案查詢服務的渠道仍停留在需要持有效證件的“登門拜訪”，還要等待工作人員進入系統查找檔案或翻查檔案目錄，如果情況緊急，就大大降低了檔案服務的效率和質量。如果能結合當前情況，在現有條件下適當拓展檔案服務渠道，就能更好地滿足群眾需求，幫助地方黨委、政府部門開展工作。

1.5 標準化管理立法工作滯后，缺乏統一的指導

檔案信息化建設除了正常的開展實施外，還需要地方政府、相關法律法規的支持。檔案管理信息化不僅是信息的載體和信息交流的工具，還是當地多部門相互聯系和協調的紐帶。僅僅依靠檔案部門進行檔案信息化建設，必然會變得強大和孤立。因此，政府部門的統一指導和建設必不可少[2]。

2 針對我縣檔案館信息化建設的建議

2.1 爭取領導重視，加大資金投入

我縣檔案人員要積極發揮主觀能動性，爭取得到地方政府負責人的重視，努力把我縣檔案館信息化建設納入地方政府信息化工程建設。對一次性支付資金困難的，財政可以采取分期支付的形式，使每年所需的建設資金準確及時到位，使信息化建設穩步推進。同時，省、市、區等上級檔案部門要爭取申請上級撥付必要的檔案信息化建設專項資金，根據各地實際情況撥付資金，給予縣檔案信息化建設資金支持，多方面解決建設資金問題，確保信息化建設順利進行。

2.2 培養和引進復合型人才

首先，要通過召開相關會議，結合我館發展實際，明確檔案信息化建設的近期目標，提高工作人員對檔案信息化建設的重視程度。請精通信息技術操作的相關人員給予指導。一是明確具體培訓項目，合理分配培訓時間。定期對檔案人員進行批量信息技術培訓，嚴格制定培訓考核標準。我們應該給老員工注入更多現代化的檔案信息管理模式，給他們更多的時間來增強操作電腦的能力，更新他們的知識庫。其次，在原有檔案管理人才的基礎上，培養和引進熟悉計算機專業和檔案專業的復合型人才。要根據具體工作情況，合理確定人員編制，加大相關人員培訓力度，努力加快我縣檔案館信息化建設，盡快與時俱進。

2.3 完善軟硬件和系統建設

中國檔案信息化建設最重要的基礎是軟件、硬件和系統的建設。在軟件建設方面，我們可以找到合適的軟件技術公司或企業，通過合適的軟件平臺建立長期的合作與運營。一方面可以減少開發新軟件的時間和金錢，另一方面在投入使用后，可以得到更好的長期維護。同時，在軟件配置方面，不限于一種或幾種軟件。根據不同的方式，根據不同的文件管理需求，使用相應的有效軟件功能可以更好地提高工作效率；在硬件建設方面，既要考慮檔案信息化的現狀，又要考慮未來可能出現的情況。因此，硬件建設對我國檔案信息化建設有著十分重要的影響。要加強硬件建設，避免對檔案管理的后期乃至未來產生負面影響[3]。

在系統建設過程中，必須進行試運行，保證使用一段時間后無問題。在制度建設過程中，還要堅持優化調整，吸收不同崗位、不同部門的意見，以便在今后檔案信息化建設過程中，及時開展制度建設，縮短建設時間，減少資金投入，滿足大多數人的要求，為后續工作打好基礎。

2.4 創新驅動，擴寬檔案服務渠道

創新驅動，拓寬檔案服務渠道。動員檔案工作主力軍參觀學習“國家數字檔案示范館”，學習他人如何搭建網絡化、智能化的服務平臺，打造便捷高效的檔案應用系統。如打造微信公眾號、“資政云服務”等應用平臺，全過程充分利用移動終端在線服務的特點，實現檔案的最大化運行。其實，縣級的農村人口比較多，他們來縣級檔案館辦事情，一般都有很長的路要走。如果能打造一個智能平臺，提高工作效率，給老百姓及時的回復、放心的信息，就真正貼近習近平總書記所說的：“民政工作關系民生，甚至民心是社會建設的基礎性、基礎性工作。民政、民生、民意都與人民群眾息息相關”。

2.5 以檔案信息化法制建設為依據，強化信息安全體系建設

要以《中華人民共和國檔案法》和《電子文件歸檔管理暫行辦法》為依據，加快研究制定檔案信息化建設規章制度，形成有效機制，促進檔案信息化發展。同時，要加強檔案信息安全體系建設，增強防范自然災害和網絡攻擊的能力，實施安全管理，將局域網與公網隔離，及時做好檔案館備份工作，以備不時之需。

3 結語

加快檔案信息化建設是時代發展的必然要求，更是一個國家建立完善的科學化信息化檔案管理體系的重要一步。加快我縣信息化的建設既有利于提高整個檔案館的工作效率，做到更為及時的為民服務，又助力于其他部門的工作進展，為社會可持續發展作出貢獻！