企業(yè)檔案信息資源整合與利用

潘瑞鋒

陜西航天建設(shè)集團(tuán)有限公司 陜西西安 710016

1 必須充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的重要性

世界步入信息化時(shí)代的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)等正在迅猛發(fā)展，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)檔案信息資源整合管理越發(fā)呈現(xiàn)出復(fù)雜化的態(tài)勢(shì)，需要企業(yè)內(nèi)部多個(gè)職能部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合方能得以實(shí)施。在企業(yè)檔案信息資源整合管理工作發(fā)展的過(guò)程中，傳統(tǒng)工作方式的弊端漸漸顯露。如今經(jīng)過(guò)發(fā)展，企業(yè)的檔案信息管理工作也從過(guò)去的傳統(tǒng)手工整理方式轉(zhuǎn)化為企業(yè)的整理和管理方式，就此層面說(shuō)，企業(yè)檔案信息資源管理工作已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，對(duì)企業(yè)檔案信息資源整合、利用提出了更高的要求，不僅需要收集管理信息，同時(shí)還需要用一種方式去整合這些已有的信息資源，在此基礎(chǔ)上加以開(kāi)發(fā)和利用，使之轉(zhuǎn)化成為對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展有用的資源。企業(yè)檔案信息資源整合與利用的新要求，也對(duì)檔案信息管理人員的思維觀念和業(yè)務(wù)能力提出了新的挑戰(zhàn)。必須充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實(shí)干，方能做好這項(xiàng)工作。

2 目前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問(wèn)題

分析與研究當(dāng)前狀況，企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的主要問(wèn)題如下：

2.1 企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

近年來(lái)，許多國(guó)家都投入大量資金和人力物力進(jìn)行信息通訊基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，越來(lái)越多的國(guó)家意識(shí)到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，也在積極引導(dǎo)企業(yè)為信息化建設(shè)創(chuàng)建良好的環(huán)境，方便企業(yè)開(kāi)展電子商務(wù)活動(dòng)。我國(guó)還屬于發(fā)展中國(guó)家，企業(yè)的信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，通信設(shè)備投資距離發(fā)達(dá)國(guó)家有一定差距，因此，在信息化時(shí)代，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)也比較相對(duì)薄弱。在這種前提下，企業(yè)難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建立起步較晚

檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不及發(fā)達(dá)國(guó)家。我們國(guó)家的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步比發(fā)達(dá)國(guó)家晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)還不是很完善，同時(shí)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)上也有滯后性。目前，雖然有一些系統(tǒng)性管理的檔案管理軟件，但是尚不具備綜合功能，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)碎片化，未能形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)檔案管理單位也沒(méi)有統(tǒng)一的對(duì)標(biāo)，缺乏整體性和延續(xù)性。近年來(lái)，一些企事業(yè)單位雖然建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但也是標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低，數(shù)據(jù)沒(méi)有規(guī)范性的控制，對(duì)社會(huì)起不到很好的服務(wù)作用。

2.3 檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低

檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統(tǒng)性的管理意識(shí)，或者過(guò)于注重技術(shù)鉆研而忽視了對(duì)管理人員的工作綜合能力培養(yǎng)，這樣往往會(huì)導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)不能及時(shí)跟進(jìn)，也會(huì)影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業(yè)還未認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經(jīng)落后了，再加上管理人員缺乏對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)能力，勢(shì)必造成檔案管理工作的停滯不前。

2.4 我國(guó)檔案信息資源整合利用還缺乏網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制

現(xiàn)在，我國(guó)的企事業(yè)單位還沒(méi)有引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工具對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，這對(duì)我國(guó)檔案管理工作造成了一定的不利影響。有些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息資源整合與利用的重要性，但是缺乏資金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成檔案信息資源整合。毋庸置疑，如果在網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制上多加資金投入和建設(shè)，對(duì)于企業(yè)檔案信息資源整合與利用是會(huì)非常有利的，這樣必然會(huì)加速企業(yè)的發(fā)展。

3 開(kāi)展企業(yè)檔案信息資源整合與利用的方法

針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問(wèn)題，特提出以下解決方法：

3.1 建立健全檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)

只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使得企業(yè)檔案信息資源的整合和利用工作規(guī)范、有效地進(jìn)行。首先要找到此項(xiàng)工作的主體，建立監(jiān)督、激勵(lì)和約束機(jī)制，對(duì)參與進(jìn)來(lái)的人員要有明確的分工，有一個(gè)共同的目標(biāo)，大家齊心協(xié)力地工作。在開(kāi)展此項(xiàng)工作時(shí)，檔案部門(mén)本身的運(yùn)行機(jī)制要做到規(guī)范、有序化，檔案功能的各個(gè)環(huán)節(jié)也能夠環(huán)環(huán)相扣、互相配合。

3.2 大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，企業(yè)管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領(lǐng)域。建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，需要運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、OA技術(shù)等現(xiàn)代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對(duì)信息的甄別、加工和處理。此外，還應(yīng)注重構(gòu)建技術(shù)平臺(tái)，開(kāi)展新型的科技建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境下，要用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備作為依托，最終達(dá)到檔案信息的企業(yè)，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息資源整合與利用的關(guān)鍵在于檔案信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案的信息化是整合檔案信息資源的基礎(chǔ)，建立完整、規(guī)范的企業(yè)檔案管理平臺(tái)，加快各類(lèi)檔案資源的企業(yè)，對(duì)于新的電子文件，也應(yīng)該加強(qiáng)管控和保存，實(shí)現(xiàn)文件、文檔、音頻、照片、視頻等信息的及時(shí)處理和提煉，達(dá)到加速推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的目的。

3.4 強(qiáng)化檔案信息組織檔案信息組織

是指按照一定的原則和方法，依賴(lài)于先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將原來(lái)無(wú)序狀態(tài)的特定檔案信息經(jīng)過(guò)檔案信息組織，使其成為有秩序、系統(tǒng)化的檔案資源。經(jīng)過(guò)檔案信息組織加工過(guò)的檔案信息，能夠滿足用戶的多種檢索需求。傳統(tǒng)的檔案信息組織多局限于文本信息組織，采取的方法主要有責(zé)任者組織法、主題組織法和分類(lèi)組織法等，通過(guò)索引、文章目錄、綜述等方式對(duì)檔案信息的內(nèi)容和特征進(jìn)行概括，顯然功能過(guò)于簡(jiǎn)單。檔案管理部門(mén)應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息組織具備人類(lèi)大腦知識(shí)記憶的部分模擬功能，提升檔案信息組織的智能化水平，使檔案信息資源不僅能夠真實(shí)全面地反映信息本身記錄的內(nèi)容，還能夠順暢地幫助用戶提取獲得。

3.5 集成檔案信息資源

企業(yè)檔案資源整合并不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案資源進(jìn)行疊加，機(jī)械地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行抽取和利用，而是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用一定的技術(shù)，使數(shù)字檔案資源得到有效融合，通過(guò)各種類(lèi)型檔案信息的交叉、匯總、集成，建立起由各種可利用資源組成的，具備一定結(jié)構(gòu)順序的用戶導(dǎo)航與查詢界面，進(jìn)而為用戶提供檔案信息服務(wù)需求，更充分地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的功能和價(jià)值。一方面，應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案資源與數(shù)字檔案資源的融合利用，重點(diǎn)解決傳統(tǒng)檔案資源與數(shù)字檔案資源在利用過(guò)程中的“各自為政”問(wèn)題，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案資源的合理轉(zhuǎn)化，擴(kuò)大數(shù)字檔案資源規(guī)模，為檔案信息資源集成奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)明確檔案信息資源集成標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源與數(shù)字檔案資源的無(wú)縫銜接，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源的組織和加工，提煉出有價(jià)值的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)有價(jià)值檔案信息的有效存儲(chǔ)和管理。此外，應(yīng)采用必要的技術(shù)方法和手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理與服務(wù)的有效整合，提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)范圍，重點(diǎn)發(fā)展企業(yè)檔案服務(wù)，重塑企業(yè)背景下的檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成服務(wù)效果最大化。

客觀現(xiàn)實(shí)表明，只有加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，才能保障檔案管理水平科學(xué)有序的提升。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源的延續(xù)性管理，這是我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的必經(jīng)之路，我們應(yīng)該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應(yīng)檔案管理科學(xué)化、有序化。在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的今天，對(duì)于信息的獲取和利用也越來(lái)越受到社會(huì)的廣泛關(guān)注。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，完全可以預(yù)見(jiàn)不僅會(huì)加快企業(yè)的發(fā)展，還會(huì)有效地提升企業(yè)檔案服務(wù)民眾、服務(wù)民生、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的整體功能。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)檔案資源的整合與利用具有重要影響，可以提升檔案資源的開(kāi)發(fā)使用率，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行再加工，促使檔案資源的全面整合與優(yōu)化。如何對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合與利用，使其成為共享的社會(huì)資源，本文進(jìn)行了關(guān)注與研究，提出了整合的措施與辦法。