基于知識管理開展事業單位檔案管理工作

文/江蘇省南通市如東縣栟茶鎮人民政府 黃海峰

在事業單位發展過程中，檔案作為寶貴的資料，直接關系著事業單位各項工作能否有序開展。在知識經濟時代背景之下，事業單位需要將檔案管理工作作為內部一項重要的管理內容，同時將知識管理理念引入檔案工作中，對檔案管理模式進行不斷創新，進而不斷提高自身檔案管理水平。

一、知識管理與事業單位檔案管理的關系

（一）知識管理的概念。當前，我國對于“知識管理”的研究主要包括兩個部分：一部分為第一代知識管理，另一部分為第二代知識管理。其中，第一代知識管理的主要目標是對處于隱形狀態的知識尤其是與顯性知識相對應的知識內容進行不斷挖掘；第二代知識管理主要是對使用者相關薪資情況進行不斷挖掘，并做好相關管理工作。通過多年的應用，發現傳統的知識管理方式問題較多，因而需要對人力資源利用加強重視，建立一個與人密切相關的用人管理信息管理活動，在人力管理基礎之上采用信息管理規則來緊密聯系結構以及非結構信息。

（二）知識管理與檔案管理。首先，知識管理以及檔案管理的目標一致，都是為了給社會提供更好的服務。當前，一些研究學者認為，在文件管理過程中，其很多目標與知識管理較為相似，可以幫助使用者以及利用者獲取其所需要的各種知識信息。其次，知識管理與檔案管理在最終目標方面處于一個相互重疊的狀態。其主要工作均是開展文件知識內容的管理，因而二者具備相同的管理對象，這為二者關系的構建奠定了一個堅實的基礎。此外，知識管理以及檔案管理所采用的管理技術手段較為相似，管理流程較為接近。二者在對管理流程進行落實過程中，都需要有序并且集中化處理相關信息，在此基礎上加工并且利用這些信息。基于上述相關論述，可以將檔案管理歸屬于知識管理。

（三）知識管理以及事業單位的檔案管理。從社會意義層面上來看，知識管理包括社會、組織以及科學三個部分相關知識的管理。在對其具體應用過程中，相關政府部門以及事業單位并不具備成功的管理經驗，因而，需要對其開展深入的研究。對于事業單位而言，其知識管理內容較為固定，明確區分與知識產權內容，與科技研發內容也存在著較大的差距。

二、在檔案管理中應用知識管理的必要性及可行性

（一）必要性。在過去，事業單位主要依賴傳統方式來開展檔案的管理，具體措施就是保管實體文件等，在需要時將取出這些實體文件。一方面可以充分發揮其自身參考價值，另一方面可以將其作為憑證；而知識管理主要是對檔案資源當中相關背景知識所包含的顯性知識以及隱性知識進行挖掘，因而將其應用于檔案管理意義重大。首先，知識管理更為注重采用先進手段使用戶主動獲取深層次的信息服務以及知識性服務，從而使知識充分發揮其價值。在提供服務之前，知識管理部門要深入鉆研文件以及檔案，使其獲得開發利用，通過檔案管理價值的全方位提升，使管理人員具備更高的組織地位。其次，檔案知識管理的實施可以幫助檔案管理不斷拓寬其范圍。在檔案管理工作實際開展過程中，一些資料可能與圖書資料以及前期文件處于緊密相關的狀態，但是由于某些原因，已經被排除在檔案管理活動之外，而知識管理可以重新將上述資料納入檔案管理工作范疇，促進大檔案管理順利實施。因而，在檔案管理領域當中納入知識管理所強調的知識挖掘以及共享應用，可以幫助檔案工作者對文件以及檔案的開發利用加強重視，進而使檔案管理工作具備更高的價值。

（二）可行性。在知識管理具體實施過程中，必須具備以下幾個基礎條件：首先，要求管理人員具備先進的知識管理理念。其次，需要投入大量的資金，配備各種系統工具、配套設施以及設備。最后，配備熟練使用計算機軟件的專業技術人員，使項目以及內容得以順利實施。事業單位具備順利開展檔案知識管理的優勢。首先，事業單位自身具備一定的行政職能，保證其各項政策理念能夠自上而下順利推行。其次，政府會為事業單位提供足夠的資金支持，使知識管理獲取專項資金。最后，事業單位本身配備專業的檔案管理工作人員，可以將其豐富的檔案管理經驗看作為知識管理，但是在實際工作開展過程中，仍然需要對其進一步培訓，同時積極引入具備計算機專業背景的人才，以保證事業單位檔案知識管理工作得以順利實施。

三、基于知識管理的事業單位檔案管理工作策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質。要想在事業單位檔案管理工作中應用知識管理，就需要保證相關檔案管理工作人員具備專業的知識以及先進的技能。相關檔案管理工作人員在面對自身本職工作時，需要充滿熱情，在檔案管理工作具體落實過程中，對細節管理工作加強重視，事業心較強，具備足夠的責任感，從而保障檔案管理工作的質量。要想使檔案管理人員自身素質得到全方位的提升，事業單位需要積極為其組織各項培訓活動。與此同時，還需對新入職員工做好崗前培訓工作，幫助其明確檔案管理崗位的具體工作職責，了解工作流程，掌握操作方式等。另外，還需提高培訓工作的針對性，使檔案管理工作人員能夠掌握不同類別檔案以及不同載體檔案的具體管理方法，明確各個工作環節間的相互聯系。此外，還需幫助檔案管理工作人員熟悉相關法律法規。

（二）轉變檔案管理理念。事業單位檔案管理部門在日常各項工作開展過程中，必須充分認識到在全新的經濟時代檔案管理工作的重要價值。通過對知識管理理念的有效運用，做好檔案管理的規劃工作，進行整體布局，在事業單位檔案管理部門具體情況基礎之上，不斷優化其落后的信息割據局面，為檔案管理各個模塊提供一個分享信息資源的平臺，這樣可以使檔案信息具備更高的準確率。此外，檔案管理部門還需對檔案管理工作實際開展過程中的具體情況進行認真分析，針對關鍵流程當中所存在的各種問題做好優化工作。另外，還需加大檔案管理工作的宣傳力度，為其增加知識的檢索、服務、創造以及組織等各種功能，以得到上級領導的重視。

（三）積極樹立“大檔案”觀。從知識管理角度來看，需要不斷完善知識工作本身，促進其不斷進步。事業單位在開展檔案管理工作時，將過去傳統檔案管理模式當中所存在的束縛徹底打破。不得將檔案范圍僅僅局限于知識層面，而是需要完整記錄事業單位各項社會實踐活動。通過制定一系列科學有效的措施使隱性知識得以明確，將其顯性化特征凸顯出來，結合實踐情況對具體問題進行具體分析，積極樹立“大檔案”觀，使檔案存儲成效得到顯著提升。總之，事業單位檔案管理部門需要對外部環境因素進行充分考慮，認識到檔案管理工作不僅僅局限于數據以及信息的收集、整理，還需隨著具體情況開展知識管理，充分考慮事業單位實際情況，結合知識管理內容，實現檔案管理外延的不斷擴展，只有這樣，才能有效提升檔案管理的效率。

（四）創新檔案管理模式。對傳統檔案管理模式進行深入分析，可以看出其所采取的是一種逐級傳達模式，在這種傳達模式的限制性，很難保障相關信息具備足夠的時效性，這會在很大程度上影響檔案管理工作的成效。而知識管理的有效應用，可以實現檔案管理模式的創新，通過彌補缺陷，使檔案管理逐漸向著自動化以及數字化的方向發展。在知識管理這一背景之下，要想使檔案管理具備更高的成效，就需要充分發揮信息化系統在檔案管理中的作用，在生成檔案時，也就是管理系統設計初期，需要建立電子化檔案管理意識。在計算機系統內，檔案管理人員可以為各部門設立統一的數據接口，在此基礎上共享相關文件數據，進而使信息具備更高的傳播效率。

（五）知識共享以及創新。在事業單位，開展檔案管理工作的一個主要目標是對知識進行共享以及不斷創新，在此基礎之上，不斷提高事業單位的競爭能力。對于事業單位而言，檔案資料是其知識的一種表現方式。在檔案管理工作實際開展過程中，在一體化階段必須設立明確的方向。一方面，保證知識管理向著有序化方向發展；另一方面，合理劃分不同檔案知識并做好其歸類工作，探尋可能存在的聯系。與此同時，還需科學評估檔案價值，確定檔案具體歸檔范圍，結合檔案價值的高低確定是否需要對其歸檔，從而有效識別相關電子文件。需要將檔案數字化管理工作以及辦公自動化有機結合，在檔案信息化系統當中納入歸檔工作以開展統一的管理，以防形成環節以及歸檔環節相互之間出現脫節現象，只有這樣，才能使知識實現共享以及創新。

四、結語

綜上所述，在知識經濟時代，事業單位需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質、轉變檔案管理理念、積極樹立“大檔案”觀、創新檔案管理模式、進行知識共享以及創新，只有這樣才能使檔案管理工作具備更強的前瞻性以及內涵性，提升事業單位檔案管理工作的效能。