檔案管理在高職院校二級學院工作中的作用與地位

文/陜西能源職業技術學院 李軍；陜西工業職業技術學院 張娟

在教育教學工作中，檔案管理能夠如實記錄教學活動開展情況，作為有效的反饋信息，教師亦可以在此基礎上改進教學方法，完善教學模式，進而不斷提高二級學院教學與管理質量。因此，二級學院必須認識到檔案管理在教育管理工作中的重要作用和地位，并在實踐管理過程中加以利用，凸顯檔案管理的價值，為高職院校的教育管理工作順利開展奠定堅實基礎。

一、二級學院檔案管理的含義、類別和特征

（一）含義。檔案管理在二級學院的實質性含義，是指二級學院實施教學活動和管理的過程中，將各專業教師教學組織活動以完整的形式記錄下來，并將這些記錄的內容進行系統整理、保管，納入二級學院檔案管理系統。二級學院檔案管理的主要內容不僅僅包含各科教師組織的教學活動內容，同時還包括日常管理，通過翻閱檔案均能夠獲取較為完整的信息資料。其中最為重要的檔案內容則是教學管理計劃、學生學籍檔案、課堂教學規劃、課堂教學內容、實踐活動教學內容和方案以及學生畢業論文等。二級學院檔案管理容納種類豐富的檔案資料，為二級學院開展教育教學和管理工作提供有效依據，發揮著不可替代的重要作用。

（二）類別。我國高職院校設置了豐富的專業種類，且不同專業之間存在著顯著的差異性，呈現在教學檔案管理的內容均有所不同，所以通常情況下，二級學院檔案管理的內容可進行以下分類：第一，教育綜合類檔案管理，這部分內容主要涉及二級學院上級領導部門頒發的教學工作計劃、戰略部署命令、規章制度體系等等，以及一些教學實施的工作細節，均以檔案管理的形式進行儲存。這部分內容主要是二級學院教學工作的指導材料，具有零散化的特點，但同時也是不可或缺的基礎性內容，每個二級學院在檔案管理過程中，均會將綜合類內容納入其中。第二，教師教學業務檔案，這部分內容主要是針對任課教師，包括其對教學內容的整體規劃、授課的具體安排、授課內容、教學日志以及具體課節的授課教案。這部分內容是教師組織教學活動的基礎材料，是引導教學活動開展的重要內容。所以在二級學院檔案管理過程中，教師教學的業務檔案是最為核心的管理內容。第三，實驗資料檔案，當前職業教育的核心是培養高技能型人才，不斷推進教育教學改革工作，實驗教學已經成為二級學院重要的課程體系，是培養學生時間應用能力的重要途徑，亦能夠對學生知識掌握情況進行綜合檢驗，全面掌握二級學院人才培養現狀，鍛煉學生的動手操作能力，此外，涵蓋實驗所得出的結論、報告等文件，是后續實驗教學查詢資料的重要基礎。

（三）特征。1.專業性。各二級學院通常設定不同類別的專業體系，以此來培育不同類型和不同專業的人才，與之相對應的則是每個專業均會形成獨立性的檔案管理資料，這些具有專業性的檔案資料，均是各個專業教師組織教學活動過程中的原始記錄，通過查閱這些教學檔案，能夠了解不同專業體系的教育教學情況與教學管理質量。檔案管理的專業性特征，還體現在檔案資料的專業分類、整合以及管理方面，這些專業性的檔案資料為高職院校二級學院教育管理提供了有效依據。2.多元性。檔案管理的多元性，主要包括儲存形式的多元性和參與人員的多元性。一方面，二級學院在踐行檔案的儲存過程中，通常會根據不同的專業類別和學科性質，將檔案資料進行分類儲存，納入不同的板塊。例如針對理科專業，教育資料的儲存通常包含大量的圖紙和數據信息，所以儲存的內容和種類相對較多，但是一些文科專業則僅儲存文檔以及一些圖片和文章。檔案管理人員可以根據不同的專業特點，以及檔案儲存的實際需求，運用紙質文件、Word文檔、光碟或視頻等形式進行儲存。另一方面，檔案管理人員的多元性，主要指的是在檔案管理庫中儲存的資料來源于不同的專業教師，同時也包括學生以及家長個人資料。3.系統性。二級學院學生檔案的儲存和管理通常是依據生命周期進行，二級學院檔案管理的系統性，主要體現在完整地保管教學活動和學生的檔案資料。其中包含新生入學至畢業的檔案信息，如高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。4.周期性。開展教育教學和人才培養工作過程中，教學主要以學年制進行，按照每學年的教學任務，分割為每個學期的教學任務，同時也需要根據具體的小周期進行教學任務的劃分，包括周周期、日周期、學制周期，教學檔案的管理同樣是根據教學周期進行，不同周期的檔案管理資料既有密切關聯，同時具有分界線，共同形成了高職院校二級學院檔案管理的大循環周期。

二、檔案管理在高職二級學院工作中的作用與地位

檔案管理以其自身顯著的特征和優勢，在高職院校二級學院教育管理中占據至關重要的地位，發揮著不可忽視的作用。因此，高職院校二級學院開展教育管理的過程中，應對此予以高度重視，充分發揮檔案管理的優勢作用，不斷優化高職院校二級學院教育管理工作流程，提高工作效率與工作質量。

（一）為教育活動提供保障。國家和高等教育部門會根據高職院校的實際情況，下發相關的教學通知，教務部門人員根據國家發布的通知進行總結歸納，形成針對性的教學部署，教師開展教學活動，則需要根據教務部門部署的教學任務，整個連貫性的過程均需要教學檔案的支撐，檔案管理對于促進教學活動的順利開展具有保障作用。有了檔案管理工作提供的教學材料和信息，能夠為職業技術學院教學改革提供制度指引，促進教學秩序的和諧化穩定化發展，進一步提高二級學院教學管理工作的質量和效果，為學院教育教學以及人才培養工作質量的提高提供源源不斷的推動力。

（二）為教學過程提供反饋。檔案管理工作能夠將教學過程如實記錄，體現出強大的儲存功能，主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。檔案管理中能夠容納各二級學院科研和教學的智慧結晶，教學改革創新的成功經驗或教訓，以及開展教學活動遇到的問題和解決措施，記錄學生不同學習階段存在的思想困惑和學習困難，所以檔案管理工作，對于教育管理工作具有十分重要的參考價值，能夠為其提供諸多的有效反饋信息。在開展課堂教學活動、社會實踐活動過程中，教師可以運用檔案管理的方式，將不同教學活動的基本信息如實記錄，并且在教學結束后，將這些檔案管理資料作為有效的反饋信息，及時了解實際的教學活動中，學生存在的問題和取得的成績，作為制定下一階段教學計劃的依據。除此之外，檔案管理工作能夠采集豐富多樣的資源，包括圖片和文字，這些皆是學生參與教學活動所取得的教學成果，可以作為日后二級學院周期性教學的重要資源。

（三）為家園互通提供工具。每個學生在學校的學習和成長過程中，家長均體現出過多的關心，希望了解孩子在校的學習情況和生活情況。但是由于許多學生的生源地離學校相對較遠，學生家長也由于工作忙碌的原因，很難定期到學校了解學生的實際學習和生活狀態。家長作為最了解學生的人，是學校教育管理工作的重要輔助者，為了進一步加強學校與學生家長之間的聯系，使其能夠實時了解學生在校學習和成長的狀態。各科教師在組織教學活動過程中應以文件或書面、視頻等形式，完整記錄每個學生的學習狀態和學習成果，并定期在家長群或互動平臺進行公布。這樣家長則可以利用碎片化時間翻閱教學檔案，通過檔案的階段性記錄，了解學生不同時期出現的學習和生活問題，及時給予孩子正確的引導和關懷，推動家校共育取得更加顯著的效果，這也是學生檔案管理在二級學院教育管理工作中的重要價值體現。

（四）為辦學評估提供依據。教學檔案管理是基于教學實踐活動所形成的信息資料，所以，其最顯著的特征則是能夠真實記錄教學內容，將所有的教學信息資料形成完善的匯總模式，通過教學檔案管理，能夠全面了解學生學習過程中存在的問題以及教師所講解的各項知識內容，這也是體現教師教學水平、教學質量、教學特色的重要基礎信息。所以，職業教育相關部門在針對高職院校的工作審查過程中，通常會依賴檔案管理的原始資料，通過仔細審查，則能夠了解學校在特定周期內的教學實際情況，以此來評價二級學院教育管理綜合質量水平。同時，這些專業教學反饋信息，還能夠作為完善二級學院專業教學模式、人才培養體系的有效依據，保證專業調整以及教學改革的科學性與合理性。由此可見，檔案管理在二級學院教育管理工作中占據著十分重要的地位，在評估教學質量以及辦學水平過程中發揮著至關重要的作用。

三、結語

綜上所述，檔案管理在教學活動以及教育管理過程中發揮著至關重要的作用，同時也占據著重要地位。能夠為教學活動提供保障、為教學過程提供反饋、為家園互通提供工具、為辦學評估提供依據，是提高高職院校教育教學管理質量的重要手段。所以，長期以來，二級學院均高度注重檔案管理工作，采取有效措施提高檔案管理質量對于二級院校意義深遠。