新醫改背景下醫院檔案管理改進及優化

文/汕頭市中心醫院 林寫意

檔案不只是簡單的文件記錄，更是重要的參考資料，包含著重要的信息，比如病人就診的門診處方和住院病歷、檢查報告、醫護工作記錄、醫院內部的協議決策、會議記錄以及醫療事業發展的文獻記載等，這關系到患者的就診信息以及醫院的管理和發展，所以，如何更好地對醫院檔案進行管理意義重大。

一、醫院檔案管理工作現狀

醫院不僅擔負著醫療救護工作，還要履行教學研究的使命。在黨和國家的大力支持下，大部分醫院積極落實國家各項醫療政策，依靠醫院全體工作人員的努力不斷發展壯大，醫院想要更好地發展，就需要秉承科學發展的理念，建立更加成熟的醫療體系，向政府和人民提交一份滿意的答卷。但是很多醫院在發展過程中，出現了各種各樣的問題。

醫院在提供醫療救治服務的同時，也產生了各種相關的檔案文書，其中包括醫院的會議記錄、學術報告、影音資料和患者的病歷文書等，在傳統的檔案管理中，出現了工作人員被動管理以及檔案利用率不高的現象。

在新醫改前，很多醫院對于檔案管理工作沒有做到實處，沒有充分展示檔案管理工作的重要性，沒有體現檔案管理的價值意義，因此對于醫院檔案管理方面的工作，工作人員應該積極克服各種困難，端正態度，改變方式方法，更好地去管理并完善管理機制，竭盡全力解決出現的問題，前提是更好地領會新醫改機制的核心精神和內容，更好地進行相關的工作。

二、新醫改背景下醫院檔案管理工作的指導方針

（一）切實認識到新醫改背景下醫院檔案管理工作的重要性和緊迫性。醫院檔案管理工作是醫院管理中的重要組成部分，是對醫院工作中產生的資料文件和數據報告等方面的管理，是醫院管理工作的考核依據，主要涉及院內文件、黨委發文，決策性文件、合同協議以及會議記錄和醫護工作記錄等文書檔案，這些資料信息份量一般比較大，處理起來比較繁瑣，但是這些資料對于醫院和患者而言是相當重要的，關系到醫患關系和醫療質量的評判，所以要以正確的態度去處理這個工作。在新醫改政策下，醫院人員要切實認識到檔案管理工作的重要性。新醫改的理念是“以人為本”處理醫院工作，要以科學的態度去處理醫療工作中產生的檔案，而且在醫療事業越來越快發展過程中，這項工作會顯得更加迫切。

（二）領會新醫改體制下對于檔案管理的指導思想。新醫改要求，處理醫院檔案工作要以正確的思路，以醫療事業從業者的高尚品質，保持科學嚴謹的態度，還要用客觀的態度去處理檔案資料，尊重真實情況，不篡改、不涂抹、不破壞，尊重知識技術。

（三）新醫改對于檔案管理的要求。對于檔案管理工作，要做到全面詳細地規整檔案信息，全力保證檔案信息的完整性以及真實性，既能詳細體現專業的書寫記錄，又能展示出醫院的形象，更為了給查詢或取證等相關方面的工作提供真實的資料依據。

（四）進行檔案管理工作時的基本準則。從業者應以較高的思想覺悟、高度的責任心、高質量的工作效率，以及對檔案管理工作的高度重視，用相關的法律條例和醫院的管理制度規范和約束自己。對于患者資料信息要進行高度保密，而且不得泄露醫院內部檔案資料，更不能假公濟私，販賣資料信息，要維護原作者的權益和保護患者的隱私。

三、新醫改背景下醫院檔案管理的優化措施

（一）重新建立檔案管理機制。為了提高檔案管理的效率以及工作質量，需要重新建立管理機制。要重視檔案的重要價值，要領會檔案管理工作的作用和意義，務必以新醫改機制為主要指導方針，從醫院管理的全局出發，重新審視工作的流程，從源頭找到工作效率低、質量低的原因，循序漸進，按照醫院管理規范和制度合理規劃工作進度，把管理工作放到第一位，在此基礎上建立一套成熟的檔案管理機制，通過機制的運作實施去進行檔案管理工作，這樣就能客觀有效地評價工作的效率和質量，才能衡量管理工作是否到位。

（二）保證監管檔案的完整性。作為檔案管理人員，應該從檔案專業的知識理論出發，把專業技能落實到實踐工作中去，在專業理論的支持下，要力求保證檔案文件的完整性，包括內容的完整性和資料的完整性，保證內容不缺失、不增加以及內容的真實可靠性，還要保證資料無缺損、無腐爛、無損壞等，這就需要工作人員定期檢查檔案的完整程度，保證存放區域的安全可靠，主動排查可能出現的隱患，以防止因為粗心大意和失職而造成不必要的損失。

（三）引進新的管理技術和方式。在新醫改機制下，應保持不斷學習的態度應對檔案管理工作。新醫改要求，在檔案管理工作中，樹立新的管理觀念，結合現代化技術，比如網絡信息技術、圖書管理技術，實行電子化處理檔案管理工作，把紙質檔案管理模式轉化成電子化管理，第一是降低因翻閱檔案帶來的損壞，第二是提高了查閱檔案的效率，使工作模式逐步向無紙化辦公的方向轉變。首先，要認清檔案管理現代化技術實施的重要價值和意義，檔案管理是醫院管理工作中重要的組成部分，是醫院的“大腦”，保管著醫院工作的資料文件，更是提取信息的“備忘錄”，所以對于工作要做到實處，要提高自身的政治覺悟和法律意識，要不斷充實自身的專業知識和醫學常識。在此基礎上，還要加強自身專業的能力，這樣在具體的工作中就能提高工作效率和質量。其次，最主要的是把新的管理技術和方式嫁接到檔案管理工作中來。可以借鑒圖書管理模式，把各種檔案按照一定規則進行整理分類，合理排列擺放，把檔案信息輸入電腦方便查詢和使用。在查閱信息時，不但耗費時間，查看的效率也會大打折扣，這就需要管理人員合理整理歸類，同類文件歸類到特定區域，以方便查找的編碼表示序號，這樣就可以在需要時，快速有效地找到檔案，既提高了查閱效率，又健全了查找模式，對資料的了解更加形象和直觀。

（四）確保信息的安全。在存放檔案時，要保證信息的安全性。要求工作人員在工作中，嚴格執行保密制度，對于資料的隱私要加大保護力度，不向沒有查閱權限的人公開資料，不對外倒賣醫院內部資料以及患者信息，以最高的思想覺悟要求自己，用法律條例約束自己的行為。

四、做好檔案管理工作的重要意義

在新醫改背景下，檔案管理工作者做好檔案工作，既是工作的職責要求，又是對新的醫改機制的落實。對醫院管理方面來說，是保護患者重要信息和醫院財產的體現，對國家醫療事業發展來說，是助力醫院管理工作的動力，是體現管理工作的價值，是完善新的醫療體制改革的重要組成部分。在新醫改背景下，為了支持醫療保障體系的建立，醫療檔案工作在不斷與時俱進，改革力度也在逐漸加大。對于衛生系統的卷宗文件，以及醫院的處方病歷，對于檔案的保護、保存力度也逐步提高，這些都要求檔案管理工作不斷成熟和完善。

我國的醫改政策已經實行12年了，在衛生系統中尚存在諸多問題，尤其是在管理觀念方面存在認識不足，傳統的管理觀念依然主導著從業人員的工作思想，導致無法與新醫改的機制同步，導致工作質量下降，所以醫院內的管理層應該傳達上級的工作精神，在工作中監督檔案管理人員的工作職責，敦促其認真學習新的管理模式、新的管理方式，領會新的管理理念。

五、結語

在新醫改機制下，醫院需要認真學習并領會醫改精神，要保持高度認真的工作態度，在全院會議上要強調檔案管理工作的重要性。尤其在檔案管理工作中，專業人員應有學習的主動性和高度的責任感，部署實施的措施，要從改變管理方式、落實管理工作、建立管理機制方面進行工作安排，積極融入新的管理理念和技術，做好創新工作，做強管理工作，這樣才能以最積極的狀態將新醫改機制政策落實到位。