新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析

文/柘榮縣水利局 林美

行政事業單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據重要地位，直接關系到行政事業單位是否可以高效、協調運轉，而傳統檔案管理在此形勢下不能滿足單位發展需要。對此，行政事業單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐。互聯網信息技術的普及使得信息化管理、數字化管理成為主流趨勢，逐步應用于各行業之中，行政事業單位也越來越多地探索數字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關人員對其分析和解決，提出針對性優化策略，推動數字化檔案管理快速、平穩發展。

一、行政事業單位數字化檔案管理的意義

（一）有利于提高辦公效率。檔案管理工作繁雜且機械，檔案涉及對象流動性較強，只有充分、全面了解情況才可能實現精準、快速統計，傳統檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導致效益也受到影響。數字化檔案管理的實現能夠幫助行政檔案快速歸檔，進而實現檔案的有效利用，數字化歸檔可以實時反映各類變動的精準數據，人員可更加便捷地對已儲存數字資料進行查詢和統計。檔案庫由實體檔案保管基地轉至信息管理中心，場所的轉換意味著工作的快捷高效，對于提升辦公效率、幫助行政單位精簡人員、推動單位現代化快速發展都有重要意義。

（二）有利于提高檔案利用率。傳統檔案管理是人力對于紙質檔案的管理，內容繁雜、工作量大且較易出現差錯，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數字化檔案管理可以幫助使用者在最短時間內精準查找所需文檔，與此同時，將紙質檔案進行數字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時間和地域的束縛，在減少誤差的同時，極大提升整體檔案利用效率。

（三）有利于提高經濟效益。市場競爭力的加劇為行政事業單位帶來了一定挑戰，單位的快速發展使得檔案信息量呈現爆發式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率，且會在很大程度上提升管理成本，給企業經濟效益的獲得帶來阻礙。另外，檔案數字化改變了傳統紙質檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。此外，還能夠減少影印原檔案造成的紙張及人力浪費，避免原檔案因反復查閱出現損壞，也在一定程度上提升了行政事業單位的經濟效益。

二、事業單位數字化檔案管理存在的問題

（一）人員整體素質不高。行政事業單位檔案管理人員知識以及理念更新的速度滯后于信息化推進的速度，個人專業素質無法滿足現代檔案管理需求。數字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是行政事業單位檔案管理人員對工作內容的認識缺乏，在信息化背景下仍沿用傳統工作模式實施管理，致使工作質量以及工作效率遲遲得不到有效提升。不僅如此，社會發展趨勢使得行政事業單位檔案信息猛增，人員對于檔案信息的使用頻率也越來越高，但是部分相關工作人員服務意識缺乏，不主動詢問辦事群眾的需求，甚至不時出現沖突、誤會等，嚴重影響了工作質量。另外，事業單位內部擁有計算機能力的專業技術性人才嚴重缺乏，在很大程度上阻礙了檔案管理向數字化發展。

（二）現代化設備不足。當前，部分行政事業單位數字化檔案管理受限的主要原因是現代化設備不足，部分單位只將計算機用于日常工作，未將其在紙質檔案數字化轉換中充分利用。縣級、鎮級行政事業單位設備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺老舊的計算機設備，相關硬件以及系統并未得到及時有效更新，無法推動檔案管理向數字化轉變。除此之外，部分單位尚不存在規范的檔案管理制度，對于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標準，檔案隨意擺放，不定時進行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費。不僅如此，一些行政事業單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對于其開發和利用則重視度不高，進而致使檔案積極意義無法得到充分發揮，遑論推動其向數字化發展。

（三）信息共享缺乏。目前各事業單位“信息孤島”特點明顯，無論是行政事業單位內部還是與其他機構間都缺乏信息的實時有效溝通，未構建起系統化的資源共享平臺，檔案信息或者分散或重復保存，不僅可能在儲存過程中出現誤差，且重復性工作會加大人員工作負擔，阻礙工作質量的提升，而在檔案信息的查詢和利用中，也會存在諸多不便，這與現代化社會要求準確性強、時效性高的檔案管理需求不符。

三、新形勢下行政事業單位檔案數字化管理策略

（一）樹立檔案數字化管理意識。行政事業單位若想實現檔案管理向數字化邁進，首先需要做的是轉變檔案管理人員工作觀念，樹立數字化管理意識，進而使其自主學習相關新知識，提升數字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉變管理觀念，才可能最終實現檔案的數字化管理。另外，事業單位還要制定出與之相適的、符合自身發展需求的、系統化的數字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機制、檔案工作機制、檔案安全機制以及檔案保密機制的制定和實施納入規劃。

（二）完善現代化設備。現代化設備是實現檔案管理信息化、數字化發展的必要條件，所以行政事業單位要在自身發展實際需求的基礎上開展調查研究，廣泛聽取相關工作人員以及專家學者的建議，加大該方面的資金投入，引進先進且合適的辦公設備，合理使用經費，在做出合理預算的條件下發揮資金的最大作用，引進高質量現代化設備，為檔案管理數字化發展奠定基礎。

（三）構建完善檔案管理體系。在信息化發展背景下，檔案信息數字化管理是必然方向，對于行政事業單位來說，構建系統完善的檔案管理體系極為關鍵，是實現資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環，同時也可以幫助單位實現工作效率的提升，更好地為群眾提供高質量服務。

（四）保障數字化環境的安全。信息技術的發展應用對于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時，互聯網大范圍使用帶來的檔案信息安全風險也不容忽視，檔案存在信息泄露風險。行政事業單位在應用數字化管理模式的同時，必須將信息安全的維護作為重要工作內容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現。信息技術的發展使得網絡病毒更新速度加快，為應對這一問題，行政事業單位應加強自身信息化水平，及時更新病毒查殺技術，為檔案信息安全提供保證。為避免出現因系統故障或網絡漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數據備份工作，最大限度地減少因網絡問題帶來的損失。除此之外，檔案管理部門可以設立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實時更新防護系統、操作系統等，使單位檔案管理保持時效性和先進性。

（五）加強檔案管理人員培訓。數字化管理的趨勢使得行政事業單位內部對于專業數字化管理人才的需求加大，只有專業人員才可能實現傳統管理模式的更新和轉換。而當前形勢下，各級行政事業單位專業人才匱乏，因此加強對于檔案管理人員培訓極為關鍵。定期培訓的開展可以幫助人員轉變檔案管理意識，認識到數字化管理對于整個單位工作順利開展的重要意義，熟練應用計算機等現代設備進行檔案的數字化管理，快速從繁雜的信息中對有價值信息進行提取，進而在很大程度上提升管理的有效性。

四、結語

行政事業單位的檔案信息發揮著重要作用，直接影響單位發展質量，而傳統檔案管理模式在信息化快速發展新形勢下，已經逐漸不能滿足單位發展需求，數字化管理成為最主要趨勢。數字化管理的實現將推動行政事業單位整體向智能化、信息化、現代化方向發展，因此單位應重視數字化建設，探究在建設過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現長足發展，更好地為民眾服務。