新時期如何建立健全干部人事檔案管理制度
——以農業科研單位為例

文/云南省農業科學院茶葉研究所 寧功偉

制度是開展工作的前提和保障，農業科研單位人事檔案管理亦是如此。檔案制度建設就是通過一系列措施，使檔案管理工作制度化、規范化和科學化，以保證檔案管理工作的質量和效率。隨著國家治理現代化的推進及干部人事制度改革的不斷深入，人事檔案發揮作用的空間越來越大，與干部職工的關系越來越密切，同時對人事檔案管理工作也提出了新的標準與要求。人事檔案管理作為農業科研單位日常管理工作的一部分，必須樹立新的觀念，建立健全人事檔案管理工作規章制度，才能實現單位人事檔案管理規范、運行有序、服務高效的目標，而這一目標又必須依賴一個兼具全面性和科學性的規章制度體系。

一、農業科研單位人事檔案管理制度建設的重要性

（一）有利于增強干部職工的檔案管理意識。人事檔案從材料生成、收集、整理到歸檔和提供利用，手續多，要經過多人的操作，涉及面較廣，通過建立并積極有效地貫徹執行檔案管理制度，有助于提高檔案管理工作人員的檔案意識；人事檔案管理工作流程科學化、明晰化、規范化，能夠促使干部職工更樂于配合檔案管理部門完成個人學歷學位、入黨（團）、考核（鑒定）和科研成果等人事檔案材料的歸檔，提高全體干部職工的檔案管理意識。

（二）有利于提高人事檔案的管理質量。農業科研單位構建完善的人事檔案管理制度，有兩方面優勢：一方面，有助于規范或完善人事檔案各項工作，人性化、科學化管理人事檔案，確保檔案的安全性和保密性；另一方面，還可以為單位科研、人事等部門提供強有力的依據，比如，業績評價、工資調整、干部考察、職務晉升等，最大限度地發揮人事檔案管理的作用和價值。

（三）有利于人事檔案管理法制化和規范化。法制化是做好人事檔案管理工作的基礎，做好人事檔案管理工作應以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。人事檔案是個人生平履歷的憑證、依據和參考材料，具有法律效應，來不得半點馬虎。人事檔案管理的法制化，就是要依據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規來管理檔案，農業科研單位人事檔案管理工作的規范和完善需要有一套完整的制度體系作保障，這樣才能推動人事檔案管理的法制化和規范化。總之，農業科研單位只有不斷建立健全人事檔案管理制度，依法治檔、依法管檔，向制度要管理，向制度要效率，才能實現人事檔案管理的法制化、科學化和規范化。

二、農業科研單位人事檔案制度建設存在的問題

（一）檔案管理制度不全面。人事檔案是農業科研單位檔案的重要組成部分，不僅關系到單位職工的信息記錄，而且關系到人事主管部門相關工作的統籌安排。但是，當前大部分農業科研單位并沒有建立健全人事檔案管理制度，沒能實現全面綜合的有效管理。首先，事業單位現行管理制度主要集中于檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制定系統完善的人事檔案管理制度，嚴重影響了檔案材料收集的全面性和數據存儲的準確性。其次，人事檔案在接收、鑒別、整理、轉遞和查借閱等方面的管理制度缺失嚴重，檔案的安全及保密工作存在很大風險，這嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

（二）檔案管理制度陳舊落后。就目前而言，大部分農業科研單位人事檔案管理制度雖已參照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等管理規定做了修改和完善，這些管理制度都是在20世紀末期形成的，對我國檔案管理制度的建立、檔案機構的完善和檔案事業體系的形成曾經發揮過巨大的作用。隨著干部人事制度改革的不斷深入，檔案信息形態、檔案的整理、存儲及業務范圍都在發生變化，這種產生于計劃經濟時代的檔案管理制度雖有過一些調整：如2009年中組部重新頒布的《干部人事檔案收集歸檔規定》等制度，但農業科研單位的人事檔案管理仍處于相對落后封閉的狀態，沒有順應時代發展，更沒有適應事業單位人事制度的變化，對檔案管理現代化及信息化方面的管理規定很少涉及。另外，農業科研單位聘用人員是按照專業技術、行政管理和工勤技能崗位實行聘任，人事檔案管理制度對專業技術人員和行政管理人員人事檔案均有相應的管理規定，但對工勤技能人員人事檔案的管理卻沒有明確。

（三）檔案管理工作與單位實際銜接不暢。農業科研單位檔案管理工作人員并非專職人員，大部分身兼數職，有時還頻繁換人。由于檔案管理人員事務繁多，在檔案材料的收集、整理及歸檔方面往往力不從心，人事檔案管理只是平時的機械式收集堆放，沒有按時進行整理歸檔，部分單位甚至多年不對檔案進行歸檔。由此造成人事檔案手續不完備或遺失，如干部履歷表、干部履職考核表等雖有表但未簽字蓋章，有的職工甚至沒有把材料交給人事檔案管理部門，如此惡性循環，最終導致人事檔案管理工作無法正常開展。

三、農業科研單位人事檔案制度建設的意見建議

（一）正確認識農業科研單位人事檔案管理的重要性。人事檔案記錄著干部職工學習和工作中的不同經歷和德才表現，是教育培養、選拔聘用、監督管理干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部職工合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，同時也是人力資源管理與開發的重要依據。農業科研單位領導不能輕視干部人事檔案管理，要切實提高思想認識，加強組織領導，嚴格責任落實，將人事檔案管理工作與其他工作開展相結合，將檔案管理納入考核，實行科學合理的激勵獎懲機制。同時，要及時組織協調解決好干部人事檔案管理工作中出現的難題，增加檔案管理工作的資金投入，不斷更新和完善檔案管理工作基礎設施和電子設備，選拔配備一批專業素質過硬、工作責任心較強的人員從事檔案管理工作，著實提高單位檔案管理的水平和效率，以推進檔案管理工作順利進行。

（二）制定符合本系統本單位的檔案管理制度。科學合理的檔案管理制度是科研單位人事檔案管理有序開展的重要保障，各級各類農業科研單位都應建立一個符合本單位的完善的檔案管理制度。首先，要明確人事檔案管理工作細節，包括檔案收集范圍、整理規范、查借閱等相關事項。從細節入手，建立一個完整的檔案管理行為細則。在一個完善的檔案管理制度中，應對檔案管理過程中可能發生的情況作出說明。例如，檔案出現破損時，工作人員應當怎么處理，這些都應該在管理細則中體現出來，從而為檔案管理工作提供一個正確的依據。其次，應堅持“責任到人”原則。人事檔案管理，應當以條文形式明確管檔工作人員具體的工作職責，避免人浮于事，同時也有利于提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理工作并不是一件一蹴而就的工作，而是一項循序漸進、不斷更新和完善的工作。因此，建立一個科學合理的干部人事檔案管理制度是非常必要的，這樣才能保證管檔工作人員有用武之地。最后，人事檔案管理制度相關條文的制定要與時俱進，尤其是近年來干部人事制度改革的不斷深入，科研事業單位用人情況也在不斷發生變化，這就要求人事檔案管理制度隨干部人事制度的改革而變化，應結合單位實際不斷修改和完善人事檔案鑒別歸檔、檢查核對及檔案數字化等制度。同時，應根據事業單位干部人事制度改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的規章制度，通過不斷更新和完善檔案管理制度，從而提高檔案管理質量和效率。

（三）加強干部人事檔案信息化建設。農業科研單位應樹立信息化管理思想意識，加強檔案管理工作信息化建設。首先，領導及檔案管理工作人員應該樹立起電子化信息化思想意識，勇于挑戰新事物，在檔案管理工作中要拋棄落后的管理理念，在檔案管理中使用先進信息化手段解決問題。其次，農業科研單位要建立健全檔案信息化管理設施系統，同時還要強化信息化軟件和硬件的實施，從整體上促使電子設備和網絡在農業科研單位檔案管理中的使用率，促使檔案管理工作效率和質量不斷提升。最后，農業科研單位要構建人事檔案信息化管理制度，通過科學有效的制度，確保檔案信息化管理工作的有序開展。確保電子檔案管理的安全、科學、合理、有效。傳統的紙質檔案存在很多弊端，比如：易丟失、難保存、不便捷等。電子檔案方便人們隨時查閱信息，全面避免了人事檔案人為涂改、調換等現象，實現人事檔案管理工作的高效運行，達到提高人才資源合理配置的目標。

四、結語

農業科研單位人事檔案管理是一項非常重要的工作，所以，這就要求農業科研單位從思想意識上認識到人事檔案管理工作的重要性，立足于實際，投入人力、物力、財力，構建完善的人事檔案管理制度，不斷強化檔案管理工作信息化建設力度，從整體上促使檔案管理工作信息化水平提升，從而真正意義上助推人事檔案管理工作穩健可持續發展。