大數據時代下差旅費管理信息化探析

伍琳蕓 贛南醫學院第一附屬醫院

引言

在信息大數據廣泛應用的時代，實行差旅費管理信息化已成為必然趨勢。差旅費管理信息化不僅僅是醫院整體資源優化升級的要求，也是完善醫院內部控制體系的要求。差旅費管理信息化不但拓展了數據獲取渠道，而且使財務管理更加透明化、清晰化，提高了醫院財務管理水平。

一、醫院差旅費管理內部控制要求

（一）預算控制

醫院差旅費管理內部控制要求之一，即具體落實預算控制工作，即嚴控預算執行剛性，以信息登記形式保證預算控制活動的規范性。在此期間，制定預算管控制度，從而指導資金支出活動，盡最大可能提高資金利用率[1]。預算控制階段，細化權責分配，并動態改進協調機制，確保經濟業務在規范范圍內開展，確保審批任務又好又快完成。除此之外，差旅費內部控制階段，預算控制人員全面規避預算管理風險，并從整體上提高預算執行有效性，減少避免重復審批、越權審批和違規審批等現象。

（二）經費使用范圍與標準控制

設定醫院在差旅經費使用范圍的過程中，應與地方相關法律法規的相關要求保持一致，針對經費支出類型、結構、適用范圍明確化，以便為支出事項標準化審核提供依據[2]。與此同時，完善經費標準化控制體系，并全面優化經費開支管理程序，大大提高資金利用率。

（三）審批權限控制

在審批權限設置時，遵循科學化原則，確保經費管理級次與權限相匹配，同時，審批級別、審批程序、審批職責科學化、合理化確定。為減少越權審批、越級審批現象，應保證不同級別審批人員在授權范圍內合規使用審批權力。同時，不同級別審批人員在額度內合法處理業務及相關事項，確保差旅費管理工作規范化開展。

二、傳統差旅費管理存在的弊端

（一）報銷流程耗時長，效率低

差旅費手工報銷模式下，報銷人需遵循：事前提交出差申請—部門負責人及分管院領導審批—財務初審（事前審批單是否合規，票據是否真實完整、報銷金額核算）—部門負責人審批—財務負責人審批—出納付款。

報銷人員在傳統報賬模式下提出差旅費報銷請求，往往因制度了解片面、報銷程序煩瑣而重復申請，長此以往會失去耐心，且精力不足。財務人員處理差旅費報銷任務時，往往以手工核算方式為主，這無疑會延長報銷時間，且出錯率較高，導致電算化模式的應用停留在理論層面，難以深化財務管理工作改革。負責審批的領導因事務繁雜而業務處理時間長，這意味著報銷人要靜心等待，如果實際等待時間超出報銷人的心理預設時間，便極易產生矛盾。除此之外，差旅費手工報銷模式的顯著特征是零散審簽，這既會耗費時間，又極易打斷領導的工作思路。總結可知，差旅費報賬流程線下運作，報銷人無法通過信息系統查看報賬進度，這說明差旅費管理環節存在信息非對稱現象，隨著差旅費報銷任務量的不斷增多，差旅費手工報銷模式將面臨嚴峻挑戰。

（二）經費使用數據無法實時共享

如今，傳統的線下差旅費報銷模式系統間協同協作效果不盡如人意，這在一定程度上會延長經費使用數據共享時間，難以充分利用系統交互運作優勢，導致醫院財務管理效率大幅降低。具體來說，首先，經費管理部門無法實時掌握經費預算的執行情況，無法根據經費的實時使用狀況調整經費管理策略；其次報銷人員無法掌握差旅費報銷進度導致溝通成本增加，影響財務科的員工滿意度。

三、差旅費管理信息化建設

（一）差旅費報銷流程

醫院推廣智能差旅費報銷模式后，遵循申請遞交、報銷單打印與遞交、影像掃描、等待審批、初審結果共享、復審結果共享和出納付款這一流程。各環節管理內容如下：

第一，遞交事前出差申請。出差人在信息系統中填寫出差審批表，根據出差類型推送給所在部門負責人、預算歸口部門負責人、分管院領導審批。出差人員只需靜候批復結果。出差工作人員都能夠自行遞交出差申請，并且實時掌握審批情況。第二，遞交差旅費報銷單。事后報銷人在出差審批表后鏈接發票、車船票等，提交報銷申請。為提高差旅費報銷成功率，應放置相關附件，避免因報銷材料不全而重復申報，導致資源利用率降低。第三，影像掃描。票據員針對上述報銷人遞交材料逐項掃描，并傳輸到電子影像系統，為后期審核提供電子信息依據。第四，等待審批。差旅費審批環節層層推進，目的是完成如實報銷任務，避免為投機取巧行為提供可乘之機。一般來說，審批工作由部門負責人、各院領導以及預算歸口部負責人等多層級共審。通過審批后，意味著報銷工作順利進行。審批不合格情況下，則駁回報銷申請。第五，初審結果共享。初步審查差旅費報銷環節是否存在違規現象，同時，檢查附件資料是否全面、真實。此外，報銷憑證來源是否可信。一旦發現違規現象，有權駁回報銷申請。第六，復審結果共享。工作人員圍繞上述審核過程及結果再次進行真實性驗證，驗證無誤后，將憑證信息傳向會計核算系統。第七，出納付款。出納將通過財務復審的報銷單向上遞交，通過銀醫互聯系統進行資金支付。

（二）數據共享，優化預算分析管理

差旅費的信息化建設包括辦公系統、票聯系統、商旅系統、電子檔案管理系統、銀醫互聯系統、移動報銷端、人力資源系統等組成，數據信息在各系統間便捷傳輸[4]。與此同時，各類系統與信息平臺處于互聯互通狀態，在一定程度上突破了系統間數據信息傳輸屏障，能夠實現數據信息有效獲取目的，這無疑會提高醫院財務工作實效性。從差旅費報銷人員角度來看，報銷環節能夠簡化程序、優化流程，避免耗時、耗力，推動差旅費管理工作向系統化、精益化發展。

差旅費的信息化建設，能夠優化預算分析管理程序，全面提高預算控制的有效性。從實際情況來看，以科室、預算指標、資金來源為參照，決定開支事項是否需要事前申請，確定申請時，報銷人填寫申請單并提交，進而圍繞業務類型預算校驗，當開支項目不在規定的預算范圍內，那么報銷活動無法繼續進行，反之，凍結所選業務類型預算，并等到審核結果。審核階段，由領導、共享中心協同推進。需注意的是，科學化、合理化設置信息系統，這既能全過程了解預算授權范圍內報銷進程，又能據此分析部門間在預算執行環節的協配表現，避免出現徇私舞弊現象。換言之，智能報賬系統滿足預算的事前管理、過程管理需求，同時，有效規避無預算、超預算列支等行為，確保預算工作有效開展，進而優化業務控制效果，推動財務管理水平邁向新臺階。

（三）設置AI解答，醫院信息互通

差旅費信息化管理過程中設置AI解答。當前，人工智能技術與醫療行業融合發展態勢不可阻擋，這既符合智慧醫院相關政策，又能為差旅費信息化、智能化管理提供有利條件。當AI解答模式正常投用，則醫院信息孤島問題得到解決，同時，醫院數據采集、存儲、共享、使用等環節在技術支持下緊密聯系，這為醫院智慧建設奠定了堅實基礎。AI解答模式能否在醫院信息互通中發揮應有優勢，應面向財務人員系統化培訓。同時，向報銷人介紹有關AI解答的交互操作要求，直到財務人員、報銷人正確理解差旅費管理信息化模式，使AI解讀能力顯著提高。站在出差人員角度分析解讀有關差旅費報銷的政策信息大大加快差旅費報銷效率，同時，整個報銷過程簡潔明了，取得財務信息化管理的良好效果。

結語

綜上所述，醫院實行差旅費管理信息化，能夠使差旅費管理過程更加清晰，管理方式也更加便利，有利于形成科學的財務管理系統，增強醫院財務管理信息化的能力。通過完善差旅費使用流程，增加醫院財務使用的科學性，在大數據時代，實行差旅費管理信息化，有利于推動醫院可持續發展，使醫院資源合理配置。