中職學校檔案管理信息化及科學化建設探討

文/龍口市高級技工學校 湯濤

一、學校檔案信息化管理的必要性

（一）學校檔案業(yè)務工作發(fā)展的需要。隨著學校生源的增加以及知名度的提升，導致學校的檔案分類和數(shù)量不斷增加，如教師的業(yè)績檔案和人事檔案，學生的學籍檔案等，加大了檔案工作者在信息收集、統(tǒng)計、保管、利用等方面的難度，工作壓力加大。加快學校檔案管理信息化建設，提高辦公自動化程度，實施“雙軌制”歸檔，不僅可以縮短檔案收集和利用周期，提高工作效率，還可以拓展檔案工作的服務領域，增加社會效益。

（二）檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要。隨著檔案的信息化建設，學校檔案的存儲形式、技術手段、采用的管理方式以及檔案資源的傳遞途徑等發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不能滿足對數(shù)字檔案管理的需求，學校檔案工作者在檔案專業(yè)知識和業(yè)務處理能力方面的缺陷逐漸顯露，檔案管理工作不到位。因此學校要發(fā)展檔案管理信息化，培養(yǎng)專業(yè)人才，提高檔案工作人員專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)，滿足學校對檔案信息日益增長的需求，提高學校管理水平。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用的需要。隨著社會科技和文化的發(fā)展，社會對檔案信息愈加依賴，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)和圖像等各種載體形式的檔案在使用壽命、傳遞途徑的便捷性等方面受到限制，阻礙了檔案信息在社會各方面的利用。社會信息化程度的深入，使人們將信息化技術引入檔案管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立數(shù)字檔案館，提供檔案目錄檢索和檔案信息網(wǎng)絡服務等，使檔案資源除傳統(tǒng)的閱歷、出借和復制等方式被社會獲取外，更能通過網(wǎng)絡手段瀏覽利用，促進社會各界獲得更為系統(tǒng)和全面的檔案信息服務。

二、學校檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）檔案信息化存儲環(huán)境更加優(yōu)化。將數(shù)字信息技術運用在檔案管理上，可以構建電子檔案存儲系統(tǒng)，采取實名制的錄入方式，將每個人的檔案進行系統(tǒng)存儲。這種信息化存儲方式可以解決傳統(tǒng)檔案存儲的弊端，大量的信息只需要占據(jù)一部分磁盤或者優(yōu)盤，存儲空間變小。加上磁盤的使用環(huán)境要求較低，可以節(jié)省檔案存儲的成本，延長檔案存儲的時間。與傳統(tǒng)檔案存儲模式相比，檔案的信息化管理更加符合現(xiàn)代信息化社會的特點。

（二）檔案查詢和使用更加便捷。傳統(tǒng)的檔案查詢和使用需要管理人員進行查詢，手續(xù)復雜，在無數(shù)的檔案庫里進行一個個的篩選，這個過程中，需要耗費管理人員大量的人力與精力，耽誤檔案使用者的寶貴時間，工作效率比較低。信息化的檔案管理模式，可以將檔案資料進行科學儲存，每一條電子檔案存儲信息備注詳細，使用時，只需要在搜索引擎中輸入使用者自身的姓名、性別和日期，即可找到對應的檔案資料存檔位置，管理人員只需要根據(jù)位置指示進行尋找。這種搜索方式極大縮短了查找時間，提高了檔案資源的利用效率與檔案查找的工作效率。

（三）檔案信息的保存更加安全。學校檔案具有一定的保密性，如果發(fā)生信息泄露，不僅影響個人的隱私，還會影響社會的穩(wěn)定。采取信息化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩(wěn)步提升，還可以對檔案信息進行加密，使信息安全得到保障。信息化檔案管理方式可以采用加密的方式進行存儲，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

三、現(xiàn)階段學校檔案信息化管理的問題分析

（一）檔案管理人員的重視程度不夠。本市的中職學校管理人員將工作重心放在教學質(zhì)量、科研成果、政績等方面，而忽視了檔案信息化建設。在與學校檔案管理人員交流過程中了解到，大部分學校領導不夠重視檔案的信息化建設，不管是檔案信息化的制度建設、系統(tǒng)設計和發(fā)展戰(zhàn)略，還是隊伍的配置和員工的培訓，都存在較大的缺陷。并且，學校領導對檔案管理信息化的認識不足，并沒有完全意識到信息化對檔案管理和學校發(fā)展的重要性，盡管已經(jīng)開發(fā)和運用了檔案管理系統(tǒng)軟件，但并沒有安排專人負責對檔案管理系統(tǒng)軟件的維護、升級和數(shù)據(jù)備份，即使建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但其建設進度較大，大多沒有按照計劃如期進行。

（二）學校檔案的信息資源利用程度不高。學校文件仍采用整理—裝袋—封條—存箱模式為主，輔以數(shù)字化模式的存儲模式，以及傳統(tǒng)的手工方法為主、輔以計算機等電子設備的編研方式，缺少數(shù)字化的檔案，使得檔案信息資源的獲取仍沿用傳統(tǒng)方式，而不能更多地通過網(wǎng)上瀏覽、電子傳遞等。在與學校檔案管理人員交流過程中發(fā)現(xiàn)，由于紙質(zhì)檔案易損壞和易流失等，導致檔案工作人員為了維護信息的完整與安全，而私自將檔案封藏，拒絕檔案信息查閱，直接降低了檔案信息資源的利用率。

（三）學校檔案管理的信息化設備不足。學校在信息化硬件設備方面數(shù)量不足，盡管計算機數(shù)量與檔案館工作人員數(shù)量能夠滿足一對一的配比，但服務器、掃描儀、打印機、復印機和存儲設備等數(shù)量卻較少，路由器、數(shù)碼相機、交換機、防磁聲像柜及其他數(shù)字化設備更是寥寥無幾，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。目前本人所在的學校正在嘗試建立檔案網(wǎng)站，但在因為種種原因，學校檔案館未使用較為專業(yè)的檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫，也沒有開發(fā)安全管理和操作系統(tǒng)、應用軟件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，軟件設備較為缺乏，制約了檔案管理信息化建設的發(fā)展。

（四）學校缺乏檔案管理的高素質(zhì)信息化人才。學校檔案管理工作人員多是剛出校園的年輕人和工齡較長的工作人員。年輕人無工作經(jīng)驗，僅有創(chuàng)新思維而缺乏實踐能力，而中年人工作年限長，思想觀念守舊，缺少工作熱情，接受難度較大的新鮮事物能力較低，對新型的檔案管理信息化工作顯得有點力不從心，因此愿意繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這些守舊的思緒、傳統(tǒng)的工作方式和工作態(tài)度又會影響到年輕人群，阻礙檔案管理信息化建設。在專業(yè)能力方面，本校的檔案管理人員所學專業(yè)與檔案管理專業(yè)的相關性較小，缺乏檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化信息科學技術知識，工作能力較低，在檔案管理信息化建設過程中常常感到力不從心，從而導致新方式、新技術難以在檔案管理中使用。

四、學校檔案管理的科學化建設

（一）建立新型的檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案的信息化管理制度。為了保證學校檔案管理符合現(xiàn)代信息技術的進步水平，需要提升對學校檔案的信息化管理建設，完善信息化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率。在學校的職工考核標準中，融入檔案管理信息化建設的內(nèi)容，提高學校檔案管理工作者的檔案管理信息化建設重視程度，將管理制度責任具體到個人身上，培養(yǎng)檔案管理責任意識，同時將檔案信息化管理建設與學校人員的評職評優(yōu)相聯(lián)系，還能夠提高人員的積極性，激發(fā)工作熱情，推動檔案管理信息化建設健康發(fā)展。

（二）加大投入力度，增加檔案信息化建設的設備先進性。學校檔案管理信息化建設的核心是采用信息化的存儲和管理模式。在這種信息化建設的過程中，需要諸多先進的計算機、系統(tǒng)檢索工具與存儲磁盤等內(nèi)容以保證檔案管理信息化高水平模式，以保障檔案存儲和管理使用的環(huán)境最優(yōu)化。這些硬件設備的建設都需要大量的資金投入。對于檔案管理的監(jiān)控設備同樣不容忽視，保證全天24小時的實時監(jiān)控，以保證檔案管理的安全性。另外，學校要加強與企業(yè)的聯(lián)合，在學生畢業(yè)，落實工作崗位之后，無須拿著紙質(zhì)版的檔案四處奔波，只需要在檔案管理中，輸入企業(yè)的名稱，便能夠?qū)W生的在校檔案轉(zhuǎn)入企業(yè)檔案庫中。此項舉動一是節(jié)省時間，二是能夠預防當今社會頻繁發(fā)生的文憑造假現(xiàn)象，進一步促進檔案信息化管理的建設與發(fā)展。

（三）提高工作人員的管理技術水平。在學校檔案的信息化管理建設之中，需要引進諸多的先進技術與先進設備，保證管理模式的規(guī)范化與標準化。這就要求檔案管理人員整體素質(zhì)提高，以滿足信息化檔案管理的高水平要求。首先，要派遣專門的工作人員進行負責。其次，加強對檔案管理人員的技能和知識培訓，保證工作人員熟練掌握計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，以滿足檔案日常存儲與使用的需求。最后，要加強工作人員的管理技巧和安全意識培訓。日常的維護管理檢測都需要大量的精力和時間，這需要工作人員具有一定的創(chuàng)新意識，保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。對檔案設計諸多保密內(nèi)容，增加管理人員的安全意識，可以保證學校人員的隱私信息和機密處于安全的空間之內(nèi)，促進單位與社會的和諧穩(wěn)定。

（四）擴大學校檔案數(shù)據(jù)庫的建設與應用范圍。數(shù)據(jù)庫是學校信息化檔案建設的基礎，但是在當前信息社會快速發(fā)展的時代，檔案管理工作者的眼光不能僅僅放在學校的數(shù)據(jù)庫建設之中，而是要放眼整個社會，因為學生不會長期在校生活，最終會走向各個工作崗位。為此在學校檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，工作人員除了要確保學校各個部門之間的檔案傳遞渠道之外，還要拓寬學校和各個企業(yè)的檔案傳遞渠道。首先，學校要對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進行擴容，保證校園數(shù)據(jù)庫能夠容納更多的學生信息。其次，在新生入學之初，便要建立信息化的學籍檔案，并將學生在校的表現(xiàn)，如獲獎情況、學業(yè)完成度、違規(guī)違紀的處罰等一系列內(nèi)容記錄在內(nèi)，以此給予學生全面化的評價，讓學生重視自己的行為，這對于學生良好的道德品質(zhì)形成有一定的幫助。最后，突出學校的辦學特色，創(chuàng)立相應的專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，讓用人企業(yè)單位能夠在人才數(shù)據(jù)庫中找到符合企業(yè)要求的專業(yè)性人才。