園林檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策研究

文/福建省永安市市政園林所 潘文艷

一、園林檔案管理的意義及現(xiàn)狀分析

（一）園林檔案管理的意義。城市的園林檔案是城市工作的重要組成部分，同時，其綠色理念又與時代發(fā)展特色相符合，因此，園林檔案管理具有重要的時代性意義。具體體現(xiàn)在以下兩個方面：

首先，園林檔案管理工作作為重要的理論參考，有利于促進(jìn)城市園林規(guī)劃設(shè)計、城市綠化工程的發(fā)展。在城市中，需要時刻對城市園林進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計。比如，為城市道路增設(shè)綠化帶、發(fā)展建設(shè)城市公園等。園林綠化工程在城市發(fā)展中是必不可少的。城市園林綠化工程是大型的復(fù)雜工程，除了要考慮綠化時的工藝條件外，還要考慮城市本身的規(guī)劃結(jié)構(gòu)，綠化工程需要保證與城市規(guī)劃相協(xié)調(diào)，要從長遠(yuǎn)角度進(jìn)行園林規(guī)劃設(shè)計，同時還不能直接影響到城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而在這些因素的綜合影響下，城市園林綠化工程很難正常開展。因此，為了保證城市園林綠化工程建設(shè)的周期性和連續(xù)性，就要合理運(yùn)用園林檔案，并將其作為園林綠化的參考依據(jù)，保證園林綠化在不違背城市發(fā)展規(guī)律的前提下，能夠有條不紊地進(jìn)行。比如，在園林檔案管理中，會詳細(xì)記錄城市園林的規(guī)劃布局、園林花樹的價格和品種，以及近年來的園林經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律等。而有了這些園林信息之后，就能更明確地進(jìn)行城市園林綠化工程，提高城市園林規(guī)劃設(shè)計的可行性，促進(jìn)城市各行各業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，城市居民的生活環(huán)境更加優(yōu)美。

其次，園林檔案管理工作對城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會的和諧發(fā)展都有重要的促進(jìn)作用。在城市園林的綠化工程中，包括園林場地的新建、園林規(guī)劃改建以及園林綠化帶的擴(kuò)建項目，這些環(huán)節(jié)在進(jìn)行過程中，園林檔案信息發(fā)揮著重要的作用。比如，在某一城市的園林綠化項目中，有些品種的花樹是可以就地取材的，如果想知道哪些品種的花樹不需要單獨(dú)購買，就可以查閱園林檔案信息，其詳細(xì)記錄了目前城市已有的花樹品種、數(shù)量，這樣，就能節(jié)約城市園林綠化工程的成本，間接提升城市經(jīng)濟(jì)，并形成良好的城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展效應(yīng)。除此之外，通過查閱園林檔案信息，能夠?qū)⒁酝囊恍┚哂休^好實(shí)踐價值的經(jīng)驗方法加以運(yùn)用，探索城市園林經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，從而更好地保護(hù)城市生態(tài)環(huán)境，讓社會發(fā)展更加和諧。

（二）園林檔案管理的現(xiàn)狀。目前，我國大部分城市園林建設(shè)發(fā)展趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化，園林經(jīng)濟(jì)水平穩(wěn)步提升，這得益于園林檔案信息管理工作的有效開展。與此同時，由于城市是較為復(fù)雜的社會集合體，其發(fā)展受社會環(huán)境、時代背景、歷史背景以及文化背景等的影響，城市園林建設(shè)很難穩(wěn)定下來，時刻波動變化，這是目前園林檔案管理的普遍現(xiàn)狀。具體體現(xiàn)在以下兩個方面：1.沒有認(rèn)識到城市園林檔案管理的重要性。隨著我國城市工業(yè)的不斷發(fā)展，給城市帶來更多經(jīng)濟(jì)效益的同時，也轉(zhuǎn)變了城市人的發(fā)展觀念，認(rèn)為相比于重工業(yè)，園林綠化工程沒有什么實(shí)際價值。人們逐漸缺乏了對城市園林檔案的管理意識，不重視這項工作。如今，許多城市職能部門對園林檔案信息管理沒有深入的理解，很難清楚地認(rèn)識到其經(jīng)濟(jì)效益、生態(tài)效益以及所發(fā)揮的社會價值。這樣很難再開展城市園林檔案管理工作，工作人員抱著應(yīng)付的態(tài)度去完成工作，工作職責(zé)逐漸模糊，最終，導(dǎo)致城市園林檔案管理工作停滯。2.園林檔案管理工作缺乏執(zhí)行力度。在城市工作中，檔案管理工作沒有形成體系化的工作制度，這使得檔案管理工作一直分散進(jìn)行，只有需要用到城市檔案信息時，才會想起這項工作；而在平時，則很少在城市建設(shè)中提及檔案管理工作。這樣就導(dǎo)致城市檔案信息不完整，因為城市園林本身是隨時變化的，比如設(shè)施維修、市場價格波動等，如果沒有及時將這些變動信息記錄到檔案庫里，那么，一段時間后，檔案信息就會出現(xiàn)混亂，信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)度，很難作為城市建設(shè)和其他城市工作的參考依據(jù)。

二、城市園林檔案管理存在的問題

（一）對城市園林檔案信息的保管不夠重視。受歷史觀念的影響，長期以來，許多工作人員對園林檔案信息的保管不到位，認(rèn)為園林檔案管理工作只需要簡單地記錄信息，然后等到用這些信息時再拿出來。因此，沒有在記錄過程中與有關(guān)單位（比如負(fù)責(zé)園林綠化工程的部門、物業(yè)等）取得聯(lián)系，對記錄的園林檔案信息進(jìn)行初步審核，保證信息的準(zhǔn)確性。由于城市園林的變化，以及信息數(shù)據(jù)的龐大，這些信息在記錄時難免會出錯，而一旦出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的信息錯誤，就會導(dǎo)致整個信息數(shù)據(jù)不可用，很難再建立正常的城市園林規(guī)劃制度。

（二）對園林檔案管理沒有專門的檔案室，檔案管理出現(xiàn)丟失、混亂。對檔案信息的管理必然涉及檔案袋的存放，這些紙質(zhì)檔案袋的種類和數(shù)量比較多，包括工作的各種信息檔案、物資信息檔案等。在檔案管理工作中，并沒有設(shè)置專門的檔案管理室，也沒有安排專門的檔案管理人員，而是將這些檔案袋與其他工作檔案袋放在一起。這樣很容易出現(xiàn)檔案混亂，辦公室內(nèi)的空間也逐漸壓縮，給工作人員帶來負(fù)擔(dān)。除此之外，由于其他工作人員對檔案定期清理，可能會將與檔案信息有關(guān)的檔案清理掉，造成檔案丟失。

三、加強(qiáng)園林檔案管理的有效對策

（一）要加強(qiáng)工作人員對園林檔案的管理意識。為了加強(qiáng)對園林檔案信息的保管，要從工作人員入手，讓工作人員樹立良好的檔案管理意識。具體步驟：第一，要組織開展園林檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，包括對有關(guān)檔案法律的學(xué)習(xí)，以及專業(yè)化的檔案管理方式，讓工作人員從法律的角度執(zhí)行檔案管理工作，從專業(yè)的角度優(yōu)化管理細(xì)節(jié)，提升管理效率。第二，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對工作人員的職責(zé)關(guān)注，把園林檔案管理工作納入城市專題會議當(dāng)中，并由工作人員做詳細(xì)匯報，讓工作人員意識到上級對園林檔案管理工作的重視程度。這樣，能幫助工作人員樹立檔案管理意識，園林信息自然能夠得到妥善保管。

（二）運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理模式，使城市園林檔案管理工作更為系統(tǒng)化。在城市園林檔案管理中，如果管理體系不夠系統(tǒng)化，那么各項管理工作會較為分散，管理部門之間也難以很好地進(jìn)行溝通，會導(dǎo)致檔案管理效率大大下降，容易由于溝通不當(dāng)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)矛盾沖突，不利于檔案管理工作的和諧進(jìn)行。因此，需要改變以往的檔案管理模式，將城市園林檔案管理作為一項整體性的工作，系統(tǒng)化進(jìn)行管理。具體來說，要依據(jù)城市園林檔案的管理要求和各個管理部門的實(shí)際情況，對檔案管理工作進(jìn)行合理分工，安排日常值班工作，并詳細(xì)落實(shí)好責(zé)任制度。在工作中要嚴(yán)格制定和執(zhí)行各項工作計劃，比如每周檔案信息總結(jié)、每月集中總結(jié)、每年進(jìn)行年終總結(jié)等。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)字化園林檔案管理平臺。如今是大數(shù)據(jù)時代，許多產(chǎn)業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行產(chǎn)業(yè)管理，在對檔案進(jìn)行管理時，可以有效運(yùn)用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的云管理。方法如下：首先，搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺，設(shè)置基本的管理功能，比如檔案自動分類、信息篩選功能等。其次，由各部門指定1名工作人員創(chuàng)建專門的平臺賬號，由管理員設(shè)置權(quán)限，然后，將檔案信息上傳到平臺上.最后，對檔案信息管理平臺進(jìn)行加密，防止信息泄露，并設(shè)立一個動態(tài)修改日期，比如在每周的星期一，對上周的檔案信息進(jìn)行實(shí)時更新。這樣的話，方便工作人員保管檔案信息，龐大的檔案信息數(shù)據(jù)能輕松存儲到電腦中，進(jìn)行智能分類，不用再考慮檔案袋放置問題，能大大提高檔案管理效率。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，城市正在慢慢朝著現(xiàn)代化的方向演變，同時，越來越重視各項行政管理工作，包括園林檔案管理工作。對城市園林的規(guī)劃管理是目前城市工作的主要工作內(nèi)容，要想做好城市園林規(guī)劃和管理，就要有效提升對園林檔案的管理，通過對城市園林檔案的管理，為城市建設(shè)和發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇，使城市的生態(tài)環(huán)境更加優(yōu)美。