衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)分析

文/河北省保定市望都縣衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督所 王鑫

在社會管理中，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案的地位相當(dāng)重要，基于各種各樣不同類型病例的研究，對有針對性的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，對相關(guān)部門自身運(yùn)行狀況進(jìn)行詳細(xì)記錄的同時(shí)，將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案的主要功能全面發(fā)揮出來，使衛(wèi)生監(jiān)督部門進(jìn)一步完善化、系統(tǒng)化，發(fā)揮檔案管理工作具備長效性與階段性相融合的優(yōu)勢。在我國公共衛(wèi)生醫(yī)療體制持續(xù)變革的過程中，對于衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科學(xué)研究活動，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的實(shí)施可以對其進(jìn)行高效執(zhí)行，在執(zhí)行期間，對于內(nèi)部檔案管理工作，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的要求偏高，制定合理的措施，有效融合理論與實(shí)踐，對檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新。

一、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)作用分析

（一）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在實(shí)行信息化建設(shè)檔案管理方面，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)已將過去的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒉僮鳎欢ǔ潭壬细淖兞藱n案管理的整個(gè)過程，使得衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理期間，合理利用了信息資源，實(shí)現(xiàn)對社會的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，就能在檔案信息化管理過程中制定保護(hù)策略，同時(shí)科學(xué)有效地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在信息技術(shù)利用方面，可以運(yùn)用檔案管理軟件對檔案信息進(jìn)行收集和整理，從而進(jìn)一步保護(hù)原始的檔案文件，確保檔案文件的時(shí)效性、完善性。

（二）有利于增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)效能。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在落實(shí)衛(wèi)生監(jiān)督工作過程中，檔案資料管理是其中的一項(xiàng)主要工作，檔案管理者提供檔案信息給上級領(lǐng)導(dǎo)，能為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效參考根據(jù)。然而，在檔案管理工作過程中運(yùn)用IT，能對紙質(zhì)檔案實(shí)行電子檔案管理的模式，從而對紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息儲存。如管理者需要檔案資料，則對特定的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行登錄后就可獲取。因此將IT應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅能將檔案管理效能提升，還能將檔案管理服務(wù)效能提升。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。在實(shí)行檔案管理工作過程中融入IT，事實(shí)上是把IT看成是檔案管理的關(guān)鍵手段。檔案管理信息化事實(shí)上是運(yùn)用IT進(jìn)行檔案管理，在網(wǎng)絡(luò)背景下達(dá)到遠(yuǎn)程管理目的，進(jìn)而全方位呈現(xiàn)出其服務(wù)功能，相應(yīng)資源利用網(wǎng)絡(luò)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)共享。除此之外，衛(wèi)生主管人員在進(jìn)行日常工作的過程中融入IT，并對相關(guān)文件進(jìn)行有效管理，可全面呈現(xiàn)出IT獲取知識的功能。長此以往，能高效提升相關(guān)監(jiān)督者的知識水平，完善其知識結(jié)構(gòu)。顯而易見，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)運(yùn)用IT，對檔案管理智能化的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。

二、檔案管理信息化建設(shè)瓶頸分析

（一）管理方式亟須改變。根據(jù)相關(guān)理論知識可以了解到，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)最為明智的選擇。但是，在具體工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及基層人員尚未對檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵意義進(jìn)行正確認(rèn)識。所以，在對其建設(shè)工作進(jìn)行具體落實(shí)期間出現(xiàn)態(tài)度不端正的行為，更未對相關(guān)實(shí)情進(jìn)行全面了解，更不要說對其進(jìn)行合理規(guī)劃了。此外,始終采用傳統(tǒng)的管理手段，這不僅不利于檔案管理信息化的運(yùn)用,還會嚴(yán)重干擾檔案管理功能的發(fā)揮，因此，必須準(zhǔn)確推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并且積極改變管理方式。

（二）很難實(shí)現(xiàn)信息共享。現(xiàn)階段，對于衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)，我國早已構(gòu)建，同時(shí)對國家級衛(wèi)生監(jiān)督管理平臺，我國也進(jìn)行了統(tǒng)一的運(yùn)用。通過運(yùn)用該平臺，可收集衛(wèi)生監(jiān)督數(shù)據(jù)、行政處罰數(shù)據(jù)等，還能幫助衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對檔案進(jìn)行管理。然而，依據(jù)檔案管理工作實(shí)施情況，在統(tǒng)一運(yùn)用該平臺時(shí)需要處理的瓶頸頗多，這樣很難實(shí)現(xiàn)信息共享，更加阻礙了檔案管理工作效果的提升。

（三）相關(guān)工作人員素質(zhì)水平偏低，缺乏歸檔意識。在信息化管理檔案的過程中，要求相關(guān)工作人員的專業(yè)能力要強(qiáng)，同時(shí)要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識，只有這樣才能為信息化管理建設(shè)的有效實(shí)施提供保障。但是現(xiàn)如今很多相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平偏低，對信息化檔案管理工作形式與內(nèi)容的了解不夠透徹，相關(guān)工作者還缺乏對檔案管理及收集的意識。還有個(gè)別工作人員一直采用過去的紙質(zhì)文件方式，打印發(fā)文底稿移交給上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，之后再由文秘將上級領(lǐng)導(dǎo)的手簽意見錄入辦公自動化系統(tǒng)中，在網(wǎng)上進(jìn)行歸檔，在發(fā)文期間會遇到諸多變化，所以會產(chǎn)生多個(gè)版本，進(jìn)而對文件的有效性造成嚴(yán)重影響。

三、檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)

（一）需加強(qiáng)相關(guān)員工的信息化管理意識。依據(jù)以往的檔案管理方式，也就是說依據(jù)一套系統(tǒng)的材料管理方式進(jìn)行管理，不但會降低工作效率，而且主觀因素很容易對其造成干擾。如在檔案管理中運(yùn)用IT，則必須突破以往的思維模式，促使檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)，在傳統(tǒng)的管理方式改變方面，運(yùn)用IT在一定程度上能完善檔案管理模式。對于相關(guān)檔案管理人員的信息化管理意識，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)需采取有效的措施來對其加強(qiáng)，如從IT方面出發(fā)對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對信息化管理模式進(jìn)行不斷完善等。

（二）完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開展檔案管理信息化建設(shè)工作的必要條件是基礎(chǔ)設(shè)施必須是完備的，假設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完備，就難以展開檔案管理信息化建設(shè)工作。可從以下三個(gè)方面來完備基礎(chǔ)設(shè)施：一是完備硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，硬件就是電子產(chǎn)品的基礎(chǔ)，因此，信息化工作質(zhì)量與硬件的優(yōu)劣是成正比的。二是計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，主要指的是一種系統(tǒng)，能夠錄入、整理檔案管理資料及數(shù)據(jù)。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對各個(gè)部門而言是其相互溝通的橋梁，可使工作達(dá)到事半功倍的效果。三是對檔案信息的保密性進(jìn)行有效提升，將檔案資料管理工作做好，以免產(chǎn)生檔案缺失問題，及時(shí)備份檔案資料與數(shù)據(jù)。

（三）健全檔案管理制度。應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度，實(shí)施基層檔案管理信息化建設(shè)，對其安全性進(jìn)行保障。在檔案管理體系中，相關(guān)規(guī)章制度是必須要遵守的，因此，相關(guān)基層檔案信息管理部門需構(gòu)建完善的管理制度，對現(xiàn)有的基層檔案管理機(jī)制進(jìn)一步優(yōu)化。為了對越來越多的檔案資料實(shí)施科學(xué)的管理，需建立完善的、規(guī)范的基層數(shù)字檔案館，以數(shù)字化管理基層全部檔案，從而實(shí)現(xiàn)基層檔案信息的共享化、公開化，充分滿足社會使用檔案的實(shí)際需求。

（四）不斷提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平。電子信息檔案可以避免交叉問題和重復(fù)問題在信息管理中的出現(xiàn)，非常方便調(diào)用檔案，能夠快捷地在共享信息資源的模式中獲取檔案。所以,企業(yè)需要重視提高檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理水平，檔案管理的呈現(xiàn)是通過公共信息的形式，使交叉和重復(fù)的信息問題得以避免。另外，編碼處理檔案，不但使整理收集檔案信息更方便，而且還便于后續(xù)的調(diào)用和查詢，一定程度上節(jié)省了大量的人力物力，提升了檔案管理工作的效率。在進(jìn)行具體工作時(shí)，對員工信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，信息儲存可以通過激光掃描的方式，后續(xù)查看和保存可利用網(wǎng)絡(luò)IT。

（五）更新檔案管理模式，增強(qiáng)其工作效率。積極開展信息化管理模式，不斷引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。檔案的信息管理主要從目錄的編制開始，逐漸轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)操作，這樣可以有效提高檢索效率。需要建立數(shù)據(jù)庫，管理者需要在計(jì)算機(jī)中，錄入紙質(zhì)檔案中的所有內(nèi)容，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類和歸檔。查詢相應(yīng)的文件信息時(shí)，只需搜索并單擊相應(yīng)的關(guān)鍵字就可以了。這使員工對所需的內(nèi)容能夠迅速檢索到。文件管理的信息化，對授權(quán)用戶在終端上下載所需的文件信息提供有效的便利條件，還為管理人員的檢索提供了便利，對文件信息的使用價(jià)值具有巨大的提升作用。

（六）全面提高相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)水平，增強(qiáng)文件歸檔意識。文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響文件管理的有效性。對于基層檔案管理人員，各級基層主管部門應(yīng)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，促使檔案管理相關(guān)工作人員掌握相關(guān)的知識，提升自身的專業(yè)素質(zhì)水平，掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，提高他們的業(yè)務(wù)水平，最終成為高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才。現(xiàn)今，辦公自動化的不斷深入促使電子文件相繼出現(xiàn)，這就要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的電子檔案管理知識，順應(yīng)時(shí)代潮流，為單位樹立良好形象打下基礎(chǔ)，同時(shí)保障單位競爭實(shí)力有效提升。除此之外，還應(yīng)重視文件歸檔的控制工作，重視電子文件的鑒定，其中文件的完善性及真實(shí)性的鑒定以及媒體文件的密級與電子文件的鑒定均有關(guān)，對文件的背景信息和內(nèi)容是否與原始狀態(tài)一致的檢查，即進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證；對電子文件的背景信息和內(nèi)容是否完整的檢查，即鑒定的完整性。

四、結(jié)語

總之，我國的社會經(jīng)濟(jì)水平在迅速發(fā)展，隨之越來越嚴(yán)格要求基層檔案管理工作水平的提高，在此種情形下，務(wù)必對基層檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行全面重視，如健全檔案管理制度，構(gòu)建數(shù)字檔案館、構(gòu)建基層檔案信息庫，拓寬信息獲取路徑、全面提高相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)水平，增強(qiáng)文件歸檔意識等等，最終推動我國基層檔案管理工作有效實(shí)施，確保我國基層衛(wèi)生事業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。