基于軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺的建設研究

朱小衛，鮑嘉雯

（中國航發貴州黎陽航空動力有限公司，貴陽 550014）

1 研究背景

在八項規定和降本增效的要求下，中央企業差旅管理意識日漸強化，越來越多的央企開始或已經開始在全集團范圍內推進差旅整合工作。軍工企業作為央企的一分子，必然要實現對差旅管理信息化的建設。

1.1 傳統的軍工企業差旅管理流程

傳統的軍工企業差旅管理流程主要為線下紙質流程，具體流程為：

（1）接到出差任務后，員工需填寫紙質審批單，干部還需在OA 系統上提交申請并經主管副總經理批準；因科研項目任務出差的員工還需向項目管理部門提交申請，經過部分負責人以及科研項目經理批準；因外出培訓任務出差的員工需到人力資源部備案并經過人力資源部部長、人力資源部主管副總經理審批；出國（境）出差的員工需經總經理、董事長審批，經人力資源部外事專員進行培訓。

（2）出差人員需填寫紙質借款審批單，經過本單位負責人、公司主管、財務部門會計的層層審批，審批通過后才能辦理借款。

（3）出差人員自行預訂符合崗位職務的車票（機票）、賓館。

（4）出差人員返回后，填寫紙質報銷單據，附帶原始憑證，經過層層審批，最后由財務部報銷［1］。

（5）財務部負責審核各項報銷費用是否符合規定，再進行入賬核算，出差人員根據入賬核算情況對差旅費進行退補。

1.2 傳統流程弊端分析

傳統的流程主要存在辦理周期長，領導審批、審核困難，財務難以進行有效的真實性復核以及需要投入大量的人力、時間等問題。具體如下：

（1）出差申請的審批流程較長，出差人員需多次找到不同職能部門和審批人員獲得審批簽字。

（2）出差人員在出差過程中形成的報銷票據可能會出現缺損、丟失、信息不完整、金額超過崗位職務限制等情況，票據規范性較差。

（3）財務人員的工作量增加，需審核報銷票據的真實性、合規性和合理性。

（4）差旅費用的事前控制缺失，僅停留在事后控制階段。

2 軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺實現思路

為改善陳舊手工核算模式，在互聯網上實現差旅管理，提高工作效率、加強內部風險控制和成本控制、加強差旅費報銷的規范化和標準化、實現預算編制控制全流程管理、借助大數據進行財務分析，為財務電子檔案建設、財務共享中心建設鋪墊。企業通過與軟件開發公司合作建設互聯網差旅管理信息化平臺，開發移動APP 平臺，由APP 平臺提供出差任務申請、差旅費用申請、商旅訂票、費用預算控制、電子影像掃描、發票驗真去重、差旅報銷申請、報銷審批、財務稽核、付款等功能。同時，基于軍工企業復雜的管理要求，還需在內網部署財務核算系統，內外網通過數據擺渡導入業務數據后生成憑證，實現企業會計臺賬的統一管理。針對部分核心業務的數據在外網需進行映射替代，核心業務數據設置業務預警，進行信息補充完善，經財務稽核后生成憑證，最終實現差旅管理從員工發起出差到財務記賬的全流程線上應用［2］。

具體實現思路為：

（1）出差人員通過APP 進行移動申請和報銷操作。

（2）差旅管理系統與財務核算系統對接，實現差旅標準、費用標準等各項費用管控。

（3）利用APP 電子影像與稅務系統，直接查驗發票真偽，剔除重復票據。

（4）各職能部門及其負責人通過APP 完成出差審批和費用審核，提高差旅管理效率。

（5）通過系統自動化處理，財務人員從核銷會計向管理會計進行轉變，減輕財務繁重的工作壓力，優化企業日常管理流程，將流程自動化、顯性化、精細化，逐步實現企業經營的數字化轉型。

（6）實現差旅管理的移動應用，逐步實現出差人員的“零”現金、“零”票據的報銷模式。

3 軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺的實施措施

3.1 平臺設計

軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺必須遵循總體規劃的原則，全面規劃未來IT 戰略來配合發展戰略。在整個系統規劃和建設過程集中遵循先進性、標準化、靈活性、可擴展、高可用性及可靠性原則，遵循模塊化設計、參數化設計，合理劃分功能模塊，具備好的擴展性，最大限度滿足不斷發展和變化的業務需求。在規劃思路的指導下，建立軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺的示意圖和具體的應用架構。

軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺應用架構分為三層，分為財務管理系統、軍工企業互聯網差旅管理信息化平臺、第三方公有云。其中具體說明如下：

（1）財務管理系統為軍工企業現有內網系統，包括會計核算、網上報銷、全面預算系統，并與門戶、SAP 等系統集成同步數據，內網系統功能主要包括：費用報銷信息補充、財務稽核、憑證生成、付款單生成、電子票據存檔等。

（2）互聯網差旅管理信息化平臺為通過互聯網搭建差旅管理系統，滿足企業從出差申請、差旅費用申請、影像管理、票據管理、報銷和結算業務，同時為了提高結算效率，將建設銀企直聯平臺；并開發移動APP，系統與去哪兒、攜程旅行、稅務系統、銀行等系統集成，能夠實現出差申請、差旅訂票、票據管理、銀企直聯等功能，為出差人員提供APP 費用報銷一站式體驗。

（3）第三方公有云為互聯網差旅管理信息化平臺提供更為豐富的外部服務，系統可與去哪兒、攜程旅行、稅務系統、銀行等系統集成，能夠實現差旅訂票、發票驗真、銀企直聯等功能，為出差人員提供APP 費用報銷一站式體驗。

3.2 業務場景

（1）商旅平臺：系統與攜程、去哪兒、高鐵管家、各大航空公司等商家的第三方商旅平臺系統對接，直接獲取消費記錄，完成消費明細對賬。

（2）差旅人員：在線提出出差申請，領導移動審批，員工通過商旅平臺預訂機票、火車票、酒店。員工在出差過程中的消費記錄同步更新到差旅管理信息化平臺中。員工利用APP 提交差旅費報銷申請單，由系統關聯商旅平臺獲取或者手動掃描上傳票據電子影像，讀取票據影像信息，同時通過稅務云系統查驗發票真偽，進行移動報銷。

（3）審批人員：審批人員通過系統檢查和審批各項報銷費用，由出納人員在銀企直聯系統上完成費用結算，結算后生成會計憑證［3］。

3.3 前期基礎工作

（1）完成內外網財務管理系統的搭建，完成與其他系統集成接口開發調試。

（2）完成系統中涉及的各類流程、單據的設計。

（3）建立基于互聯網端的差旅管理信息化平臺，實現系統與第三方商旅平臺公有云的互聯互通。

（4）在系統中設置各部門信息、權限，統一各部門差旅費用管理口徑。

（5）自定義出差人員信息、審批人員信息與權限。

（6）辦理銀企直聯協議，開通中稅云服務平臺。

（7）進行系統調試。

3.4 實施途徑

（1）出差申請：出差人員利用手機APP 客戶端發出申請，填寫出差時間、地點等信息，系統自動估算差旅費用，系統根據員工職級及各部門的差旅費用預算指標判斷費用的合理性，將費用數據同步到預算管理系統中。

（2）出差審批：領導通過手機APP 審批出差申請，審批后員工方能進行訂票操作。

（3）商旅訂票：出差人員在APP 上進行訂票操作，系統自動接入第三方商旅平臺，訂票費用由合作的第三方商旅平臺先行墊付，后由企業財務部門定期與平臺進行費用結算。

（4）消費對賬：系統定期從第三方商旅平臺獲得流水賬明細表，與出差人員的消費記錄進行自動核對。

（5）員工報銷：出差人員在APP 中提交差旅費報銷申請，系統自動調取發票信息及員工行程信息，自動核算金額，檢查是否存在超預算的情況，核對無誤后進入下一環節。

（6）報銷審批：根據票據影像信息，領導在手機APP 進行報銷審批。

（7）財務稽核：出差人員報銷流程審批完成后，要將紙質發票憑證投遞到智能票據箱中，智能票據箱會根據員工提交的報銷申請單對票據進行校對，校對無誤后方能進行票據投遞。如果校核不通過，由財務部門對實物票據與影像票據信息進行人工校核。

（8）生成憑證：財務人員將報銷數據擺渡到內網財務管理系統，系統自動生成憑證并生成付款單。

（9）財務結算：財務部門與直聯銀行進行結算，并向出差人員發送結算信息。

4 結語

通過建設和實施互聯網差旅管理信息化平臺，能夠取得以下預期效果：一是轉變手工核算差旅費用的模式，實現差旅費用移動化、在線化、實時化管理，將差旅費用支出控制在預算范圍內；二是規范差旅費報銷流程，統一執行報銷審批程序，在線完成審批，提高報銷報賬效率；三是云票夾自動進行發票采集、驗真、去重，并對發票電子影像進行一體化閉環管理，提高發票管理水平；四是差旅報銷可以在手機APP 上完成，實現出差人員“零”現金出行。