數字化校園視域下檔案管理模式研究

文/濟寧市高級職業學校 周佟

在高校發展歷程之中，校園檔案能夠有效記錄高校的歷史，儲存校園建設、教師管理以及學生教育等重要材料，為后續校園工作的順利開展提供數據支撐。當前我國大力推行數字化校園建設，電子檔案也逐步實現了對紙質檔案的替代。不同于紙質檔案管理，電子檔案管理工作所樹立的理念以及所采取的模式大相徑庭，需要相關管理人員依據高校自身實際情況來選擇合理的檔案管理模式，才能夠有效契合數字化校園建設的基本需求。

一、數字化校園建設與檔案管理工作之間的關系

（一）包含關系。在進行數字化校園建設時，其范圍包含了高校所有部門以及相關資源，覆蓋了管理、教學、服務以及科研這類不同領域，而數字檔案館是其中一個重要組成部分。建立數字檔案館的目的是讓高校檔案管理工作顯得更為網絡化、數字化以及智能化，進而能夠實時管理高校檔案相關數據信息，由此能夠看出當前電子檔案管理工作與數字化校園建設之間屬于一種融合關系。

（二）促進關系。高校要想得到健康的可持續發展，必須依賴于高質量的檔案管理工作。在數字化校園視域下，高校各個部門已經逐步采用了網上辦公這一模式，讓不同部門之間的壁壘得以打破，形成了一個有機的整體，這樣一來，相關資源能夠得到充分共享。而在這一過程之中，數量眾多的電子文件應運而生，怎樣對這類電子文件進行及時的鑒定以及歸檔，是當前高校檔案管理部門首要考慮的重點問題。要想有效解決這類問題，高校檔案管理部門應當采取一個網絡化以及數字化的工作模式，讓檔案管理系統能夠完成在不同部門之間的交流與共享，進而實現檔案管理相關工作對接其他部門的相關工作。建設數字化校園能夠有效促進高校檔案管理工作顯得更為信息化、數字化以及網絡化，有效推動高校檔案管理工作的良好發展。同時，檔案管理部門通過數字化手段和其余部門進行對接之后，能夠讓相關數據信息快速實現儲存的目的，不但讓傳統復雜的業務流程得以簡化，有效降低了檔案管理工作人員的工作壓力，還能夠對不同部門進行有效整合，同心協力推動高校各項工作順利開展。

二、數字化校園視域下高校檔案管理工作的要求

（一）做好安全保障。要想讓高校檔案自身的作用得以充分發揮，就必須保證檔案自身的完整性以及真實性。因此在數字化校園視域下，高校檔案管理人員應當加大對電子化檔案的儲存與保真監管力度，做好相應的安全保障，防止高校檔案信息受到內外因素的干擾而產生遺漏、失竊等現象。

（二）構建正確的管理體系。不同于紙質檔案，在對電子檔案進行儲存以及使用時往往會采取不同的方式，這導致高校數字化檔案管理在管理標準、管理指標、管理流程等方面都有較為明顯的差異。因此在數字化校園視域下，高校檔案管理要想獲得良好的發展前景，就必須對原有的管理體系進行改良與優化，結合高校自身實際情況以及時代發展需求，構建一個較為完善的檔案管理體系，從而有效保障高校檔案管理工作的基本成效。

（三）設定合理的管理權限。在數字化校園的背景之下，要想讓高校檔案管理工作實現數字化與信息化，必須要合理設定相應的管理權限，讓高校檔案部門相關管理人員擁有對檔案信息的絕對管理權力，同時檔案生成部門也應當擁有對檔案信息的查閱以及利用權力，并且應當讓檔案生成部門對檔案信息進行修改的權限得到一定程度的限制，這樣才能夠實現檔案數字化管理。

（四）通過數字化方式來對檔案信息進行利用。在建立完善的檔案管理體系之后，高校檔案管理人員應當通過數字化檔案信息應用平臺的建立，讓檔案管理的成效得以充分發揮。這一平臺能夠以數字化檔案建設為前提，讓檔案數據資料所具備的數字化功能得到深入挖掘，從而最大化提升檔案管理工作的質量及效率。

三、不同檔案管理模式在數字化校園中的應用價值

（一）文件生成機構保管模式。文件生成機構保管模式主要是指在進行檔案管理時，由文件生成機構負責對所有電子文件進行保管，并按照相關的標準對這類數據信息儲存與歸檔至檔案數據庫之中。在對電子檔案進行保管時，文件生成機構能夠對電子文件進行鑒定、保管、歸檔、收集以及銷毀等操作，無須把檔案信息交付給相應的檔案管理部門。如運用這類檔案管理模式，就會對檔案管理人員的專業素質有較高的要求，生成機構需要組織專業的檔案管理人員對檔案數據進行鑒定、歸檔以及鑒定等方面的工作，且必須嚴格按照既定的規章制度辦事。在這一模式中，文件生成機構不但擁有對電子檔案進行鑒定、保管、歸檔、收集以及銷毀等權力，同時也會對這類檔案的真實性、可靠性以及完整性負責，但也只限于本機構所生成的相應電子檔案，對其余機構所生成的電子檔案只能夠進行查閱以及利用。而在這一模式下的檔案管理部門權限相對較弱，只能夠對電子檔案進行查閱和利用，但要負責根據高校檔案實際情況制定相應的規章制度，明確高校檔案管理工作的發展方向，做出正確的工作規劃，能夠在文件生成機構開展相關業務的過程中進行監督。這一模式中，檔案管理部門的主要任務是對檔案數據的格式、著錄項等標準進行統一，并通過嚴謹的鑒定工作讓電子檔案具備更高的完整性。同時在日常工作中，還要定期管理與維護檔案數據庫，確保其能夠正常運轉，提升其安全性，防止相關電子數據信息被竊取或遺失。而普通用戶在這一模式中能夠對電子檔案進行查閱及利用，既可以親自到檔案管理部門進行查閱，也可以通過互聯網在線進行查閱，相比以往顯得更為便利。但需要注意的是，高校若采取這一檔案管理模式，那么在各方面都會面臨著較高的要求，不但要構建一個健全的檔案管理體系，并且檔案管理人員的專業素質也必須滿足相應的標準，所需要的硬件設施設備質量要求較高且造價高昂，一般來說，普通高校無法滿足這一模式順利開展的基本要素。

（二）檔案管理部門保管模式。檔案管理部門保管模式主要是指當文件生成機構生成了相應的電子文件之后，將其傳送給檔案管理部門，后者通過著錄以及鑒定等工序對電子檔案進行分類、統計、歸檔、保存或者是銷毀。在這類模式中，檔案管理部門具備較大的權限，能夠完全控制電子檔案：一是對檔案管理的所有流程進行全權負責，確保所歸檔的電子檔案具備較強的有效性、真實性以及完整性。二是檔案管理部門要負責構建統一的檔案管理方式、規章制度，明確高校檔案管理工作的發展方向，嚴格管理高校檔案管理工作有關的各個領域。在人員配備方面，這一模式對于檔案管理人員專業素質的要求不如文件生成機構保管模式那樣嚴苛，雖然也有一定的門檻，但大部分人能夠勝任，因此這一檔案管理模式適合大部分高校應用。在這一模式之中的文件生成機構所擁有的權限相對較小，只能夠對所生成的電子檔案進行查閱及利用，并且在對這類電子檔案進行利用之前，必須獲得檔案管理部門的認可。普通用戶也是一樣，在獲得準許之后，才能夠對電子檔案進行查閱。相比之下，這類檔案管理模式適用于具備健全檔案管理部門的高校，檔案管理部門在硬件和軟件方面都有足夠的能力負責全校的檔案工作，并制定統一的檔案管理辦法和相關規章制度。

（三）聯合管理模式。聯合管理模式是指由檔案管理部門根據高校實際發展情況，建立完善的檔案管理規章制度，而文件生成機構則按照相應的標準完成對電子檔案的歸檔，讓其能夠被儲存至相應檔案數據庫之中，在歸檔之后則由檔案管理部門對檔案數據庫進行日常的管理與維護工作。這一檔案管理模式和檔案管理部門保管模式相類似，文件生成機構所擁有的權限遠遠小于檔案管理部門；不同點在于，文件生成機構也有對部分珍貴文件的控制權力，且檔案管理部門在開展相關工作時也會受到文件生成機構的實時監督。檔案管理部門對電子檔案所擁有的控制權主要體現于查閱、統計、利用、儲存、銷毀以及更改等權力，同時檔案管理部門也具備保證歸檔電子檔案在內容與格式方面的統一性。在這一檔案管理模式之下，普通用戶要想對電子檔案進行查閱及利用，可以向檔案管理部門或者是文件生成機構任一方提出查閱及利用電子檔案的請求，兩種機構都有一定的權力給普通用戶提供相應的服務。相比之下，這類檔案管理模式有更高的工作效率，且檔案管理部門與文件生成機構必須進行良好的協同配合，才能夠促使高校檔案管理工作順利開展，實施難度不大，且在成本支出方面也較為低廉，有著較高的可行性，適用于大部分高校開展檔案管理工作。

四、結語

綜上所述，隨著信息技術水平的不斷提升，給人民群眾的日常生活帶來了較大的便利，我國教育體系也面臨著一定程度的革新，數字化校園建設得到了廣泛的應用。在數字化校園視域下，高校檔案管理工作亟待優化與完善，相關管理人員應當認識到不同管理模式的優缺點，結合高校自身的實際發展情況選擇適當的檔案管理模式，進而為廣大師生及普通用戶提供最優質的服務，促進高校檔案管理工作順利開展。