淺談PDCA循環在工程檔案過程管理中的應用

李戈

河南黃河河務局工程建設中心 河南鄭州 450003

1 工程檔案資料管理的重要性

運用科學、有效的工程檔案管理方法，能夠展現出企業內部質量控制體系的管理水平，還顯現出企業管理人員對內部檔案管理的重視程度。另外，國家對工程檔案管理也作出了明確的要求。提出建筑施工過程中，對工程檔案必須嚴格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認為工程質量不合格，可見檔案資料管理在工程建設中的重要性。國家的嚴格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在工程建設項目施工時，認識到工程檔案資料管理的重要性與緊迫感[1]。

2 PDCA循環及其應用范疇

PDCA循環又稱“戴明環”，屬管理學范疇。其包含四個部分及八個具體操作步驟，四個部分即：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。這四個部分在操作層面上是周而往復的，子部分內部又可利用PDCA循環把控，以此整個循環是一個有機邏輯組合體。作為一種起初應用于質量管理領域的管理模式，“戴明環”逐漸被實踐證明是一種可以促進管理活動有效進行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學中通用的模型，是全面質量管理所遵循的科學程序。目前，PDCA循環應用到了包括企業各項質量管理、工程項目全過程管理、企業人力資源管理、行政管理等涉及質量與過程管理的領域，應用范圍較廣[2]。

3 水利工程檔案資料管理中存在的問題與不足

3.1 水利工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業在工程檔案管理中導入了信息化管理技術，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術的有效應用及實現全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質管理模式中，紙質檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環境中容易腐爛，嚴重的會導致無法修復，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。

3.2 對于檔案管理工作重視程度不夠

當前我國的重點工程項目，一般時間比較長，所以在正常情況下，重點工程項目都會分成多個標段。在實際的工中，對于每個標段，可能會出現分包的情形，這會導致參與工程項目建設的隊伍比較多，情況比較復雜，在施工人員方面，素質上也有一定的差別。

3.3 水利工程建設檔案資料的后續利用價值較低

從目前形勢看，大部分施工企業沒有形成規范化的工程資料管理體系，導致整體工作步驟順序混亂，不能精準有效地進行收集整理工作。在此基礎上，由于相關工作人員管理意識不強，在資料整理過程中可能出現疏漏或錯誤，致使資料缺乏真實性、有效性、準確性等，從而導致失去后期可利用或參考的價值，甚至由于參考數據的不規范，可能導致工程施工后期出現嚴重的質量事故，從而大大降低社會效益和經濟效益，以至于對施工環境和人員的生命財產安全構成威脅[3]。

4 PDCA循環在工程檔案管理中運用的意義

①為工程檔案管理提供了一個全新的研究視角。PDCA循環從項目管理的角度出發，將工程檔案視作一個獨立的項目運作管理，能夠更加嚴謹地從細節入手去分析這一復雜的管理過程。②在操作層面為工程檔案管理提供了具體的方法。PDCA循環共4個階段，8個步驟，每個步驟都能夠為工程檔案管理提供綱領性的指導方法，能在操作層面保障工程檔案質量。PDCA循環是個不斷循環往復的過程，上一級的PDCA循環是下一級循環的根據，下一級的PDCA循環是上一級循環的貫徹落實和具體化，各個循環之間相互協調、相互促進[4]。

5 做好檔案管理工作的對策分析

5.1 項目相關領導，要嚴把責任關

首先，應當明確項目領導相關責任。對于重點工程進行檔案管理，應當運用各種措施和辦法，將相關檔案管理工作進行落實，同時將相關的責任，納入領導責任制度中，在檔案管理過程中，應當通過有效途徑，對項目的責任人和分管領導進行一定的培訓，從而在思想和意識上，不斷增強檔案管理意識。其次，將檔案管理工作與工程建設同步。在重點工程建設過程中，應當將檔案管理工作，納入責任制度和崗位考核中。同時，將經濟責任制度考核和崗位責任制度建設以及工程建設檔案管理與規劃設計和工程施工以及竣工同步。

5.2 檢查環節

檢查是工程檔案高質量管理的重要保證。就文件本身來講，保證文件簽章手續的完備、簽字真實有效、文件頁無殘缺、附件齊全完整、編號書寫規范、保證原件留存等；就文件流轉來講，保證文件流程準確、合規，簽批人為文件真實負責人等；從整個檔案管理環節上看，核查全宗組卷邏輯順序是否合理，檔案管理方法是否符合相應法規、規章制度；保證檔案保管環境如溫濕度、現場環境等符合規定；對工程檢驗批、分部分項工程、單位工程檔案進行驗收把關；工程竣工驗收前對項目竣工檔案進行預驗收等[5]。

6 結語

隨著行業發展速度越來越快，施工企業也面臨著較大的挑戰。工程檔案資料管理在企業管理中占據重要地位，施工企業在管理過程中應重視工程檔案管理工作，從企業自身實際出發，運用科學的管理方式，構建有效的管理體系，提高管理人員的專業素養，推動了建筑行業的可持續發展。