利用ERP 強化物資采購管理

李 昂

（北京國電龍源環(huán)保工程有限公司，北京 100039）

0 引言

企業(yè)的最終目標是盈利，為了能夠更好地提高企業(yè)的經濟效益，需要從成本、運作和銷售3 個渠道入手進行全過程管控。企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning，ERP）系統(tǒng)綜合利用信息技術與先進管理思想，從供應鏈范圍優(yōu)化企業(yè)的資源，以公司的成本管控為核心，使資源采購和分配能夠更加科學合理，減少物資采購過程中的經濟損失，從源頭上控制成本，增加企業(yè)的利潤。

1 ERP 系統(tǒng)及其特點

ERP系統(tǒng)是以信息技術為基礎，將企業(yè)物質、人力、財務、信息等資源全部整合到一起，使企業(yè)的資源管理變得更加系統(tǒng)化，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP 系統(tǒng)具有集成性、先進性、統(tǒng)一性、完整性和開放性等特點。作為一個與信息技術相結合的公司資源管理系統(tǒng)，ERP 將財務、物流、人力資源等核心業(yè)務全部整合到一起，使公司的內部業(yè)務變得更加系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息化特點，使公司的管理更加自動化，減少相關工作人員的工作任務，使管理工作能夠更為高效地開展。此外，相關人員只需要將企業(yè)所有的數(shù)據輸入ERP 系統(tǒng)，便可以在整個公司的范圍內應用，各個工作崗位都可以獲取信息，保證了數(shù)據的共享性和統(tǒng)一性。總而言之，ERP對企業(yè)改善業(yè)務流程和提高核心競爭力具有顯著作用。

2 傳統(tǒng)物資采購管理的缺點

2.1 供銷管理監(jiān)督欠缺

目前，大多數(shù)企業(yè)在物資采購與管理的過程中，物資的采購和調配都是由一個部門來完成的，這個部門被稱為供銷科。在日常的物資采購與管理過程中，供銷科不僅要負責物資的采買、封裝、管理，還要對物資的流出進行記錄，即供銷科整個工作流程不僅要包括供銷商的選擇及采購計劃的制訂，還包括最后的入庫統(tǒng)計，這導致供銷科的工作極為煩瑣復雜。在具體的采買過程中，相關人員通常由于工作量較大而對供銷商及物資的價格和質量把控不夠嚴格，加之煩瑣的流程和工作中沒有設置相關的監(jiān)督機構，使得在物資采購這一方面公司會投入更多的資金，這有悖于公司日常運行的最初目標，會使成本大大增加［1］。

2.2 信息共享程度較弱

（1）在傳統(tǒng)的物資采購流程中，供銷科與經銷商的談判大多是通過電話連線來完成的，整個過程中沒有過多的文字記錄，這使得整個采購過程中信息是由負責談判的業(yè)務員一人掌握，無法實現(xiàn)采購信息共享，同時也給采購環(huán)節(jié)埋下了許多經濟安全隱患，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，便難以追溯這些錯誤的起源。

（2）將物資采購的整個過程完全放到一個人手中，物資的價格與質量也皆在談判員的權衡之中，這樣的形式會使企業(yè)在物資的采購過程中損失一部分成本效益，不利于進一步提升企業(yè)的經濟效益。一旦負責采買的相關人員發(fā)生崗位變動，就會使相關信息隨之流失，對崗位信息的交付造成很大的不便。

2.3 預防控制意識不強

傳統(tǒng)的采購系統(tǒng)無法對供應商進行有效的甄別與篩選，也無法核實某些物資供應商的口述是否屬實，這會導致采購管理過程中無法對物資的質量進行事前防控，一旦采購的物資出現(xiàn)問題，就只能進行事后的控制和補救。相關調查研究數(shù)據顯示，大多數(shù)企業(yè)對采購這一行為的事前預防意識并不夠強，總是忽視對供應商和物資的甄選工作，往往是在使用的過程中才發(fā)現(xiàn)某一物資存在質量問題或價格過高的現(xiàn)象，這明顯不利于物資采購的管理。

3 ERP 系統(tǒng)在物資采購管理中的優(yōu)勢

3.1 強化了對各供應商的控制

對供應商的控制，ERP 系統(tǒng)主要從數(shù)量、日期與分批收貨3 個方面入手，這3 點也是大多數(shù)企業(yè)在采購過程中與供應商交流時容易出現(xiàn)的3大問題。

（1）ERP 系統(tǒng)為供應商在數(shù)量方面作出了合理的管控。在傳統(tǒng)的采購過程中，通常會出現(xiàn)運送貨物數(shù)量與合同數(shù)量不匹配、實際數(shù)量或多或少等現(xiàn)象，面對這種情況，一般是采取寧多勿少的方式來確定收貨。而在ERP 系統(tǒng)中則采取了具體的控制規(guī)則，使交貨數(shù)量與合同數(shù)量能夠相互匹配，采用多退少補的方式，在下一次貨物交付時進行物資補退，減少了員工在清點數(shù)量時的工作量［2］。

（2）ERP 系統(tǒng)在物資的交期方面可以實現(xiàn)嚴格的把控。一般而言，物資交貨日期對企業(yè)的運作有極為重要的影響，在物資采購計劃中，交貨時期需要適應物資調配及項目運作。如果交貨時間過于提前，就會對貨物的儲存造成很大的壓力；如果交貨時間過于延遲，則可能會導致后續(xù)項目延誤。在ERP 系統(tǒng)中，可以通過管理員設置來確定提前或延后物資交付的具體時間，這不僅可以為企業(yè)調整生產提供緩沖時間，還能保證貨物在規(guī)定時間內送到，保障公司的項目運作與后續(xù)收益。

（3）ERP 系統(tǒng)還可以針對分期收貨進行管理。利用ERP系統(tǒng)，可以使分期收貨的過程中對每一期的產品交付數(shù)量都能及時驗證，如果出現(xiàn)分期交貨中緊急情況下的調整，ERP 系統(tǒng)也能使相關調配以合理的方式進行，避免分期收貨的物資調配問題對企業(yè)造成損失。

3.2 提高了對采購物資的防控水平

（1）ERP 系統(tǒng)為物資采購提供了一個巨大的信息交流平臺，使企業(yè)對供應商的了解程度得到大幅度提升，尤其可以更加充分、全面、系統(tǒng)地了解各個供應商產品的質量、價格及物資交付信譽。

（2）在物資采購的過程中，ERP 系統(tǒng)使審批步驟變得更加嚴格，尤其是針對跨地區(qū)企業(yè)與供應商的交流，其能夠對供應商的信息嚴加審核，同時對不同職責的員工進行規(guī)范，限制其采購金額的上限，保證公司經濟效益不受損失［3］。

（3）ERP 系統(tǒng)還對物資采購管理過程發(fā)揮了一定的監(jiān)督作用，使采購人員的工作能夠更加規(guī)范合理。監(jiān)督人員不僅對采購工作人員的審批負責，同時一旦發(fā)現(xiàn)在整個采購過程中出現(xiàn)不合理的地方，就可以及時終止或暫停業(yè)務，使問題能夠第一時間得到解決，從根源上避免重復訂單或錯誤訂單出現(xiàn)。

3.3 促進了采購信息的共享

ERP 系統(tǒng)利用信息技術，使物資的來源與去向都能夠在系統(tǒng)中記錄，這使得采購管理從采購、收貨、存儲和使用等每個環(huán)節(jié)都變得更加系統(tǒng)，且每一個部門都能共享信息。采購管理過程中各項基礎信息能夠得到高度共享，這是對傳統(tǒng)采購方式的完全改革。

（1）ERP 系統(tǒng)可以使物資的采購有所追溯，可以使相關人員更好地了解物資在采買的過程中的每一筆業(yè)務往來，其中具體包括采購的數(shù)量、收貨的數(shù)量和發(fā)票信息等，最終使采購過程得到較完整的控制［4］。

（2）ERP 系統(tǒng)中物資采購的整個過程都是由系統(tǒng)進行分析與計算的，避免了人力過多參與，在一定程度上減少了人為因素對采購的影響，因此減少了經濟問題的出現(xiàn)。

（3）采用ERP 系統(tǒng)強化物資采購管理能夠使項目的進行更為有序、高效，進而提高企業(yè)的生產效率，最終達到大幅度增加企業(yè)經濟效益的目的。

3.4 完善了對各個部門的協(xié)調

在具體的項目中，ERP 系統(tǒng)能夠使企業(yè)物流、資金及采購等以較為系統(tǒng)的方式運作，使整個過程成為一個整體。在這個系統(tǒng)內，不僅明確規(guī)定了各個工作部門的工作范圍，使各個工作部門能各司其職，同時還使各個部門相互制約，最終使各部門工作在整個系統(tǒng)中更為協(xié)調。例如，在物資采購的過程中，將應付款與采購工作分離管理，實時追蹤每一筆采購業(yè)務的付款情況，避免了盲目采購現(xiàn)象。再比如，通過對采購工作的分析來判斷該項任務是否符合流程，從而實施更為合理的資金調配，提高公司流動資金的利用率等［5］。

4 利用ERP 強化物資采購管理的建議

雖然ERP 系統(tǒng)為物資采購提供了更為高效的信息交流平臺，使物資采購能夠高效有序地進行，避免出現(xiàn)各項經濟問題，但其中還存在一系列需要改進的地方，如果能夠使這些缺點得到進一步改進，將會使ERP 系統(tǒng)在物資采購過程中得到更好的管理。

（1）ERP 系統(tǒng)中應當增加對服務協(xié)議與合同進行查詢和統(tǒng)計的功能，使企業(yè)在某一段時間內針對某一種物資或供應商的合同能夠更加高效地推進實施，從而提高物資采購管理人員的工作效率。

（2）應當將ERP 系統(tǒng)操作進一步優(yōu)化，降低ERP 系統(tǒng)的上手難度，以適應企業(yè)出現(xiàn)人員調動的情況。

（3）ERP 系統(tǒng)中應當增加對供應商失信行為的統(tǒng)計模塊，將供應商的各項行為模式及其信用都在系統(tǒng)中進行統(tǒng)計記錄，方便采購人員在日后的采購過程中甄別各個供應商的行為，避免物資交付出現(xiàn)延期問題和采購物資出現(xiàn)質量問題，同時使采購的物資能夠更加經濟合理［6］。

5 結語

相較于傳統(tǒng)的物資管理方式，ERP 系統(tǒng)不僅使企業(yè)的物資采購管理得到強化，避免企業(yè)在物資采購過程中出現(xiàn)大大小小的管理問題，同時還使企業(yè)各部門之間的信息得以共享，使資源分配更加優(yōu)化，從而提高企業(yè)運作的效率，使企業(yè)項目能夠更快地開展，最終有效提高企業(yè)的經濟效益。