“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設路徑研究

文/成都農業科技職業學院 童俊

檔案信息化建設必須以《中華人民共和國檔案法》為基礎，以有關部門出臺的政策性文件為指導，科學應用網絡信息化技術實現檔案管理的信息系化建設。實際上，檔案信息化建設主要是針對檔案管理模式進行升級，其主要方向是由實體檔案管理形式轉為電子檔案管理形式。隨著現代信息科技的快速發展，檔案管理的工作量日漸復雜，各高校要提高檔案管理效率，需進一步加快檔案信息化管理建設工作的進度，革新現有檔案管理模式，以高效率、高精度的信息化檔案管理系統取代人工檔案管理。在“互聯網+”背景下，建設新信息化檔案管理系統是未來高校檔案管理的發展方向，因此，研究“互聯網+”背景下的高效信息化建設路徑具有重要的意義。

一、高校檔案信息化建設的目標

推進高校檔案信息化建設為提升高校檔案管理工作的實際效率，以高效率的信息化檔案系統代替效率低下的人工檔案管理，以提升高校檔案管理工作的整體水平。要落實高校檔案的信息化管理建設工作，相關人員需以下列內容為目標：第一，確保檔案資料完整實現數字化轉換；第二，在檔案信息化管理系統中要實現檔案數據采集、整理、查閱、傳輸的一體化操作；第三，檔案信息化管理系統需具備檔案的即時共享功能。

二、高校檔案信息化建設現存問題

（一）對檔案信息化建設的重要性認識不足。檔案管理工作對于高校提升整體教學質量、做好后勤管理工作、穩定學校運行秩序具有重要作用。由傳統人工檔案管理模式升級為一體化檔案信息管理系統是建設國內一流高校的必要條件之一。但某些高校的相關領導對檔案信息化建設的重要性認識不足，缺少對當下互聯網環境的認識，未具備互聯網思維，對檔案管理工作的認識仍停留在早期階段。另外，由于檔案管理工作在高校的日常工作中占比較小，導致管理人員對高校檔案的信息化建設工作認識不清，相關領導未注意到檔案管理工作的低效問題，對檔案管理的信息化建設工作毫無概念，忽視檔案信息化管理工作對提升校內辦學質量的促進作用。由此可見，部分高校檔案信息化建設工作停滯與高校領導對檔案信息化建設認識不足有直接關系。

（二）檔案信息化建設的資源分配問題。要落實高校檔案信息化建設工作，須以充足的建設資金、完善的配套設備及功能齊全的應用軟件為基礎。高校在發展規劃中，由于在資源分配方面未顧及到檔案信息化建設，致使高校落實信息化建設過程中出現大量資金缺口，阻礙高校信息化建設快速發展。在信息化建設的資金分配方面，主要有以下兩類問題：第一，基礎硬件設施建設的資金難問題。要實現檔案信息的現代化建設，高校需在校內網絡硬件基礎設施建設方面投入大量資金，以拓展校內網絡帶寬，滿足檔案信息化系統對網絡帶寬及各類配套設備的需求。第二，基礎應用軟件版本落后。在建設高校信息化檔案管理系統時，保持應用軟件的版本更新是維持整體系統工作效率的基礎。工作人員在應用信息化檔案管理系統時，需對海量文件進行搜索、修改、傳輸，但受限于資金分配問題，檔案信息化管理中的應用軟件版本難以及時升級更新，導致無法發揮信息化檔案系統的真正效果。

（三）檔案信息化建設人員素質問題。得益于高校擴招政策的實施，各地高校在校人數不斷增長，使得高校內部的各項管理工作逐漸增加，高校的各項基礎設施面臨巨大挑戰，現行的檔案管理設施不堪重負，大量的重復性勞動使得校內檔案工作人員苦不堪言。由于高校內部非專業的檔案管理人員占比較高，缺少必要的相關專業知識和定期的業務培訓。因此，在高校檔案管理工作中，存在工作效率低下、檔案管理不夠專業、檔案業務不夠規范等問題，阻礙高校檔案管理信息化建設的進一步發展。高校檔案信息化建設是一項技術層次高、專業性強、涉及范圍廣、整體工程較為復雜的綜合性工作，對高校的檔案管理人員素質要求較高，若缺少相關專業人才的支持，檔案信息化建設工作將難以進行。

（四）相關管理制度存在缺陷。科學合理的檔案管理制度對于檔案數據的收集、整理、轉換、存儲、傳輸、共享具有重要的意義，是落實高校檔案信息化建設的基礎，也是規范高校信息化建設的基本框架。由于國內各高校的檔案信息化建設仍處于初級發展階段，因此，在檔案管理的制度標準化方面仍然存在缺陷，缺少完整妥善的檔案管理機制方案，且在檔案管理制度的擬定方面存在隨意性與隨機性，這對于建設高質量的檔案信息化管理系統十分不利。另外，高校檔案管理部門的信息化建設并非單打獨斗，校內各部門間的緊密配合是實現信息化建設的必要條件，但是各部門間保持統一協作的運行機制尚未完善，這是阻礙檔案管理工作實現信息化發展的重要原因之一。

三、實現高校檔案信息化建設的路徑

（一）構建檔案資源系統。檔案信息化建設中要構建檔案資源系統，需遵循以下步驟：第一，將重要檔案進行分類管理，做好檔案的數字化分類保存工作，并標記檔案的準確來源地。在檔案的收集移交過程中，檔案管理部門保持與校內各部門之間的良好溝通，能更好地保證檔案材料收集齊全與規范。高校檔案管理部門可聯合校內其他部門建立協同工作機制，通過集成平臺，將其他部門內部的各類數據資料統一收集、統一整理、統一保管，確保信息化檔案系統內的檔案資料完整、數據準確。第二，加強電子檔案原件的保存與備份工作，保證檔案在傳輸、共享過程中的數據保密性。第三，利用數字掃描技術對檔案保密級別較低的檔案進行批量掃描，并將掃描的數據文件轉移到檔案信息化管理系統中。目前，許多高校采用OA辦公系統，如果能通過OA系統做好公文的規范和分類，將大大提高檔案紙電同步管理和后期整理，提高檔案管理的品質和效率。在檔案分類整理過程中應注意，除了重要檔案的分類整理工作外，還需進一步完善重要檔案分類保存工作，依據檔案保密級別建立由高到低的重要檔案數據庫，以便在后期檔案的調取、核對、檢驗方面提升整體工作效率。同時，對于某些重大科研技術檔案，應建立專題檔案數據庫，便于技術檔案的分類整理、保管和利用。

（二）建設信息服務系統。此系統的主要功能是實現標準化的數據管理。具體方案如下：第一，擴大檔案信息化建設中用于升級各類硬件的資金規模。在設備管理方面，要確保各類基礎設備的互聯互通。第二，在信息服務系統中增設檔案智能管理單元，實現檔案信息化管理系統與校園網絡間的無縫連接，并對電子檔案及紙質檔案施行分類管理。在細化檔案管理方面，工作人員可利用信息服務系統中的智能化管理模塊對校內各部門的檔案信息施行智能化管理，并依據檔案的保密級別、基本屬性等信息，建立相應的數據著錄、數據檢索詞等，對不同種類的檔案進行標準化規范管理。第三，構建以檔案信息化管理系統為主體，輻射整個學院的應用系統，確保校內各類子系統與信息化檔案管理系統穩定連接，從而提升檔案處理及傳輸的效率。第四，運維人員要制定周期性的運維計劃，確保檔案信息化管理系統的穩定運行，提高檔案管理工作效率。

（三）提高檔案管理人員素質。人才是高校信息化建設的基礎與關鍵，因此，要實現高校檔案的信息化建設，必須注重高校檔案人才的培養與素質提升工作。由此可見，增強院校檔案管理人才的素質建設工作對于提升檔案信息化系統的工作效率具有重要作用。第一，檔案管理部門的負責人應清楚認識提升基層檔案管理人員素質的重要性，改變傳統的檔案管理思維模式，為檔案管理人員灌輸正確的價值觀，并制定工作激勵制度，為檔案的信息化建設工作奠定基礎。第二，檔案管理部門負責人應積極邀請具備專業檔案管理經驗的業內人士開展檔案管理專題講座，為檔案管理人員普及必要知識，提升檔案信息化建設水平。第三，檔案管理部門應依據檔案信息化建設的規劃和需求，對檔案管理部門進行制度改革。在改革過程中，負責人應建立工作人員約束機制，充分開發檔案管理團隊的潛在能力，加快檔案管理部門的改革進度，為落實高校檔案管理信息化建設培養高素質管理團隊。

（四）建立檔案數據安全保密制度。檔案數據的安全保密工作是檔案管理中的重要工作環節之一。檔案數據安全保密工作應做到如下幾點：首先，應當建立科學完善的檔案數據安全保密管理制度，依據檔案保密等級分配不同等級的檔案管理人員，在管理某些重要檔案數據時，應設立多人聯合管理機制，增強重要數據的安全保密強度。其次，以《中華人民共和國檔案法》等相關制度為基礎，制定詳細周密的檔案數據安保工作規范，細化檔案數據安保責任范圍，制定檔案數據的安全管理保密工作方案。同時，對于某些重要數據檔案的調取、審核、校對工作，應加設人員身份審核機制，確保整體工作的安全性。

四、結語

高校檔案管理工作的信息化建設對于提升高校辦學質量、助力“雙高”計劃建設都具有非常重要的作用。目前，國內各高校的檔案信息化建設處于起步階段，需要更多的資源和經驗，也需要更加專業的技術支持和推動平臺。各高校應積極順應這一發展趨勢，科學建立檔案管理信息化建設規范框架，制定詳細的工作計劃，建立檔案信息資源管理平臺，提升檔案管理人員的整體素質，做好檔案管理安全保密工作，在“互聯網+”背景下，有力推進高校檔案管理信息化建設。

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