人事檔案信息化管理研究

賈俊芳

【摘要】在信息技術穩(wěn)定發(fā)展的過程中，行政單位檔案管理模式發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)的紙質文件管理正在向電子文件管理模式變化。信息化的整合可以保證行政單位的人事檔案管理效率，降低行政成本，促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。在此基礎上，本文主要分析行政單位人事檔案信息化管理應用的意義，并闡述相應的對策。

【關鍵詞】信息化;人事檔案管理;行政機關

人事檔案是記錄一個人主要經歷、政治狀態(tài)、道德風格等個人情況的重要文件，起到了憑據、根據和參考作用，在企業(yè)管理中準確識別干部，全面評價干部，合理使用干部發(fā)揮了重要作用。現在大部分企業(yè)在其他方面的工作中都應用了信息技術，但是人事檔案管理方面仍然采用傳統(tǒng)的管理方式。這使得現在的人事檔案管理中出現了很多缺陷。在這樣的情況下，我認為應該很好地應用信息技術，更好地發(fā)展人事檔案的管理工作。

一、信息技術的作用分析

在人社單位，人事檔案是個人管理的憑證，也是各部門業(yè)務開展的核心。在檢驗確定優(yōu)秀人才的過程中，要加強對人事檔案管理工作的重視，促進生產監(jiān)督工作的順利進行，發(fā)揮著不可替代的作用。在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動下，各技術的有效應用可以全面展示自身優(yōu)勢，同時為各項工作的順利進行提供更多的幫助，解決傳統(tǒng)管理工作面臨的問題，促進檔案管理信息化建設。另外，信息技術的應用通過計算機進行管理，可以將人事檔案的資源集中分類，提高文件管理的效率。這樣的管理模式與傳統(tǒng)管理相比，不僅有效地發(fā)揮了自身的優(yōu)勢，還可以在各種業(yè)務開展過程中進行革新，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高文件利用率，降低檔案管理的成本。

二、人社單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應時代的發(fā)展

在社會經濟和科學技術的穩(wěn)定發(fā)展的推動下，事業(yè)單位的各項工作離不開計算機信息技術的應用，這已經成為社會發(fā)展的重要趨勢，必須使事業(yè)單位重視起來，確保在實際開展各項工作的過程中能夠進行全面分析，將信息技術適當融入檔案管理的各個環(huán)節(jié)。這樣不僅可以全面提高管理效率，同時有利于適應時代的發(fā)展，避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)和優(yōu)化。因此，只有加強對新技術應用的重視，才能提高檔案管理的信息化水平，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作效率提高

人社單位人事檔案管理業(yè)務的內容比較復雜，且相關內容較多，主要包括員工的學習經歷、工作經歷及工作能力等多個內容，有效儲備事業(yè)單位的人才信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法需要手動存檔，不僅消耗一定的人力和物力，同時也很難在后期提取文件。因此，加強對信息檔案管理的重視，通過數字化技術的應用，有效提高檔案管理的效率。確保各項工作順利進行，提高公司服務質量，保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

三、人事檔案信息化管理策略

（一）建立數字化的文件管理模式

應該對人事檔案進行信息化管理，構建數字文件管理模式，這是順應時代發(fā)展的戰(zhàn)略。人事檔案的數量相當龐大，如果人工處理的話，很難發(fā)揮良好的管理效果。將文件數字化處理，將其保存在對應的智能云盤或計算機設備中可以有效改善這種現狀。在這樣的情況下，應當引進相應的計算機設備，完善相關信息化管理系統(tǒng)，相關的人事檔案管理者應該在一定程度上理解整體的數字管理工作流程。因此，在對人事檔案進行信息化管理的過程中，構建數字文件管理模式是非常有效的戰(zhàn)略之一。

（二）信息化平臺的構建

構建信息化平臺的主要目的是對員工的人事信息進行有效應用。另一方面，在對應的信息化平臺上，可以有效利用數字化的人事檔案。信息化平臺對企業(yè)的人事信息進行統(tǒng)計，與往年相比，了解企業(yè)的發(fā)展和現狀。因此，在信息管理人事檔案的過程中，良好構建信息化平臺是非常重要的戰(zhàn)略之一。

（三）信息化文件管理制度的構建

應該對人事檔案進行良好的信息化管理，建立信息化文件管理制度。在進行信息化文件管理工作時，必須建立相應的文件管理規(guī)則制度，完全記錄材料收入、整理、保存、保密、交接等制度和信息記錄完整考察制度，使人事檔案有章可循，堅決杜絕文件丟失、篡改、提煉和偽造。在更加規(guī)范和制度化人事檔案管理的同時，還要確保每個人都要遵守相應的檔案管理制度，并將新的制度規(guī)定落實在現實情況中。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

除了確立數字化人事檔案管理模式外，還應該培養(yǎng)數字檔案管理人才，只有這樣，才能進一步發(fā)展數字人事檔案的管理。在人事檔案管理人才培養(yǎng)過程中，要明確培訓的目的和內容，培養(yǎng)檔案管理人才的目的是更好地執(zhí)行數字管理模式。在具體的文件管理人才培養(yǎng)中，具體的訓練內容分為兩個方面，一是計算機和信息化方面的培訓，二是信息化和現代化人事檔案管理方面的培訓。通過這兩個方面的相關培訓，使人事檔案管理者對數字化文件管理模式有一個詳細的了解，并以此進行數字化人事檔案管理的工作。因此，在數字化管理人事檔案的過程中，培養(yǎng)數字文件管理人才是非常重要的戰(zhàn)略之一。

結語：

總之，現在的信息網絡技術處于持續(xù)發(fā)展的階段。人社單位人事檔案管理工作的開展應該加強對先進技術的重視，從傳統(tǒng)管理模式轉變?yōu)閿底只芾恚⑾鄬θ娴墓芾硐到y(tǒng)，完善管理，不斷提高管理效率，發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果，推進事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提高，推動人社單位健康發(fā)展。

參考文獻：

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