做好醫院工會檔案管理的策略分析

文/淄博市第一醫院 趙婷婷

醫院工會檔案，顧名思義，主要是指在工會活動中直接形成的文件材料，醫院工會檔案管理工作是醫院工會活動中不可或缺的重要部分，主要包括活動過程中拍攝的圖片、視頻以及文字工作者所記載的文字。能夠有效記載醫院的方方面面，對醫院的建設和發展具有至關重要的作用。

一、醫院工會檔案在工會建設中的功能

（一）傳承功能。醫院工會活動開展中將醫院中發生的重要的事、出現的重要的人等等進行有效記載，其中醫院工會檔案主要記載了優秀組織活動、工作經驗等等。這些記載對于醫院而言是寶貴的財富，可以激勵后人銘記歷史，激勵后人向模范看齊，繼續努力，將精神價值經久不衰地傳承下去。

（二）激勵功能。醫院工會存在的作用就是指激勵醫院的全體員工勤勤懇懇、踏踏實實工作，使醫院全體員工從內心產生一種昂揚向上的精神、發奮進取的積極效果，工會檔案所記錄的資料為員工的明天設計好了一個又一個目標與行動方向，可以極大地調動員工的積極性、創造性。為員工的發展藍圖指明前進的方向與動力，樹立工會組織的自身形象和價值追求。

（三）輻射功能。醫院工會的物質和精神財富的總和是指醫院工會組織對自身形象以及價值觀建設，這一過程具有一定的覆蓋性、外在延展性。比如說，醫院工會組織積極參與社區檔案活動記錄，這一過程本身就是向外延展性的最好表現，與此同時達到育人的目的。

（四）制約功能。在醫院工會檔案保存的過程中，會約束成員的行為等方面的規范，嚴格要求會員遵守規章和制度，與此同時，工會組織在發展過程中形成的各類規章制度，這些制度的存在時刻潛移默化地影響每個人的行為，為個人樹立行為規范。

（五）信息傳輸與復制功能。信息傳輸功能是醫院電子檔案管理過程中非常重要的一個用途，電子檔案可以在傳輸與數據的交換過程中不受時間與地點的限制，從而完成各個相關機構對檔案信息資料的傳送，實現點對點的信息交換。電子檔案管理有重要的復制功能，即在相關部門的日常工作中能夠對檔案信息資料進行及時、準確的復制，并提供最真實、原始的資料，有效確保醫院檔案資料的權威性。當然，其前提條件是，在對檔案資料進行保存時，需要按照一定的標準模式進行存儲，從而便于后期對電子檔案的查找與復制。

二、醫院工會檔案信息的主要內容

醫院工會檔案信息主要來自以下兩個方面：第一方面，是醫院上級的信息匯總，醫院工會的管理屬于雙重領導，不僅要接受上級直屬部門的領導，還要接受醫院黨政部門的領導。所以對于醫院工會組織的檔案管理人員來說，工作職責不僅僅是接收各類文書、登記、歸檔整理案卷，還要及時開展組織活動，接受黨組織的指導。第二個方面，是醫院工會自發生成的信息，這是醫院工會管理人員工作的重點。自動生成的信息可以很好地反映醫院工會組織在一定時間內的工作狀況及院內基本情況，具有及時性、客觀性等特點。包括醫院工會組織自身生成的各類工作規章制度、季度、年度工作總結、財務統計表、醫院科室的各類報表、活動經費預算、醫院科室工作計劃、工會組織開展的勞動競賽活動、職工代表大會的有關文件、先進集體和先進個人事跡材料、工會會員名冊、研究決議、入會申請等資料；這些材料以文字、圖片、錄音錄像等方式進行保存，能夠很好地反映工會活動的基本情況。與此同時，為工會活動的開展提供一定的經驗。

三、加強醫院工會檔案管理的策略

醫院管理包括很多方面，工會檔案管理是醫院管理的重要構成部分。如何適應新時代的要求，更好地對醫院的檔案進行管理，是一個非常重要的問題，工會檔案管理工作者應該充分發揮其應有的作用，主動積極參加工會的各類活動，解決醫院工會檔案工作急需解決的問題。基于此，筆者提出幾點可行性的建議：

（一）加強領導和宣傳，增強醫院領導的工會檔案管理意識。當前普遍存在的一個現象是工會檔案管理意識比較淡薄，對管理方面沒有體系的認識，甚至部分醫院認為，由于對工會檔案重視程度不夠，造成很多檔案因為管理不善導致丟失。同時，檔案利用率不高等問題普遍存在。基于此，醫院工會要切實加強對工會檔案工作的領導，積極為醫院的檔案管理作出貢獻，并且納入重要議事日程。組織檔案管理人員學習，大力倡導工會檔案工作，使得工會組織領導深刻認識到檔案管理的重要意義，以期更好地開展檔案管理工作。

（二）規范收集信息渠道。在工會檔案管理的過程中，要明確文件的歸檔范圍及整理的規范，在檔案管理的過程中集中收集有價值的證據，將其進行有效歸類與處理。在這一過程中，應該著重考慮兩個問題：首先，提高工作效能，發揮檔案管理工作者的知識結構與能力，專職檔案管理人員要做到“多思考”“多動腦”“愛崗敬業、盡職盡責”等，在自己的工作崗位上進行創新，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。對文件與信息進行及時匯總與歸檔處理，加強檔案管理宣傳工作力度，自覺配合好文件資料的收集和歸納，提高檔案工作管理的效率。其次，發揮網絡作用，健全管理體制，因時因地根據醫院的特色進行管理改革，改變以往的管理體制、組織機構設置，建立完善、共享的信息數據庫，做好檔案管理工作。

（三）關注工會檔案信息資源的開發利用。開發醫院檔案信息的管理不僅關乎醫院的發展，也能夠有效加強醫院與外部的溝通與聯系，與檔案信息資源的開發利用工作直接相關。檔案價值的形成過程具有私密性，在檔案工作沒有得到開發之前，無法體現其真正意義。只有開發利用后，才能使得其價值最大化發揮，發揮其應有的效益。因此，作為醫院工會檔案管理人員，要樹立服務意識，盡心盡力通過多途徑開發檔案信息資源，對工會檔案信息進行深層次開發與運用，為信息利用者提供更多的便利，提供更多有實效的信息。

（四）為電子檔案提供安全的網絡環境，實現工會檔案管理的自動化、現代化。醫院檔案管理中電子檔案化的實現，主要是依托互聯網環境與計算機技術，醫院應充分利用計算機管理，設計完善的應用軟件和網絡等現代化辦公設備。為了給電子檔案營造一個安全、可靠的環境，需要對網絡環境進行嚴格控制。為提高醫院檔案管理中電子檔案的安全性，需要做到以下幾點：一是要對所保存的電子檔案進行實時更新備份，以免因計算機病毒、網絡等問題造成檔案資料丟失。二是要提高計算機存儲設備的安全性，對使用的軟件與硬件進行定期升級，并對電子檔案進行整理與維護，有效保障電子檔案存儲設備的穩定性。三是通過在醫院檔案管理中增加指紋識別、身份核對、計算機開啟防火墻與閃電殺毒等手段，提高醫院檔案管理中電子檔案的安全性，以防電子檔案出現外泄或者被盜的情況發生。這既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。總之，通過對網絡環境與計算機的管理與維護，有助于提高醫院檔案管理的安全性，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

（五）加強對醫院電子檔案的規范性操作。隨著互聯網信息的快速發展，對我們日常的生活與工作產生了重大影響。檔案作為醫院管理的重要內容，傳統的管理方式已然無法適應現代社會發展的需求，因此，加強對電子檔案的管理，是目前檔案信息化建設的重要任務。電子檔案指的是利用計算機對資料進行存儲，有效改變了傳統的以紙質檔案管理的模式，通過把文字性的資料轉化為電子信息記錄，提高了檔案記錄的準確性，同時也易于對檔案進行長久保存。在醫院檔案管理中實現電子檔案化管理，可以有效擴大醫院檔案保存的領域，實現信息檔案資源的共享，促進醫院檔案管理水平的提高。通過對電子檔案操作規范的制定，有助于醫院的檔案管理走向規范化，杜絕了操作過程中風險的發生。首先，要對電子檔案的操作人員進行崗前的業務技能培訓，并強化電子檔案管理的安全意識與重要性，培訓他們樹立良好的職業道德思想，通過對電子檔案管理操作流程的熟練掌握，避免在工作中出現錯誤與漏洞，提高醫院檔案管理水平。其次，在醫院檔案管理中引入電子檔案，要建立起健全的規章制度，例如常見的有檔案管理工作總結制度、身份識別制度以及信息加密的措施方法，從而有效保障電子檔案在管理過程中的規范性與安全性。最后，在具體的醫院電子檔案管理工作過程中，要不斷完善電子檔案的管理制度，從而使得醫院電子檔案管理工作向統一規范化發展，例如對所存儲的檔案文件進行分類、統一登記管理，從登記、記錄、分類、存儲、操作、處理等多個流程進行規范化的管理，有效杜絕電子檔案管理過程中出現信息資料外泄或登記錯誤的情況發生，同時還要做好電子檔案后期查詢與加密的管理工作。

四、結語

科學技術的迅速發展，加快了檔案工作現代化的進程。醫院檔案管理是一門專業性很強的工作，對檔案工作管理者提出了更高的要求，因此作為檔案工作的管理者，不僅要提高自身的能力及業務水平，還要積極進行創新實踐，為醫院工會檔案管理的規范建立提供更多的人力保障與技術支持。