財(cái)務(wù)智能化對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化研究

錢鏡伊

（南京理工大學(xué)紫金學(xué)院，南京 210023）

1 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)管理經(jīng)過多年發(fā)展，已經(jīng)逐步從會(huì)計(jì)電算化時(shí)期過渡到財(cái)務(wù)智能化時(shí)期。我國(guó)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬也基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上提取、線上審批等操作，但依舊采用線下填報(bào)單據(jù)、審批簽字后投遞的手段，這種報(bào)賬流程耗時(shí)長(zhǎng)、返單率高，財(cái)務(wù)工作量也相應(yīng)增加。尤其是當(dāng)前很多高校財(cái)務(wù)往往跨校區(qū)管理，紙質(zhì)單據(jù)的跑簽耗時(shí)更長(zhǎng)，且成本增加，成為困擾師生的一大難題［1-2］。當(dāng)前，財(cái)務(wù)報(bào)賬流程智能化在高校財(cái)務(wù)管理中未有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，對(duì)此，有必要加大力度推進(jìn)報(bào)賬流程智能化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日漸成熟，財(cái)務(wù)智能化成為高校財(cái)務(wù)事業(yè)發(fā)展的必然要求。將線上單據(jù)傳遞、審批、銀企互通、電子簽單等落實(shí)到位，使財(cái)務(wù)報(bào)賬擺脫時(shí)間和空間的束縛，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)工作的智能化發(fā)展。

2 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程存在的問題

2.1 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬“兩難兩多”

高校為提高學(xué)校經(jīng)費(fèi)管理效率，制定了相對(duì)嚴(yán)苛的財(cái)務(wù)管理制度，但也導(dǎo)致在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過程中出現(xiàn)諸多難題。一是簽字審批難。經(jīng)辦人在財(cái)務(wù)報(bào)賬前還需要院領(lǐng)導(dǎo)層層審批票據(jù)，若超過一定金額還需校領(lǐng)導(dǎo)簽批。而很多領(lǐng)導(dǎo)人員由于科研和行政管理工作繁忙，經(jīng)辦人很難一次性找齊簽字，有時(shí)票據(jù)由于填寫不規(guī)范甚至還需重新簽批，易使經(jīng)辦人產(chǎn)生厭煩情緒。二是取號(hào)放款難［3］。一些高校由于財(cái)務(wù)人員配置不足，采取取號(hào)限量規(guī)定，導(dǎo)致經(jīng)辦人很難取到號(hào)或排隊(duì)等候時(shí)間過長(zhǎng)。三是規(guī)章要求多。高校財(cái)務(wù)報(bào)賬要求變化多，高校財(cái)務(wù)人員會(huì)定期在校級(jí)平臺(tái)發(fā)布報(bào)銷制度，但高校師生對(duì)平臺(tái)關(guān)注少，不熟悉報(bào)賬流程，導(dǎo)致報(bào)賬不規(guī)范而重簽，財(cái)務(wù)信息不匹配而加大報(bào)賬難度。四是往返耗時(shí)多。往返不同校區(qū)，或者打回重新簽批，或者排隊(duì)等候，都導(dǎo)致報(bào)賬時(shí)間成本增加。

2.2 高校財(cái)務(wù)信息化管理水平不高

一是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門難以適應(yīng)財(cái)務(wù)智能化發(fā)展要求。高?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)人員多為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)人員，雖然財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但其在信息化背景下不適應(yīng)新的工作環(huán)境，而從頭學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)又存在較大困難，給高校財(cái)務(wù)智能化建設(shè)帶來一定困難。二是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息錯(cuò)差率提高。很多高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)缺乏整體規(guī)劃，不同部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能共享，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性難以滿足師生使用需求甚至有些科研信息、學(xué)生信息還使用手工錄入，人工操作失誤等也使財(cái)務(wù)信息錯(cuò)差率提高。三是財(cái)務(wù)應(yīng)用軟件難以適應(yīng)學(xué)校規(guī)模擴(kuò)張需要。當(dāng)前，很多高校財(cái)務(wù)管理仍應(yīng)用傳統(tǒng)的金蝶財(cái)務(wù)軟件，且未更新系統(tǒng)，加上傳統(tǒng)軟件不夠靈活，嚴(yán)重影響高校財(cái)務(wù)決策或預(yù)測(cè)，降低了信息反饋的實(shí)效性［4］。

2.3 高校財(cái)務(wù)和報(bào)賬雙方信息溝通不暢，服務(wù)質(zhì)量不高

一方面，國(guó)家財(cái)務(wù)政策不斷變化，高校財(cái)務(wù)制度不斷更新，但師生對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬信息了解不及時(shí)，如增值稅專用發(fā)票、普票的開具不合規(guī)，報(bào)銷單據(jù)填寫不規(guī)范等，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)溝通不暢甚至部分經(jīng)辦人認(rèn)為財(cái)務(wù)為難自己，而心生埋怨；另一方面，高校財(cái)務(wù)部門工作繁忙，沒有時(shí)間更新財(cái)務(wù)規(guī)定并進(jìn)行普及，導(dǎo)致很多經(jīng)辦人在報(bào)賬時(shí)才了解財(cái)務(wù)信息變更，這種財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱的情況嚴(yán)重影響報(bào)賬效率。另外，高校財(cái)務(wù)管理人員工作任務(wù)繁重，尤其是隨著高校規(guī)模擴(kuò)大和國(guó)家科研支持力度加大，科研經(jīng)費(fèi)劇增，使財(cái)務(wù)管理工作更加復(fù)雜，很多財(cái)務(wù)人員很難在繁雜的工作之余詳細(xì)答復(fù)報(bào)賬人員關(guān)于流程、要求等的疑惑，這種溝通上的不充分也使高校師生對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的滿意度大大降低。

3 基于財(cái)務(wù)智能化優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的建議

3.1 搭建高校財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)一體化

當(dāng)前，校園網(wǎng)絡(luò)已基本在高校鋪設(shè)完成，基于校園網(wǎng)構(gòu)建高校財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)是解決財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱問題的重要途徑。一是構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)，通過手機(jī)App、學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)站、學(xué)院系統(tǒng)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等方式，及時(shí)發(fā)布最新的學(xué)校財(cái)務(wù)管理規(guī)范、財(cái)務(wù)報(bào)銷指南、發(fā)票開具說明等通知，實(shí)時(shí)流通財(cái)務(wù)信息，方便師生查詢。二是建立財(cái)務(wù)報(bào)賬在線交流平臺(tái)，方便經(jīng)辦人及時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)、繳費(fèi)、欠費(fèi)及到賬情況，幫助師生解決在報(bào)賬過程中遇到的報(bào)銷難題，在線答疑，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬與業(yè)務(wù)活動(dòng)一體化，避免多次往返報(bào)賬造成時(shí)間和成本增加。三是建立財(cái)務(wù)信息共享服務(wù)中心，將高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集、處理和數(shù)據(jù)分析都放到統(tǒng)一的平臺(tái)上，避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由不同部門輸出到個(gè)人產(chǎn)生信息偏差，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人可以直接根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)填寫財(cái)務(wù)信息，并共享到平臺(tái)上，平臺(tái)則自動(dòng)匹配相關(guān)業(yè)務(wù)，再分配給對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行審核，審核后自動(dòng)匹配相關(guān)銀行服務(wù)，并生成會(huì)計(jì)核算表單和財(cái)務(wù)報(bào)表，提高財(cái)務(wù)管理效率。四是借助大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘歷史報(bào)賬數(shù)據(jù)，生成高校報(bào)賬綜合報(bào)告，分析長(zhǎng)期困擾高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的原因和類型，通過共享平臺(tái)形成操作提示，建立高校綜合預(yù)算和專項(xiàng)項(xiàng)目庫(kù)，通過全面智能化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)管控高效財(cái)務(wù)報(bào)賬流程。

3.2 建立健全網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬簽字審批體系，推行“無等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬

優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的關(guān)鍵是建立健全報(bào)賬簽字審批體系，高校亟須建立健全網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬簽字審批體系，推行“無等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬。首先，借助網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)，完善現(xiàn)有紙質(zhì)簽字審批流程，引入財(cái)務(wù)票據(jù)網(wǎng)上審簽系統(tǒng)，解決簽字審批難和往返耗時(shí)長(zhǎng)的難題，包括加快完善高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬原始票據(jù)影像系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)審批系統(tǒng)、網(wǎng)上簽字系統(tǒng)、報(bào)批結(jié)果查詢系統(tǒng)等，并實(shí)現(xiàn)報(bào)賬單自動(dòng)審批推送，經(jīng)辦人可隨時(shí)通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System，OA）、App 等查詢，提高簽字審批智能化水平。其次，推行財(cái)務(wù)報(bào)銷預(yù)約制度，經(jīng)辦人在報(bào)銷前可先通過報(bào)賬平臺(tái)預(yù)約登記，按照平臺(tái)提示填報(bào)報(bào)賬信息，在指定時(shí)間提交財(cái)務(wù)人員，簡(jiǎn)化報(bào)賬流程，減少等候時(shí)間，提高財(cái)務(wù)管理效率，解決預(yù)約難題。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)潔易懂，為師生報(bào)賬提供便利，確保預(yù)約和申報(bào)工作順利開展。

3.3 制定符合財(cái)務(wù)智能化發(fā)展需求制度，加大網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)用宣傳

為確保高校財(cái)務(wù)管理流程符合智能化發(fā)展需要，要盡快完善相關(guān)制度。一是建立完善的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，確保財(cái)務(wù)管理流程更加規(guī)范，減少財(cái)務(wù)信息漏洞和數(shù)據(jù)失真現(xiàn)象。加大制度對(duì)職工的約束力，明確崗位職責(zé)，確保財(cái)務(wù)分工合理明確。財(cái)務(wù)智能化建設(shè)的重要崗位由多人負(fù)責(zé)，相互監(jiān)督和制約，確保財(cái)務(wù)管理真實(shí)準(zhǔn)確。二是盡快完善財(cái)務(wù)內(nèi)部制度，提高財(cái)務(wù)管理和控制水平，確保財(cái)務(wù)報(bào)賬流程更加規(guī)范，使高校資金得到有效使用。完善報(bào)銷制度、應(yīng)收賬款制度等，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理戰(zhàn)略［5］。三是加快落實(shí)高校財(cái)務(wù)相關(guān)政策，通過實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化制度，保證高校資金尤其是科研經(jīng)費(fèi)的利用不受干擾，促進(jìn)學(xué)?？蒲惺聵I(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。另外，由于當(dāng)前的高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)尚處于起步階段，各大高校在加強(qiáng)財(cái)務(wù)智能化管理建設(shè)的過程中，要加大力度宣傳網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，借助公文宣傳、學(xué)校公眾號(hào)、學(xué)校網(wǎng)站等，就網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)的突出優(yōu)勢(shì)、使用方式、操作手冊(cè)、注意事項(xiàng)等相關(guān)事宜對(duì)廣大師生展開培訓(xùn)宣傳，并給予專項(xiàng)指導(dǎo)和答疑。同時(shí)，還應(yīng)盡快出臺(tái)相關(guān)文件對(duì)財(cái)務(wù)智能化的應(yīng)用給予支持，加快推動(dòng)高校財(cái)務(wù)智能化應(yīng)用進(jìn)程。

3.4 提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平，樹立服務(wù)意識(shí)

當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬智能化應(yīng)用離不開人才的支持，應(yīng)盡快推動(dòng)高校高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加強(qiáng)在職財(cái)務(wù)人員技能培訓(xùn)。高?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)管理人員能力和素養(yǎng)參差不齊且管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)偏老齡化，要借助高校自身的資源對(duì)財(cái)務(wù)人員集中培訓(xùn)，既要提升其財(cái)務(wù)專業(yè)水平及素養(yǎng)，還要結(jié)合財(cái)務(wù)管理信息技術(shù)、軟件應(yīng)用等進(jìn)行培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能和信息化應(yīng)用水平。二是加快引進(jìn)復(fù)合型高技能人才?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，財(cái)務(wù)智能化是大勢(shì)所趨。高校財(cái)務(wù)建設(shè)需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加快財(cái)務(wù)人才儲(chǔ)備，吸引具有財(cái)務(wù)專業(yè)技能且掌握信息技術(shù)的復(fù)合型會(huì)計(jì)人才，革新高校財(cái)務(wù)隊(duì)伍，為高校財(cái)務(wù)管理智能化打開新思維、注入新鮮血液。三是提高財(cái)務(wù)人員服務(wù)意識(shí)。鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員與經(jīng)辦人多溝通，了解高校師生報(bào)賬需求，樹立服務(wù)意識(shí)，以良好的職業(yè)心態(tài)為廣大師生提供財(cái)務(wù)服務(wù)。高校還可以制定財(cái)務(wù)部門的績(jī)效管理和激勵(lì)制度，通過獎(jiǎng)勵(lì)充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的工作積極性。

4 結(jié)語

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，國(guó)家也愈加關(guān)注高校信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)智能化管理作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，也成為關(guān)注的焦點(diǎn)。這就需要盡快搭建高校財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)一體化，建立健全網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬簽字審批體系，制定滿足財(cái)務(wù)智能化發(fā)展需求的制度，提高財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)信息化業(yè)務(wù)能力水平，從而優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，建設(shè)適合高校發(fā)展的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，提升學(xué)校總體財(cái)務(wù)管理智能化水平。