素養與意識：新時期辦公室工作的旨歸

文/蘇州大學政治與公共管理學院 耿一涵

辦公室工作，許多人認為是老生常談的話題，重復“昨天的故事”，只不過是做一些常規性、程序性的日常事務，誰都會做，什么人都可以做好。然而，辦公室工作千頭萬緒，大有策略可求，絕非眾人眼里的“辦事員”“接待員”“傳話筒”，尤其在新形勢下，對辦公室工作人員的綜合素養和功能意識等提出了更高、更新的要求。本文立足新時期辦公室工作的價值意蘊，對工作人員的素養培育和意識樹立提出思考，供大家交流探討。

一、新時期辦公室工作的價值新意蘊

“世易則事異，事異則備變”，這句話強調任何事物都是伴隨著時代的變遷而不斷變化發展的，做任何工作不能一成不變，完全沿襲傳統模式。新時期辦公室工作秉承了常規意義上的職責與工作范圍，包括文件收發、上傳下達、待人接物、事務協調以及保障服務等，隨著我國改革開放和現代信息技術的不斷發展，對辦公室工作提出了更多、更新和更高的要求，作為辦公室工作的親身踐行者，必須與時俱進、銳意創新、苦練內功，著力培育自身的綜合素養，包括政治修養、業務水平和辦事能力，提升整體服務意識、協調溝通意識和責任擔當意識，內強素質，外樹形象，真正做到內外兼修，很好地履行新時期辦公室工作的重要職責。

二、新時期辦公室人員應具備的素養

（一）高度的政治修養與優良品質。政治是方向，人格是形象。擁有較高的政治修養和人格品質是任何組織、任何單位辦公室工作人員的首要前提，政治修養更是衡量一個人綜合素質的核心體現，主要包括具備一定的政治理論知識，樹立正確的人生價值觀，具有較強的政治判斷和辨別能力等，直接影響著個人的人格和品質。新時期辦公室人員必須提高政治站位，端正自己的政治立場，始終與黨的路線、方針、政策保持高度一致，遵守憲法和法律，嚴守道德底線，鍛造自身優良品質和高尚人格。為此，辦公室人員需要與時俱進，認真學習并領會國家的最新政策制度和地方條例法規，為自己注入最新更全的政治元素，使得自己的職責崗位能夠遵照執行、遵章辦事。

辦公室人員雖非決策者，但一個具有較高政治素養和高尚人格品質的工作者，必將會給單位組織帶來莫大幫助。自中央“八項規定”實施以來，各級各部門工作作風得到了顯著改進，但一些違規現象仍時有發生，嚴重背離和辜負了黨中央清正廉潔、親民為民的初衷。眾多違規現象的發生，相關組織和單位“一把手”固然難辭其咎，必須擔負全責，也會受到法律的制裁。但有些違法違規行為是可以提前阻止和打消的，比如很多時候的違規事件是由辦公室負責人具體著手安排的，違規和超標接待、購買和發放禮品、出差和派車亂象等等，這些其實都與他們休戚相關，如果辦公室工作人員能夠站在講政治、樹正氣的高度，緊繃政治覺悟這根弦，從他律與自律兩方面通盤考慮，嚴格執行政策制度，觸動單位領導廉潔神經，一定會大大減少此類違規違法事件發生。新時期辦公室人員必須踐行“人品至上，道德至上，法律至上”的修養和準則，公道正派，清正廉潔，甘于奉獻。

（二）精湛的業務水平與熟練技能。辦公室人員的業務是否精湛，工作技能是否熟練，直接制約著辦事效率的高低，關乎所在單位正常工作的順利展開。隨著現代信息媒體的迅猛發展，辦公室人員需要不斷為自己“充電”，適時更新和健全完善自身的知識結構，力求做到“全”而“精”，這就需要他們通過多途徑，多渠道、多形式地主動提升自己，全面學習相關政治、經濟、管理理論，提高自己思維的深度與廣度，把握正確的發展方向，運用辯證唯物主義的立場、觀點與方法，研究新情況，解決新問題。辦公室人員還要具備扎實的專業知識，學習相關業務理論與方法技能，形成自己的工作專長，同時對自己所服務的行業、系統的專業知識都要熟悉。由于辦公室工作的涉及面很廣，具有很強的綜合性，所以要求辦公室人員的知識結構既要“廣”又要“博”，對各方面的知識都要有所涉獵。可以利用外出聆聽專家培訓與內部集中培訓的活動契機，敏而好學，理論聯系實際，盡最大可能做到學以致用，為提高日常辦公效率起到針對性指導作用，順應現代社會和信息化產業發展的潮流。

辦公室人員要有針對性地進行自主學習、自我創新、主動實踐。除了學習先進的理論知識外，辦公室工作人員要不斷提升自己的工作技能。比如辦公室人員需要具備一定的文字基礎，擁有較好的文字功底和語言表達能力，盡可能提高自己的寫作速度與寫作質量。辦公室人員不僅要會寫，而且要能寫、寫得好，因此要錘煉自己擁有較強的公文寫作能力，彰顯較深厚的業務能力底蘊。平時多動腦，多動手，做到“有事必須寫，沒事練著寫”的好習慣，掌握公文等寫作技巧，練就扎實的文字功底。除此之外，還需不斷提升自己的策劃能力、協調能力和管理能力，為組織提供更多新思路和新方案，統籌協調好各方的關系，及時處理突發事件，保障決策的順利執行。

（三）較強的辦事能力與務實作風。辦公室的功能決定了其處于連接上下左右的中心樞紐地位，日常工作細微而慎重，稍有考慮不周和表述不當，就會使人產生某些誤解甚至造成摩擦，影響領導員工之間團結和睦，影響單位工作正常開展和效益的提高。為了避免此類不和諧的音符出現，充分發揮凝聚力，調動工作的積極性，辦公室人員要擁有較強的協調溝通能力，學會妥善處置，大事化小，小事化了，努力科學尋求人與人、人與事、事與事之間的最佳結合點，真正能夠起到助推器和潤滑劑的功效，切不可憑“一人之下萬人之上”的“氣勢”命令人和壓制人。

作為辦公室人員，務必要提高領導層和決策層的貫徹執行力，不能“就這樣”“差不多就行”，致使科學決策的推進落實大打折扣。執行力既是做好本職工作的應有態度，更是對辦公室人員的能力考驗。無論傳達執行領導的決策，還是臨時性工作，都要秉持認真態度，求真務實，不折不扣完成。唯物辯證法認為，一切事物都處于不斷變化發展之中。因而辦公室人員還要提高對偶發情況和突發事件的應急處變能力，面對突發情況，能夠迅速作出判斷，科學合理采取臨時性應對措施，妥善化解處置突發性事件，這能直接體現出辦公室人員的辦事能力和處理水平。對于辦公室人員而言，需要有較強的應急處變能力和處變不驚的良好心理素質，面對突發事件，要周密思考，急中生智，切不可自亂手腳，急中生錯。在提升各種工作能力的過程中，務必始終堅持和貫徹求真務實、心系單位、情系職工的工作作風，為單位謀發展，為員工謀利益，做到真學真干真落實。

三、新時期辦公室人員應擁有的意識

辯證唯物主義認為，意識對客觀事物具有能動的反作用，正確的意識對事物的發展起促進和推動作用。作為新時期辦公室工作人員，必須盡早樹立服務意識、錘煉溝通意識、根植責任意識，真正擔負和履行好自己的崗位職責。

（一）秉持奉獻至上，樹立服務意識。辦公室作為一個輔助性機構，最主要的職責是服務，服務能力是辦公室人員素養的直接標簽，服務工作做得是否到位，是衡量辦公室工作的重要標準。為組織和領導服務是辦公室人員的職責所在，因此辦公室人員需要強化自己的服務意識。辦公室人員的工作中很重要的一項是輔助領導決策，充當領導的參謀與助手，對領導的決策作出補充，以提高決策的科學性與時效性。在這個過程中，辦公室人員既要打開思路，無保留地為領導提出具有價值的意見和建議，同時又不能越位，不能代替領導作決策。辦公室人員始終只是一個輔助領導的角色，提醒領導沒有想到的事情，幫助領導預見可能會產生的結果，以及隨時提供領導需要的資料，這些都是參謀服務。辦公室人員需要發揮自己的主觀能動性，但最終的決定由領導作出，辦公室人員的職能永遠是服從、服務于領導，千萬不能越俎代庖。

辦公室人員還需要聯絡好組織內部的各個部門，增強部門之間的凝聚力，這就需要辦公室人員做好上傳下達的服務工作，將上級領導的工作安排和意見傳達給每個部門，提升主動服務意識，認真對待工作的每一個環節。在與其他部門打交道的過程中，辦公室人員要擺正自己的位置，明確自己的職能是協辦服務，與人共事要平等相待，密切合作，以友好、真摯的態度進行交流協商，不可以“二首長”自居。

（二）凸顯協調功效，錘煉溝通意識。辦公室是聯系上下左右各部門的橋梁與紐帶，因此辦公室工作人員需要具備與人交往的意識。辦公室工作的特點是要跟領導、同事、客戶打交道，人際關系的好壞直接關系到工作質量的好壞。美國著名學者卡耐基說：“一個人事業上的成功，15%靠他的專業技術，85%靠他的人際關系和處世技巧。”有效的溝通對辦公室人員來說至關重要，不論是為領導出謀劃策、跟領導匯報工作，還是和同事交流協作、對接工作，都需要進行溝通，只有準確掌握溝通的技巧與藝術，才能順利完成工作。與人交流首先要做到學會傾聽，不隨意打斷別人的話，準確把握對方的語言內涵，邊聽邊思考說話人的主要意圖，琢磨話語中的言外之意，在用耳朵聽的同時用眼睛仔細觀察說話者的表情和動作，努力把握對方非語言的暗示。輪到自己表達的時候要控制好語氣和表情，遵循“清楚明白”“注意分寸”和“生動活潑”的原則，注意語言用詞的準確性和生動性，將自己的想法以一種易于讓人接受的方式傳遞給對方。不管交流的內容是什么，都要做到真誠、禮貌。

由于辦公室工作人員需要接觸的人很多，面對的人際環境瞬息萬變，這就需要辦公室人員在人際交往中審時度勢，通過情緒變化、情勢變化作出合乎時宜的判斷，選擇最合適的處理方式。另外，辦公室人員要注意建立和維護自己與他人、團體的關系，積極參與組織的活動，培養良好的團隊精神，維護組織的團結。除此之外，辦公室人員在處理事務的時候要將情與理相結合，注意人際關系的原則性與靈活性，既要合乎人情事理，又不能為人情喪失了原則。

（三）強化職責擔當，根植責任意識。蘇聯教育家蘇霍姆林斯基曾經說過，有良知的人擁有責任心和事業心。真正的管理者必須有不可推卸責任的精神。作為任何社會角色，都須承擔相應的社會責任，不可能超越責任而存在。辦公室的特殊位置賦予了其尤為重大的責任，關乎一個組織、一個單位的方方面面和里里外外，身在其位必須謀其責，辦公室人員時刻要有對領導、對職工、對單位的責任意識，提前研判，通盤考慮，明確自己肩上的擔子，做實做細做好分內之事。首先，要認真領會和履行領導的決策精神，不帶任何折扣地傳達給下屬各部門遵照執行，并能夠督促具體落實，監督實施質量，確保決策按時保質完成。其次，要對廣大職工負責，善于聽取并收集他們的合理建議和日常工作中的心聲，在自己能力和權限范圍之內做好合理解釋，同時要將大家的焦點意見反映給領導層面，引起領導重視，以便盡早解決落實，充分調動職工工作的積極性，萬萬不可對大伙兒的建議置若罔聞、熟視無睹。再次，要心系單位，時時刻刻以單位利益和整體發展為先，處處維系所在單位的綜合利益，承擔好對單位的應有責任。俗話說：“凡事預則立，不預則廢”，作為辦公室人員，要對諸多事情有預見性、超前意識，這無論對單位還是個人都是大有裨益的。辦公室工作不可能始終一帆風順，要敢于正視困難與挫折，勇于解決問題與難題，切不可以忽略漠視和繞道而行，不能帶著負面情緒投入工作，否則會影響工作的正常開展，唯有擔負起屬于自己的那份責任，才能將辦公室工作不停地指向詩和遠方。

四、正確處理素養培育與意識養成的關系

對于新時期辦公室人員而言，素養培育與意識養成是同一個問題的兩個方面，素養決定著一個人的意識，而意識又能反映素養，對此需要兩手抓和雙輪驅動，統籌二者協調發展，不能將它們割裂開來。素養的培育和提升可以帶來服務和責任意識的跟進，較高的政治素養決定了辦公室人員能夠擁有良好的服務意識和責任意識，精湛的業務水平和辦事能力可以為協調溝通等提供現實可行性。良好意識的樹立和根植也會進一步提升辦公室人員的政治修養、思想道德和人格品質，不斷敦促自己進行業務創新和能力提升。唯有正確處理好素養培育與意識養成的關系，我們的組織、我們的單位方能開創生機勃勃的新局面。

辦公室是一個單位工作運轉的樞紐和調度中心，辦公室工作是單位日常管理體系中最主要、最重要、最基礎的組成部分，具有極強的綜合性，這對辦公室工作人員提出了更高的要求，辦公室工作人員必須時刻以高標準要求自己，努力培育政治素養、業務水平和辦事能力，強化自身的服務意識、溝通意識和責任意識，才能成為一名合格的辦公室工作人員，才能夠勝任新時期辦公室的工作，扮演好新時期辦公室工作的新角色。