新時代高校人事檔案紙質檔與電子檔的整合共存

文/湖南城建職業技術學院 唐亞邦

隨著新時代的到來，各種信息技術的飛速發展給傳統的人事檔案管理工作帶來了迅猛沖擊，高校干部人事檔案管理工作應與時俱進，進行合理的整合與創新，才能更好地為黨和人民服務。

一、高校人事檔案紙質檔案與電子檔案優勢與不足

（一）高校人事檔案紙質檔相對電子檔的優勢。一是人事檔案紙質檔的憑證作用明顯。人事檔案是中國人事管理制度的重要特色，它屬于黨和國家的機密，具有法律效用。高校人事檔案是國家人事檔案的組成部分，它持續收存高校教育工作者履歷、自傳、考核、學歷職稱、政審、入黨入團、獎勵、處分、任免聘用、工資[1]等方面的有關文件紙質材料，記錄其個人學習成長、思想發展歷程，記載教師家庭成員信息、個人專業情況等各個方面內容，并與個人工資待遇、保險福利、組織關系緊密掛鉤，可為其提供身份、學歷、資歷等證據與憑證，這些紙質原始材料清晰的呈現事件的真實面貌，可有效保障高校教育工作者合法權益。二是人事檔案紙質檔的穩定性與合法性明顯。通常情況下，人事檔案檔隨人走，由于現在高校寬松的準入準出政策，高校教師的流動性顯著增大，人事檔案紙質檔可連續記錄教師各段工作歷程的情況，記錄情況連續而穩定；高校人事檔案紙質檔一般有專人負責整理，并有專門的檔案室進行保管，在國家相關法律法規的約束下，人事檔案紙質檔通常不容易被復制與篡改，在利用時更直接合法。而電子人事檔案通常是單位機密，一般情況下，教師流動時，其在上一單位的工作經歷所形成的電子檔案不會隨人員一起流動，容易造成教師人事檔案材料的缺失與間斷。而且在電子技術迅速發展的情況下，容易出現信息安全威脅，難免存在黑客和其他非法人員盜取電子檔案信息情況發生，使其安全性難以保障。三是人事檔案紙質檔的研究價值更高。人事檔案通常記錄隨著時間的推移，人事檔案紙質記錄的信息會成為后人研究的珍貴歷史資源，如人事檔案中“知青下鄉”記錄可以反饋出特定歷史時代中各種人物的不同縮影，從連續的工資材料中可以看到不同地區的經濟發展水平與狀態等。

（二）高校人事檔案紙質檔案相對電子檔案的不足。一是人事檔案紙質檔案將占用較大空間。通常高校人事檔案需安排專門的檔案室進行保管，需要占用較大的物理空間，而且隨著時間的推移，新的紙質檔案材料不斷增加，如有的學習工作經歷豐富多彩的教職工的人事檔案通常需要增加檔案卷數才能容納。人事檔案電子檔案通常只需要一臺加密電腦或移動硬盤進行保存即可。二是人事檔案紙質檔案查詢耗時長，檢索不便捷。雖然人事檔案通常有目錄索引等，但因人事檔案的密級管理因素，通常在查詢利用的時候需要經過一系列審批流程下，再打開檔案室門、安排專人從庫房拿出檔案才能進行查詢利用。在查詢某類信息時，可能需要查閱整本檔案才能知曉，不能通過關鍵字檢索查閱。而電子檔則可利用先進的計算機檢索技術及相關的人事檔案管理系統快速查詢。三是人事檔案紙質檔案材料收集與整理費時費力，通常收集上來的紙質材料需要花費大量的時間利用專門器具進行裝訂和裝裱，而電子檔案則可以將繁瑣的信息快速地進行系統的分類、統計和電子歸納。

二、高校人事檔案紙質檔案與電子檔案共存發展

（一）高校人事檔案紙質檔案與電子檔案融合是人事檔案利用和管理的發展方向。紙質人事檔案的載體是文本實體，狀態基本穩定，而且文字筆跡一般有個性特征、書寫墨痕有新舊之別，通常不易更改和偽造，它的憑證效用依舊顯著。隨著廣大教職工檔案意識的提高，他們對檔案憑證作用的依賴逐漸加強，檔案的查詢利用逐年增長，紙質檔案的憑證優勢更加彰顯；但電子人事檔案的發展改變了對傳統紙質檔案的利用方式，它使檔案信息在利用上不受時空限制，可以隨時進入檔案信息管理系統進行查閱，統計、導出數據、打印復制等，電子檔案的智能檢索大大節約了人工檢索的時間和精力，極大提高了人事檔案的利用效率，如果將兩者有效融合起來則可以為廣大教職工提供更優質便捷的服務。

（二）高校人事檔案紙質檔案與電子檔案有機結合可以相互揚長避短。目前，人事檔案紙質檔形式仍然是主力軍，但隨著辦公自動化、電子信息技術的發展，電子檔案的在查詢檢索方面的效率優勢使其飛速發展。人們一度猜想電子人事檔案將取代紙質人事檔案，但電子檔案的易復制、修改、刪除特點，又使其合法性大打折扣。此外，電子人事檔案對檔案管理系統的依賴性、易遭病毒和黑客攻擊等客觀缺陷也成了電子人事檔案的短板所在。因此，紙質人事檔案與電子人事檔案只有優勢互補、取長補短，才能更高效地發揮人事檔案的價值與作用，更好地提供利用和服務。

（三）高校人事檔案紙質檔案與電子檔案并存可進一步保障檔案信息安全。檔案的安全是檔案管理部門的首要工作。單純紙質檔案與電子檔案在保存方面都有各自的缺陷，紙質檔案若保管不善，容易遭受蟲啃鼠咬、霉變、污染、若遭遇不可抗的水災和火災則存在浸泡損壞或付之一炬等風險；通常高校教職工的人事檔案紙質檔都是孤本，一旦損壞就無法復制。若存有電子檔的備份，至少還為該人事檔案留有一線生機。而電子人事檔案容易遭受電腦病毒侵蝕，存儲的電腦或載體容易遭受電磁干擾影響等，它的安全也會大打折扣，但若還有紙質人事檔案的存在就可以為他保駕護航，因為沒有后顧之憂，電子人事檔案在開發利用上就可以大展拳腳。

三、高校人事檔案紙質檔案與電子檔案的整合策略

從紙質人事檔案和電子人事檔案的優劣比較，紙質人事檔案和電子人事檔案本身所固有的優缺點，使其不能相互取代，只有將兩者進行有效整合，才能將紙質人事檔案和電子人事檔案的優點發揮到極致。

（一）依法依規，優化設計人事檔案管理系統。目前，部分高校已經開始使用干部人事檔案管理系統，此系統目前的主要功能在于登記檔案的來源、去向及檔案目錄的編輯，還不具有圖片導入功能，不能通過系統直接查詢檔案具體內容，在使用時還具有很大的局限性。根據2019年7月中共中央組織部出臺的《干部人事檔案收集歸檔規定》，人事檔案紙質材料一般按十大類進行整理，人事檔案管理系統應該根據該規定進行相應的模塊設計，做到人事檔案紙質檔案與電子檔案分類一致，目錄一致，做到一一匹配對應。隨著檔案數字化進程的發展，某些高校已經啟動了檔案數字化進程，但大多是綜合檔案室中檔案的數字化處理或者是學生學籍檔案的數字化建設，而人事檔案數字化開展較少。高校人事檔案管理部門應加大資金投入，積極使用高智能數字化轉換技術，進行數字化人事檔案系統的優化改進及個性化研發。

（二）規范收集鑒定紙質檔案材料，逐一掃描，適當備注。檔案的價值在于它的真實性與記錄性，人事檔案的法律憑證效用就是基于這一特性。人事檔案紙質檔在收集時，均需對材料進行一一審核鑒定，首先應查看該辦理的流程是否完善，然后鑒定材料的真實性，看是否存在有錯誤，是否有涂改等，經審核鑒定可以歸檔的材料在歸檔整理前，應在人事檔案管理系統中對材料進行逐一掃描、分類導入、編制與紙質檔案完全一致的標題并建立目錄和索引，以便后期檔案利用時能快速查詢和檢索，對人事檔案中某些重要材料或常用查詢材料可以設置關鍵字快速查詢。在掃描導入系統時可以運用現在新興的RFID自動識別技術，既提高了系統錄入效率，又方便后期快速查閱。因紙質人事檔案必須保持其原始記錄性，檔案工作人員不能對他進行任何添加與改動，但在建立電子人事檔案時，可以對某些會隨時間推移而后人無法準確獲取當時信息的人事檔案材料做簡要的備注以做參考。

（三）規范制度，建立長效機制，保障人事檔案安全。檔案的實體安全及信息安全是檔案工作的重中之重。隨著互聯網技術的蓬勃發展，個人信息泄露已經讓許多百姓苦不堪言，比如因手機號碼泄露引起的各種電信詐騙事件、花樣百出的推銷電話，嚴重影響了人們的生活。人事檔案記錄了檔案本人所有的學習、工作經歷、家庭住址、主要家庭人物關系網、個人獎懲事件等重要信息，一旦這些信息泄露都會造成極其嚴重的后果。人事檔案的完善是一個漫長而系統的過程，通常持續幾十年甚至上百年。高校人事檔案管理部門應依據新時代國家檔案相關法律法規，制定長效的人事檔案安全管理制度，結合防偽、防盜技術的使用，以保障紙質人事檔案及電子人事檔案的安全。國家檔案局、中央檔案館在《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中明確規定：具有保存價值的電子文件，必須將電子文件以相應的紙質文件等拷貝一并歸檔。電子檔案系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。可以在管理后臺對電子人事檔案查閱界面設置只讀功能并制定管理者權限，底層頁面設置特殊水印等使電子人事檔案頁面不能被編輯、刪改以防止泄密等。

四、結語

在新時代信息技術的高速發展情況下，紙質人事檔案和電子人事檔案在檔案的管理上不會存在絕對的優勢與劣勢。紙質人事檔案與電子人事檔案的整合一方面提供了電子人事檔案所不具備的完整性、安全性、直接利用性等必要條件；而另一方面電子人事檔案為檔案管理提供了效率性、科學性和信息全面性等優勢。只有將其兩者相互融合發展，才會讓現代化的人事檔案管理具備更加良好發展方向與空間，以迎來雙贏局面。