企業電子文件歸檔和電子檔案管理探討

郭進

摘? 要：通過使用電子文件和電子檔案不僅能夠確保資料的真實性、完整性、安全性和可用性，還能提高電子檔案的管理效率和質量，最大限度發揮出電子檔案的使用價值，為企業的經營管理提供高效服務。因此，企業需要提高電子文件歸檔和電子檔案管理的重視度，采取有效的優化措施強化電子文件、電子檔案管理，提高企業的管理水平，推動企業持續發展。

關鍵詞：企業? ?電子文件歸檔? ?檔案管理? ?電子檔案

中圖分類號：G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（b）-0093-03

Discussion on Enterprise Electronic File Archiving and Electronic File Management

GUO Jin

（Guangdong Tianlian Power Design Co.， Ltd.， Guangzhou， Guangdong Province， 510670 China）

Abstract： Through the use of electronic documents and electronic archives， it can not only ensure the authenticity， integrity， security and availability of data， but also improve the management efficiency and quality of electronic archives， give full play to the use value of electronic archives， and provide efficient services for the operation and management of enterprises. Therefore， enterprises need to pay more attention to electronic file archiving and electronic file management， take effective optimization measures to strengthen electronic file and electronic file management， improve the management level of enterprises and promote the sustainable development of enterprises.

Key Words： Enterprise; Electronic document archiving; File management; Electronic archives

企業中的文件種類比較多，所需要的存儲空間也比較大，這加大了存儲、查找、管理難度，如果仍舊使用傳統的紙質檔案管理方式，很容易出現文件丟失、損壞、泄露問題，危害企業的經濟利益。因此，企業需要積極應用電子檔案資料，加強電子文件和檔案的管理，利用信息化技術和大數據技術，提升文件檔案的利用效率，同時要確保電子檔案的完整性、安全性和可用性。

1? 企業電子文件歸檔措施

1.1 加強組織管理，明確人員責任

對于企業的電子文件管理工作，企業必須建立相應的管理組織體系，明確企業電子文件管理相應部門的管理職責以及每個工作人員的工作職責，信息部門需要為整個檔案部門員工的日常工作開展提供信息支持和技術保障，這樣檔案工作人員才能及時發現、解決電子文件編寫、歸檔、管理中的各項問題。電子檔案部門需要從工作實際出發，為電子文件歸檔管理制度提供建設性意見，從而制定出科學合理的電子文件管理制度，并且需要對電子文件歸檔管理相關的各個環節進行密切監控，電子文件形成環節、鑒定環節、歸檔環節等都是重點監控內容[1]。同時，還需要確保管理系統與辦公自動化軟件的有效連接，這樣才能全方位、多角度地對整個電子文件進行有效管理，及時發現電子文件損壞、丟失問題，同時采取有效的措施高效解決問題，提高電子文件歸檔質量。

1.2 做好電子文件收集與資料積累工作

電子檔案管理中不可或缺的一環就是電子文件收集與資料積累工作，它們有著至關重要的地位。跟傳統的紙質文件收集工作相比，電子文件收集不僅方便高效，而且收集范圍也在持續擴大，收集方法多樣化。在企業電子文件歸檔管理中，電子文件的收集整理工作可以由電子文件編寫部門負責，正式電子文件包含發送、接收文件。電子文件編寫部門將文件發送給相關人員后，不僅需要對原始文件內容進行歸檔整理，還需要歸檔修改后的文件內容以及發送記錄，接收文件后同樣需要進行歸檔工作[2]。部分文件可能不在正式文件范疇內，但是它的文件內容價值高，可供參考的東西比較多，此類文件必須嚴格按照正式文件的歸檔整理流程進行收集保存，收集整理過程中一定要認真仔細，避免重要文件遺漏給企業帶來損失。

1.3 強化電子文件歸檔的“四性”保障

進行電子文件歸檔時，需要做好“四性”檢測，為電子檔案文件的后續管理利用提供強有力保障。“四性”檢測內容具體為：真實性檢測主要是檢測固化信息、數字摘要、元數據、電子屬性、信息包等[3];完整性檢測主要是檢測歸檔文件中數據數量、大小、數目編號、文件內容的真實性和完整性;可用性檢測內容是比較多的，涵蓋了電子文件數據、目錄、信息等方方面面，主要是確保人們能夠使用、檢索電子檔案;安全性檢測是電子文件歸檔最重要的檢測環節，通過檢測查看電子檔案管理過程中是否存在人為改動或非法侵入的情況，提高電子文件保管的安全系數。

2? 電子檔案管理措施

2.1 規范管理電子檔案移交工作

電子文件編寫部門主要的工作任務就是對電子文件進行移交、歸檔處理。電子文件的歸檔方式有兩種：其一是邏輯歸檔，其二是物理歸檔。這兩種歸檔方式借助的辦公平臺存在差異性，企業可以根據內部實際情況選擇合適的歸檔方式。各部門將電子文件移交給檔案部門后，檔案部門需要立馬審核、判定文件內容，避免電子文件存在內容失真、丟失問題，如果移交的電子文件不符合相關規定要求，必須要求相關部門檢查整理后再重新移交，從而確保電子文件的真實性。如果電子文件內容真實完整、安全性好，檔案部門經過審核后就需要確定好文件價值，明確規定好保管期限，最后進行移交手續辦理，移交部門與檔案部門需要同時審查移交清冊，并且妥善保管移交清冊。整理歸檔電子文件時，檔案部門需要首先確定好基礎單位，再嚴格按照相關的管理制度和規范標準進行文件分類歸檔工作，確保各種文件擺放在正確位置上[4]。如果歸檔電子文件在公文類別范疇，檔案部門就需要重視此類文件的審核工作，審核的著錄項目需要根據實際情況進行適量調整增加。如果隸屬于其他類型，此類電子文件就可以進行常規審核操作，審核過程中需要注重審核文件信息的真實性和完整性。如果歸檔電子文件具有較高的保存價值，檔案部門就需要采取電子方案與紙質檔案兩者同時使用的保存方式，從而使歸檔電子文件的安全性得到進一步提升。

2.2 高度重視電子檔案保管和安全備份

電子檔案保管主要是使用專業安全的服務器存儲好電子檔案，歸檔載體即為專庫或專柜，需要注意的是歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。如果歸檔載體是單片形式，就需要一定數量的載體豎起來存放在盒子中，盒子的上方不能放置重物避免將歸檔載體壓壞，而且需要與磁場保持合適的距離，同時需要做好保護措施，避免灰塵、蟲鼠損壞載體。電子文件檢查工作可以計劃為一年一次，檢查內容為電子文件的讀取情況、處理設備的運行情況;檢測工作可以計劃為每兩年一次，主要是抽取一定數量的樣本載體對文件內容進行“四性”檢測;每4年檢測一次光盤，如果檢測過程中發現歸檔載體存在問題，需要及時采取有效措施解決問題[5]。此外，還需要做好電子檔案的安全備份工作，每天一次的增量備份、每周一次的全盤備份是常用的備份方式，企業中的信息部門需要提供技術保障，從而提高電子檔案存儲的完整性和安全性。如果電子檔案的存儲價值比較大，不僅需要做好增量備份和全盤備份，還需要采取異地備份方式，以此來全面確保電子檔案存儲的可靠性。

2.3 提高電子檔案的利用率

企業領導不僅能夠調閱各類電子檔案，還能查閱電子資料的收發記錄，在此基礎上需要提高電子檔案的利用率，充分發揮電子檔案的應用價值。電子檔案嚴禁在企業外部流傳和使用，企業內部可以流傳一些通報文件或者機密性不高的規章制度，如果電子檔案內容中包含有企業機密，就只能通過企業內網流傳，并且內網系統需要隔離外部網絡。如果電子檔案涉及到企業的財務情況、發展計劃、決策內容、科技研發成果等，就只能在高層領導中流傳使用。如果員工需要查閱一些電子檔案，但是權限不足，就需要通過系統向檔案管理部門提出申請，申請審批通過后才能查看文件。當其他人員需要借閱電子檔案時，檔案管理部門只能提供復印的紙質文件，不能將原文件存儲載體外借給他人[6]。借閱人查閱電子檔案時，需要保護好檔案，避免電子檔案信息被其他人修改，而檔案管理部門需要詳細記錄每個借閱人的部門、姓名、借閱時間等，制作成管理臺賬。

2.4 打造高素質、高質量的檔案人才隊伍

與傳統的紙質檔案管理方式相比，電子檔案管理工作方式有很大的不同，這就對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，其不僅需要準確掌握檔案管理業務知識，還需要熟練應用各種辦公化系統和信息技術。因此，在進行電子檔案管理時，企業需要重視檔案管理人才，優化人才結構，打造高素質、高質量的檔案人才隊伍，提高檔案管理效率和質量。首先，企業需要組織檔案管理人員定期開展業務培訓活動，邀請知名的專家講解電子文件與電子檔案的管理內容、管理目標、管理原則、管理措施等，拓展管理人員的知識面，增加他們的知識儲備，同時還需要進行計算機操作演練，提高檔案管理人員的操作技能。其次，企業可以通過招聘的方式招攬專業的檔案管理人才，一方面能夠為企業節省部分培訓成本;另一方面也能確保招聘人才盡快融入工作，發揮人才優勢，提高檔案管理實效。

3? 結語

綜上所述，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作能夠提高檔案管理效率和質量，節約管理成本，為企業的經營發展提供助力。因此，企業需要加強電子文件歸檔和電子檔案管理，以使其更好地服務于企業的經營發展。

參考文獻

[1] 馮靜.企業電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策[J].蘭臺內外，2020（36）：57-58.

[2] 李從衛，傅艷華.企業電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].機電兵船檔案，2020（1）：73-75.

[3] 宋正宇.信息時代下辦公室檔案管理工作的途徑[J].科技創新導報，2020（5）：148，150.

[4] 張強.企業電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究[J].蘭臺內外，2019，266（29）：23-24.

[5] 張冰.基于互聯網技術的檔案信息現代化管理[J].科技創新導報，2019（27）：179，181.

[6] 張阿敏.“互聯網+”時代高校檔案管理網絡化建設研究[J].文化創新比較研究，2021，5（5）：178-180.