煤炭企業檔案管理現狀及對策分析

文/寧夏銀星煤業有限公司 吳晶晶

檔案管理是指儲存、管理檔案實體、檔案信息，并加以利用，為其他業務服務，多由企業檔案部門負責，企業檔案是企業改革和快速發展中不容忽視的工作內容之一。檔案管理是集管理與服務為一體的工作，對企業而言，檔案管理與其經營生產直接掛鉤，而檔案管理質量不高或者泄露，則會嚴重影響企業的經濟效益。我國經濟體制發生變化，信息技術在各行各業的應用，給企業發展帶來了新的發展機遇，也帶來了許多嚴峻的挑戰，企業在變革過程中，不僅要重視體制改革，更加應該提升檔案管理能力，從整體上優化內部結構，提升服務生產經營的水平。

一、提高企業檔案管理質量的意義

（一）檔案管理的基本意義。首先，檔案管理是企業科學管理的必要環節。當下，許多企業管理科學化進程十分緊迫。檔案管理是企業管理中的基礎環節，是將復雜、零散的檔案材料進行整理和保存。若不能對檔案材料進行及時、合理、規范歸檔管理，則檔案有可能被盜、被復制等，其中一些重要檔案對企業發展十分關鍵，若給不良用心的人可乘之機，則會造成管理的被動，導致企業內部管理出現混亂，影響企業當下及未來的經濟發展。企業人員流動較為頻繁，檔案不及時保存，或管理缺乏專業性、獨立性，由其他職能部門進行保管，無法有效監督檔案管理工作。關鍵人員跳槽等現象，會使管理出現斷裂甚至使企業機密、自主知識產權等重要信息流失，其后果是無法預知且十分嚴重的。因此，只有高質量的檔案管理，才能為企業的正常生存發展提供堅實保障。其次，檔案關系企業管理的基本信用，社會公認的檔案是企業信用信息的重要資源和評判標準。因此，只有完善、高質量的檔案管理才可以體現出企業擁有較高的信息誠信，從側面反映企業在信息建設、綜合管理等方面的水平。而信息化時代，信息泄露等實例不斷暴露在公眾面前，因此檔案管理備受現代人的關注，在企業合作及人員擇業時，也會考慮企業的檔案管理水平。最后，檔案是企業文化建設中的重要信息來源。企業的文化建設無疑要考慮企業發展歷史等重要因素，企業核心文化也是從企業歷史中精煉出來的，需要較完整地反映企業發展的歷程。而檔案存儲著企業發展過程中的所有真實信息，因此企業在進行文化建設時，無疑會立足于企業發展歷史和發展現狀，建設擁有自身特色且傳承企業優勢的文化。

（二）檔案管理在經濟效益方面的重要意義。檔案管理是專業性和技術性要求都很高的工作。對檔案信息進行經濟效益分析，能為企業經營發展提供有效的途徑或預測自身管理、經驗的發展方向，因此專業高質量的檔案管理能為企業提供可觀的現實經濟效益。企業檔案管理產生的工作效益，與檔案管理的投資建設、檔案部門對檔案信息的實際需要存在有效滿足的正相關，即投資建設力度越大、實際需求與信息匹配程度越高，企業檔案能創造更多更好的效益，反之亦然。隨著經濟快速發展和我國經濟人才的不斷積累，經濟學與檔案效益學成為與檔案管理有關的一項重要的學術研究內容。檔案管理為后續工作提供信息，幫助企業順利、高質量發展。反觀當下許多企業的檔案管理，缺乏對這一實際意義與問題的研究和考慮，或過分強調檔案的經濟、社會效益，忽略其對企業有長遠發展意義的潛在價值。

二、煤炭企業檔案管理現狀及問題

（一）檔案管理的方式落后。就目前的多數煤炭企業而言，其信息化建設過程較為復雜，需要考慮的因素十分多，而煤炭企業在管理中，多將資源管理、人員管理、設備管理等放在首位，忽視檔案的重要性，因此許多煤炭企業依然側重于傳統的檔案管理方式，以紙質的檔案為主，由檔案部門進行專業的分類、存儲，因此在儲存之處會消耗較多的人力和時間，且需要特定場所進行檔案存儲，而在檔案利用階段，需要人工查閱，因此也費時耗力。在信息爆炸、工作內容多的當下，傳統的工作方式已無法滿足工作需求。甚至部分煤炭企業沒有專門的檔案管理部門，檔案管理歸屬行政附屬工作，導致工作無人管，或者無專人管理。

（二）管理人員缺乏科學認識。現階段，很多煤炭企業更加注重經濟效益，很少注重檔案管理工作，認為檔案管理工作無足輕重，對于檔案管理不夠重視。煤炭企業在創新、變革的過程中，在激烈的市場競爭環境中，以生產為主，以效益優先，注重追求自身發展和經濟效益，對有形資產和財富的管理非常重視，對無形資產管理卻存在明顯的認識不足現象。檔案管理作為企業無形資產管理中的重要內容，煤炭企業領導中只有很少能看到檔案管理的作用和價值，對于檔案管理缺乏認知，導致煤炭企業檔案管理得不到重視。

（三）檔案管理員的專業性不足。現代煤炭企業檔案管理工作需要極強的專業性，以提高該項工作的質量，因此人員的技術能力和綜合素質會影響檔案管理的效果。目前許多學者提出檔案管理應實現更高水平的標準化、規范化，因此對工作者的能力、素質、道德等提出了更高要求。而現實中，煤炭企業檔案管理無專人、專員負責，缺乏專業科班出身的管理人員，或缺乏專業培訓，綜合素質不高，再加上領導不重視等因素，使得部分人員的工作態度更加消極、缺乏責任感。

（四）檔案管理的水平不足。信息技術在企業檔案管理中的運用，能大幅提高管理效率及質量。但檔案信息化管理系統的建設涵蓋許多方面，因此許多煤炭企業尚未構建一體化電子檔案系統。具體而言，辦公系統信息化較為完善，但在檔案數據庫建設、加密、信息安全等方面的建設尚不成熟，如電子檔案存在較高的被入侵風險，會影響煤炭企業管理的穩定性和信息的安全性。且在檔案管理流程、標準等方面，不夠科學和規范。

（五）管理設備建設復雜、檢索效率低。信息化建設不僅需要采購相關的信息設備，還需要選擇合適的軟件、采購相關的防護設備，如需要做好電腦設備的防潮防火措施，但實際建設中，因為資金投入不足等原因，信息化建設并不完整。反觀市面上常見的檔案管理軟件，也存在文本檢索方法老舊等問題，二次開發的內容很少，隨著自身和科技的發展，需要不斷更新、適應軟硬件。檔案管理和利用，需要通過檢索功能快速查閱，這也是數字化管理較傳統管理最大的優勢，提升了檔案管理的整體效率。但由于諸多因素，煤炭企業自身為了降低管理成本，一些煤炭企業在記錄等環節依然采用紙質管理，信息化建設未完全，信息依然存在較高的損毀、篡改風險，一定程度上降低了信息檢索效率和檔案管理的有效性。

三、煤炭企業檔案管理問題的應對對策

（一）加強對檔案管理員工的培訓。首先，檔案管理中人員的能力、素質影響著檔案的效力。針對員工能力等方面的問題，應通過專業培訓強化其專業能力和綜合素養，具體而言，需要強化員工信息收集、分類整理、分析等方面的操作能力；針對煤炭開采合同、合作協議、煤炭人力資源檔案等，要做好檔案管理分類。重視檔案管理、關心員工、培訓等方式，強化其工作態度、責任意識，使其充分了解檔案管理的重要性，強化其防火防盜意識、重視信息安全管理。其次，人員離職、調動等現象在每個部門都很常見，基于檔案管理的重要性和其管理復雜等特性，需要重視相關人員的工作交接，嚴防信息泄露、工作交接紕漏等問題。部門領導應參與復雜工作的對接，并做好人員電話等信息的記錄。

（二）提升數字化檔案管理水平。設備的性能是檔案管理效率提升的保障。首先，應選擇穩定、安全性高的設備，數據存儲選擇騰訊云等可靠的云存儲，并進行備份。采購軟硬件時需考慮其擴容可能性、性能穩定性。其次，應設計出合理嚴格的操作流程和標準。為了保障信息的安全，需要設置防火墻等，按檔案不同的機密度設置層次化的訪問權限。機房、硬件應做好防火等保護措施。

（三）制定嚴格的數字化檔案管理安全保密制度。煤炭企業檔案中一些檔案具有較高的機密性，管理中務必要做好信息安全、保密等工作，企業檔案儲存的個人、企業自身的信息，都對自身工作發展有著重要意義。根據信息的內容及重要程度，會要求員工遵守不同程度、不同時限的保密制度。如果員工泄露信息，有可能被不法分子利用，造成無法估量、預料的損失。首先，需要依據檔案特點、檔案內容、重要性等性質，在信息系統中設置不同級別的訪問權限。其次，強化員工的保密意識和相關法律意識，杜絕拷貝等行為。最后，定期對信息系統的安全性、信息加密情況及軟硬件設施進行檢查，排除安全隱患。

四、結語

綜上所述，煤炭企業檔案管理對于企業正常工作發展而言十分重要，信息技術在檔案部門中的應用使其更能適應現代化的管理工作，但也帶來了不少問題和挑戰。數字化建設是檔案管理工作的必經之路，因此需要各煤炭企業積極轉變態度，認識到檔案管理和信息化建設的重要性，分析自身存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案管理的質量、效率和實際效益。