圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢分析

文/聊城市婦幼保健院 樊明

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的升級，各行各業(yè)都積極適應(yīng)新時代，圖書資料檔案信息化也踏上了新的征程。圖書館除了承載人們文化修養(yǎng)的寄托之外，更多的是對文化的傳承，圖書館對文化進行傳承的基礎(chǔ)就是提高檔案管理工作的效率以及積極建設(shè)符合新時代需求的圖書館。圖書資料檔案要想實現(xiàn)信息化管理，就必須積極學(xué)習(xí)先進的技術(shù)理念，適應(yīng)新時代發(fā)展的需求，從觀念上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的內(nèi)容，以先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，整體提升檔案管理工作的效能，實現(xiàn)圖書館檔案管理工作高品質(zhì)快速發(fā)展。在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用快速普及的階段，諸多圖書館已經(jīng)意識到其優(yōu)勢，并著手建設(shè)信息化圖書館，但是在信息化檔案管理層面，仍然有一定的差距。基于此，本文對圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢進行相應(yīng)的分析。

一、圖書資料檔案實現(xiàn)信息化管理的必然性

（一）傳統(tǒng)圖書館現(xiàn)狀。市場發(fā)展不平衡是自然經(jīng)濟的必然后果。規(guī)范化、制度化的現(xiàn)代圖書資料檔案管理，還沒有深入人心，未受到應(yīng)有的重視。對于工作在一線的工作人員來說，日復(fù)一日地查找、收集，不僅平添了枯燥，更是帶來一系列的整理問題。由于缺乏全面而系統(tǒng)的管理，有些部門在資料歸檔方面心中無數(shù)，收集的圖書范圍內(nèi)容零散，屢屢不能歸檔。目前，我國在圖書資料管理方面的規(guī)章制度還沒有系統(tǒng)制訂，對于相關(guān)部門和個人做不到有效的規(guī)范和約束。圖書工作成果集中表現(xiàn)在圖書資料檔案的管理上，其重要的組成部分是檔案工作的主體和綜合檔案室。由于認(rèn)識上存在偏差，對于圖書歸檔管理工作的重要性，人們還沒有意識到，同時缺乏搜集檔案資料的積極性和主動性。傳統(tǒng)的圖書館不管是圖書，還是檔案資料，多數(shù)以紙質(zhì)形式存在，在時間的作用下，堆積的檔案資料會不斷增加，不僅占用了大量的空間，查找耗時耗力，同時還有防蟲工作，濕度溫度控制，成本高昂，效率低下。

（二）信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應(yīng)用效率。社會有一定的滯后性，尤其面對新技術(shù)時，往往會出現(xiàn)兩極分化，一部分積極擁抱，一部分抵制懷疑。對于圖書館來說，明顯屬于后者，長期以來，圖書館的檔案管理工作受傳統(tǒng)檔案管理工作存在的局限性影響，導(dǎo)致效率低下。傳統(tǒng)檔案管理工作隨著現(xiàn)代社會與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，是遠遠無法達到新時代對圖書館檔案管理工作要求的。網(wǎng)絡(luò)信息共享在很多領(lǐng)域隨著高度發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸得到應(yīng)用，在圖書資料檔案管理工作中應(yīng)用信息化管理與信息化建設(shè)模式，可以最大限度體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，把諸多檔案信息資源盤活，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化管理。而要想提升檔案資料的應(yīng)用效率，就必須借助于信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢來改變以往的檔案管理工作形式。

（三）促進公眾精神文明建設(shè)。以往在我們離開學(xué)校后，圖書館是我們獲取信息和知識的主要渠道之一，然而我們對圖書館的使用頻率和效率，隨著進入新世紀(jì)后快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而逐漸降低。對于圖書館來說，目前網(wǎng)絡(luò)信息種類繁多且來源廣泛，給其帶來了極大的沖擊。在運營管理中，圖書館要想在讀者和圖書資源之間提供良好的交流平臺，就必須要加強對信息技術(shù)的投入，順應(yīng)科技的進步，進而達到信息的處理和互通，以及讀者和圖書資源之間的有效溝通，有效促進公眾精神文明建設(shè)。

（四）對紙質(zhì)資料檔案起到有效的保護作用。出借紙質(zhì)資料檔案是圖書館之前主要的管理模式，因此在出借過程中，部分年代久遠的珍貴檔案資料極易出現(xiàn)磨損，其在修復(fù)和維護中也需要大量的物力與人力。圖書館信息管理隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，對這一弊端進行了改進，不僅對原始檔案起到了有效的保護作用，也滿足了大眾對珍貴資源信息的需求。

（五）提高運營效益。圖書館巨大的資源量和館藏是其被大眾所需要的主要原因。傳統(tǒng)的圖書管理工作，需要投入大量人力，效率低下且單調(diào)重復(fù)。在圖書館檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)，可以有效減少人力成本，工作人員的工作環(huán)境也可以得到較大程度的改善，工作效率得以大幅提高，進而從整體上提高了圖書館的運營效益。

二、圖書檔案管理信息化過程中存在的問題

（一）管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)。一般來說，圖書管理員屬于公職人員，遵循國家的相關(guān)規(guī)定和政策。由于沒有足夠的市場意識，圖書管理人員的崗位意識較差，對于檔案自動化管理、檢索、復(fù)制、編研等專業(yè)的知識技能掌握不夠，綜合能力不足，滿足不了現(xiàn)代化設(shè)備的操作要求，即便是設(shè)備更新?lián)Q代也不能發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

（二）未建立與時俱進的工作制度。圖書館的良好運行，需要規(guī)范的工作制度，同樣，在信息化管理階段，圖書館也應(yīng)建立完善的工作制度。隨著人類文明的不斷累積，人工處理問題已經(jīng)遠遠不能滿足當(dāng)下需求，這其中既有生產(chǎn)力落后的原因，也有規(guī)章制度滯后的問題。如圖書資料收集過程中，資料的流動率下降，存儲范圍過載，信息化資料質(zhì)量較差，檔案信息不健全等。先進的生產(chǎn)力不僅需要管理人員的技能迭代，而且也需要與時俱進的工作制度，讓工作人員不受阻礙。

（三）圖書資料檔案管理意識薄弱。圖書館的核心基礎(chǔ)是日常的管理工作，這是圖書館可以正常運行的先決條件。由于思想上缺乏足夠的認(rèn)知，管理意識薄弱，很多圖書管理人員在信息化服務(wù)管理模式已經(jīng)成熟的階段，仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中踏步，這違背了生物進化的本能，所以需要進一步提升管理員的意識，從而形成規(guī)范的管理機制，促進先進模式正常運行。

（四）圖書資料檔案管理觀念較為落后。思路決定出路，圖書資料檔案管理也一樣，需要先進的觀念指導(dǎo)前進的方向，而現(xiàn)有的管理人員對于新生事物排斥，根本原因是思想仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中。人類文明的累計已經(jīng)呈指數(shù)級裂變，單純的傳統(tǒng)管理不僅效率低下，而且增加了圖書館的運行成本。想要做到與時俱進，就必須改變落后的管理觀念，積極擁抱新技術(shù)，新思想，將先進生產(chǎn)力引入圖書資料檔案管理工作的日常。

三、圖書資料檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理的有效策略

（一）提升圖書檔案管理的信息化。在新基建影響不斷升級的當(dāng)下，我國從原來的基礎(chǔ)建筑建設(shè)，向更深層的設(shè)備建設(shè)過渡，其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的升級是新基建的重中之重。全國各圖書館開始積極擁抱新技術(shù)，通過建設(shè)自身的檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)日常工作與網(wǎng)絡(luò)的融合。但是由于信息技術(shù)的限制，檔案管理工作仍然停留在資料的掃描、上傳階段，可以說，圖書館信息化工作仍然處于相對低級的狀態(tài)。圖書檔案管理信息化，不是簡單的資料上傳，統(tǒng)一管理，而且需要多維度的配合，如動畫技術(shù)的再加工，計算機編程技術(shù)的進一步優(yōu)化等。人們看到的圖書不再局限于文字，更多的是以圖文結(jié)合的形式出現(xiàn)。

（二）加強圖書館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。從工作性質(zhì)來看，圖書館屬于事業(yè)單位，嚴(yán)重依賴于地方經(jīng)濟的發(fā)展。如果沒有強勁的經(jīng)濟作為支撐，那么圖書館的建設(shè)就好比紙上談兵。圖書館信息化管理的工作質(zhì)量，不僅需要擁抱新技術(shù)、新思想，更需要地方政府的財政支持，只有充足的資金，才有圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。在我國思想文化建設(shè)不斷深入的當(dāng)下，中央財政統(tǒng)一撥付的財務(wù)制度解了燃眉之急。各地方圖書館應(yīng)立足于當(dāng)下，根據(jù)自身發(fā)展的需求，抓住國家的紅利期，申報建設(shè)基金，真正讓圖書館信息化建設(shè)工作落到實處。同時，國家應(yīng)將圖書館資源共享，建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源的優(yōu)質(zhì)分配。

（三）重視檔案信息化的安全管理。互聯(lián)網(wǎng)開放包容的姿態(tài)，給了人們無限的可能，然而信息安全問題也時刻困擾著我們。信息化檔案資料如果沒有足夠的安全管理，勢必會造成嚴(yán)重的損失。所以，在建設(shè)檔案管理信息化的同時，我們需要提高安全防范意識，建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案信息的安全管理。首先，檔案信息化管理需要根服務(wù)器備份，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)不丟失，不混淆，同時定期同步化檔案管理信息。其次，檔案管理工作人員需要一定的操作權(quán)限，在數(shù)據(jù)的傳遞和使用的過程中，都需要進行加密解密，從而確保數(shù)據(jù)不更改。

四、結(jié)語

在檔案管理工作中，圖書資料檔案信息化建設(shè)有著舉足輕重的地位。要想在圖書資料檔案管理中充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，檔案管理人員需要在工作中努力提高信息化專業(yè)知識技能，使檔案信息化管理適應(yīng)時代發(fā)展，規(guī)范工作制度，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)作出貢獻。