企業辦公室行政管理精益化的應用實踐探討

王天宇

中國石油烏魯木齊石化公司 新疆烏魯木齊 860019

企業辦公室是企業進行行政管理的主要部門，它主要負責調研、執行等宏觀管理的職能，文件起草、通訊收發、業務接待等日常工作，因此，在企業中發揮著承接樞紐的作用。由于工作職責重大，內容繁雜，企業辦公室在行政管理中經常出現工作效率低下、工作流于形式、管理成本偏高等問題[1]。針對此，企業應強化部門職能、提高管理效率的角度探索新的管理模式，而精益化管理就是企業辦公室加強行政管理的重要思路。

1 企業辦公室行政管理精益化的實踐意義

精益化管理中的“精”體現在體系思維上，即管理上“精雕細刻”；業務上“精耕細作”；服務上“精益求精”；費用上“精打細算”，即少投入、少消耗資源，尤其強調減少對不可再生資源的投入和耗費，并最大限度獲得產出效益。

在企業辦公室行政管理中，精益化理念的滲透首先有利于強化辦公室的行政管理職能。辦公室通過行政管理，發揮著助手、決策、執行、保障以及協調的重要作用，而精益化管理能夠提高行政人員的服務意識，積極協調工作，落實工作要求，保證各項工作的有序展開。其次，有利于完善辦公室的管理制度。辦公室的日常管理內容繁雜，需要系統、細化的制度規范，而精益化的制度設計能夠最大限度覆蓋工作內容，促進辦公室各項有效開展。最后，有利于控制企業的管理成本。成本控制是辦公室形成管理工作的重要內容，通過精益化的設計，企業能夠有效降低對辦公室的資源投入，提高工作效率。

2 企業辦公室行政管理精益化的應用實踐措施

2.1 明確定位，把握行政管理目標

在精益化管理中，企業辦公室應該明確自身的定位，把握自身的職責，將行政管理效果與其他管理、專業部門的運轉相掛鉤，進而構建行政管理目標，指導各項工作有序、有效開展。

根據精益化管理要求，企業辦公室應首先應確立構建完善的行政體系這一整體目標，并結合服務、協調、管理等基本行政職能，細化目標內容，其主要包括，整合企業的整個行政架構，理順企業的內外部關系；與人事、財務、后勤保障等各部門建立良好的溝通，構建相應的服務體系；建立監控管理制度；通過形成工作建設企業文化。此外，企業管理者還應針對各項具體的事務體系，細化目標，其中包括辦公室管理、文書機要管理、接待事務管理、會議管理、總務后勤管理、企業行政信息系統管理、企業檔案管理等方面，然后根據各項工作差錯率、內部考核次數以及部門成本控制率確定目標評價標準，作為辦公室行政管理工作評價的依據。這樣企業在辦公室管理中才能夠形成完善的目標體系，并將目標分解滲透到各個工作環節，為提高工作質量，控制行政管理成本提供指導。

2.2 明確要求，把握形成管理要點

辦公室行政管理的精益化需要把握相應的要點，這樣才能抓住主要矛盾，推動工作的落實，同時也逐漸完善工作模式，促進行政管理的有序運行。

根據精益化管理要求，辦公室在行政管理中應把握以下幾點：第一，完善崗位設置，做到權責對等，一崗雙責；企業應根據辦公室的職能和流程，根據行政管理要求科學設置工作崗位，明確崗位的職責和權力，確保崗位之間的明確分工、協調配合，進而實現辦公室整體功能的最大化。第二，完善工作流程，確保各項工作的順利對接。為控制管理成本，企業應在科學分析的基礎上，精簡辦公室人員，砍掉不必要的工作環節，確保各環節之間的“無縫銜接”促進行政管理工作的順暢運行。第三，優化考評體系，做好效益考核。針對行政工作內容設計定性與定量化考核辦法，盡量提高定量考核的比重，利用考核激勵行政人員實現工作效益最大化。第四，健全工作制度，實現規范管理。健全辦公室各個環節事務管理的工作制度，定期進行制度考核，根據行政管理工作要求及時補充制度中的漏洞，避免出現“掛空擋”的現象，完善制度內容，提高制度管理的實效性。第五，搭建信息平臺，如中國石油內部的“中油即時通訊”系統，能夠快速聯動，做到及時的信息共享，確保各項工作的有效銜接，利用專業辦公室管理軟件構建行政管理系統，促進各項工作的信息化、自動化、智能化發展。

2.3 明確細節，落實行政管理要求

企業辦公室各項日常管理工作內容十分繁雜，而把握工作細節，完善工作流程對于提升管理效益具有重要意義。在日常管理中，辦公室相關部門應做好文件的打印、審核、校對、分發，做好公文處理，通過責任管理，確保文件內容準確、完整；在接待管理中，要嚴格按照規范接待標準，提高接待質量，充分展示公司良好的企業形象、工作作風及人員素質；在檔案管理中，應根據相關要求完善檔案內容，形成清晰、規范的管理流程，加強對檔案的分級、分類、編號、登記管理，嚴格執行調閱、借用程序，并做好電子文檔和紙質文檔的同步保存，利用信息手段提高管理效率；在會議安排與業務接待中，應做好各環節的銜接，按照相應標準做好會議準備工作與人員接待，合理控制管理成本；嚴格辦公室的耗材管理，控制辦公用品的投入，提倡節儉，提倡紙張等資源的二次利用，對耗材投入做好登記管理，定期檢查、監督，控制行政管理成本[2]。

3 結語

總之，精益化理念在企業辦公室行政管理中具有重要的實踐價值。基于此，企業管理者應明確辦公室的職能定位，把握行政管理目標；明確精益化管理要求，把握形成管理要點；把握工作細節，細化行政管理措施，進而控制辦公室行政管理成本，提高企業發展效益。