財務信息系統建設實務中的思考

銀文影 蘇州工業園區清源華衍水務有限公司

大數據背景下，各種信息化應用層出不窮，會計信息系統建設逐步完善，“預算可控、線上報銷、信息可查”等，實現了會計核算的全流程管控。值得關注的是，財務信息系統與會計信息系統并非一致，會計信息系統只是財務信息系統中的一環。隨著經濟和社會環境的變化和發展，企業管理者并不滿足傳統會計的簡單核算和監督職能，而是希望從會計信息中得到更高層次的決策建議。財務信息系統建設不僅僅是管控會計核算流程，需要從業務的源頭入手，實現整個業務流程的信息化管控，做到通過會計核算聯查到最基礎的信息，能夠實現全流程的管控。目前一直很流行的“業財融合”代表人們已經關注到了這個問題，但在實務規劃中，我們要從何入手來做到業財融合，建立全流程財務信息系統，主要應該考慮以下幾個方面。

一、總體布局，全員共建

在財務信息系統建設實施過程中最容易出現的問題是僅就當前局部業務需求進行信息系統建設，由于缺乏信息系統建設的前瞻性而未能進行整體規劃。當未來就其他業務進行信息系統建設時，往往無法實現系統之間的有效互聯，而是形成諸多信息孤島。在未來對各業務模塊進行整合時，只能重新建立信息系統框架，產生部分信息系統重復建設風險而導致整體信息化成本增加。為避免各自為政、重復投資的現象，財務信息系統建設前期最重要的工作是梳理各業務流程，在管理者的宏觀整體思路引導下，理清各業務之間的關聯以及管控重點和管控點，分模塊分業務向下推行，并結合具體業務人員的思路與操作方法，整理成為完整的業務流程管控。此時，需要成立專門的信息化推進小組，將企業所需要信息化實現的功能，從業務流程的維度調研清楚，將企業的管理需求落實到具體流程的具體事項上，然后再進行信息化系統的選擇，避免出現管理者整體思路無法具體落實，或各具體業務人員僅關注自身而使業務流程冗余的情況。哪怕由于資金等問題無法進行整體實施，也需要一并進行規劃，總體布局，以期在未來模塊整合時能夠不進行重復建設，節約成本。財務信息系統建設的總體布局也為后期的財務共享、智能財務機器人PRA的實施以及商業智能BI等的上線奠定良好的基礎。

二、結合業務，流程閉環管理

財務信息系統建設規劃過程中，應關注內控要求與財務管理活動是否能夠嵌入到事前規劃和決策、事中控制及事后評價的全過程，形成全流程的閉環管理。

以采購與付款管理流程為例，采購與付款管理流程循環以物資需求為起點，物資需求部門根據系統安全庫存數量的提醒通知或者物資需求計劃提交物資需求申請至采購部門，采購部門以業務部門的需求數量作為基礎數據，并結合當前實際庫存數量、在途物資、下一周期預計物資需求量、訂貨周期以及經濟訂貨批量等進行綜合分析后確定最終訂單數量以及交貨日期。倉庫收貨環節應關注到貨數量是否與訂單相符，到貨質量是否符合合同要求，并會同物資需求部門進行到貨驗收。到貨驗收形成入庫單后，系統應對入庫單數量與訂單數量進行匹配，當入庫單數量等于訂單數量時該訂單應自動關閉，防止出現超收情況。未關閉訂單應定期進行追蹤，采購部門通過系統查看訂單交貨執行情況，對逾期送貨的訂單進行追蹤，年底根據系統內訂單送貨逾期等數據對供應商進行送貨及時性的考核。訂單入庫后，采購部門根據入庫單進行發票維護，發票上的數量應與入庫單數量匹配一致，發票上的單價應與訂單匹配一致，經財務人員核對無誤后形成應付單據推送至財務核算系統，形成應付款項。系統已經在入庫、發票維護、應付單生成等環節設置了相應的匹配控制：入庫數量、單價與訂單匹配一致，發票數量與入庫單匹配一致，發票金額與訂單匹配一致，付款單位與訂單供應商匹配一致，這些系統的強制控制已經降低了超收超付錯付的風險。采購付款單通過應付單據生成，采購部門根據應付單以及合同約定的付款方式，在達到付款條件時在系統內發起付款單，在付款的最終環節財務人員只要對發票、送貨單等原始單據進行核查，大大減輕了財務會計的審核壓力。并且付款完成后系統內的訂單付款執行情況表可以呈現出訂單的付款完成情況，采購可以根據訂單付款執行情況表快速完成訂單的結項以及與供應商的定期對賬工作。

上述管理需求在融入供應鏈系統時，除一般供應鏈系統的訂單、出入庫單關聯財務系統外，還需要實現采購合同管理、訂單價格匹配功能、倉庫安全庫存的自動提醒功能以及歷史采購價格變動分析等管理功能。除了對庫存數量的提醒，系統還可以提醒告知采購人員之前歷次采購從采購訂單到倉庫入庫的平均周期，以及對訂貨周期和經濟訂購的批量進行提醒。除了實現供應鏈采購付款業務與財務系統的關聯，系統還實現了財務付款信息的及時傳遞，解決了采購部門與供應商之間的對賬問題，從而更好的實現采購業務流程的管控。

三、防范風險，定期稽核

在財務信息系統上線過程中結合內部控制制度來進行流程與權限設置，也是公司信息化流程中必不可缺的一個步驟。以供應鏈系統為例，從物資需求到請購、采購訂單等各節點均需要經過審核批準，訂單交貨入庫，生成應付單、付款單，這一系統流程層層關聯，環環相扣，保證整個采購流程三單匹配。同時需要關注權限的管控是否達到有效控制，是否包含其他特殊流程，系統的邏輯設置是否是強制匹配等等。實務中可能會發現系統超級管理員針對部分數據進行了修改，部分賬號由同一個人進行操作或者賬號權限過于寬松等，就無法達到控制的相關目的。這些控制在上線之初的需求整合中可能會被忽略，但這些控制的缺失可能造成的影響卻往往是嚴重的。需要在財務信息系統上線后通過持續的內控審計來發現問題，需要增加新的控制：所有的權限開立以及系統數據修改必須通過內部審計部門的審核，并經管理層審批后才可以執行；內部審計部門定期對系統內的控制進行測試，定期檢查超級管理員賬號的使用日志；信息中心定期要求系統各使用人員修改密碼并且禁止員工將賬號密碼泄露或轉借給他人使用等。如何設置安全的系統權限，保護公司管理信息等機密數據不外泄，確保信息安全等等都是財務信息系統建設過程中需要重點考慮的問題。除此之外，還需要定期審查流程適用性。關注當前不斷變化發展的市場環境，確保當前各項法律法規以及規章制度落實到位，保障公司財務信息的完整性和真實性，并結合管理要求等變化，適時調整相關業務流程，在保證業務流程完整管控的基礎上提高管控效率，避免不必要的資源浪費。

通過以上案例研究可以發現，加強財務信息系統建設符合公司的切身利益，可以使用信息系統來提高工作效率，充分發揮財務管理的監督職能。但是正如上文所提到的，在財務信息系統建設中需要企業根據自身需求循序漸進，持續完善系統的管理會計控制點，設置安全的系統權限來確保信息安全性，這些是財務信息系統建設發揮積極作用的前提和保障。

四、財務核算，標準體系建立

財務信息系統建立后，最終的管理相關成果均通過財務信息數據來呈現，財務信息數據要做到精細而不繁雜，準確而不拖沓，就要規劃和建設標準科目體系。標準科目體系的建立需要充分結合自身經營特點和管控深度，建立不同層級的科目以及合理規劃輔助核算，保證財務數據采集和提取的時效性和精確性。標準科目體系的建立需要進行對科目的詮釋和核算業務內容的具體闡述，避免因主觀理解不同而對同一業務在不同科目中進行核算，規范和統一會計處理方式。標準科目體系的建立需要盡可能便利地為今后提供橫向可比的數據，確保財務數據可作為決策支持的可靠依據。標準科目體系需建立在其他業務數據的標準化基礎之上，包括物料數據標準化、客商數據標準化、項目數據標準化等，形成完整的標準體系。將不同功能模塊之間的數據和流程無縫對接，實現各模塊與財務數據之間的融合，實現財務業務數據同步管理以及經營全過程管理的透明化和標準化。同時，標準科目體系的建立需要根據公司經營情況不斷完善，建設與推行不能急于一時，逐步程序化，固定化，形成閉環機制，夯實財務信息化建設基礎，促進業財融合，提高財務管理的內在價值。

綜上所述，成功實施財務信息系統，事前需要企業進行總體布局，事中需要梳理全業務流程，并形成標準體系，事后需要定期稽核與更新，不對進行完善與更新，當之無愧稱得上是一項系統工程。