強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理 提高檔案資源利用率

文/日照市精神衛(wèi)生中心 李敏

醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言，是非常寶貴的財(cái)富：如果從歷史角度分析，是對(duì)歷史事件的記錄；如果從現(xiàn)實(shí)角度分析，是對(duì)現(xiàn)實(shí)的寫照；如果從形式角度分析，是所有文獻(xiàn)資料的集合；如果從內(nèi)容角度分析，不但包含了醫(yī)院的未來和過去，還深刻影響著醫(yī)院未來的發(fā)展。因此，加大對(duì)檔案資源的有效管理，提升對(duì)檔案資源的利用效率，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展具有深遠(yuǎn)的意義。

一、醫(yī)院檔案管理特征

（一）管理內(nèi)容漸趨多元化。如果從整體結(jié)構(gòu)角度進(jìn)行分析，當(dāng)前醫(yī)院檔案通常有三種：人事檔案、醫(yī)患關(guān)系管理檔案、業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案。人事檔案主要是指醫(yī)生的聘用和晉升考核與獎(jiǎng)懲的相關(guān)信息；醫(yī)患關(guān)系管理檔案則是將醫(yī)生和患者、患者和醫(yī)院之間存在的分歧記錄成冊(cè)，不但展現(xiàn)出了醫(yī)院的服務(wù)水平和醫(yī)療技術(shù)，而且還體現(xiàn)出了醫(yī)風(fēng)；業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案一般包含了各個(gè)科室的檔案，比如外科檔案、內(nèi)科檔案、心內(nèi)科檔案、兒科檔案、婦科檔案以及消化內(nèi)科檔案等等。從這些基本情況能夠看出來，目前醫(yī)院的檔案內(nèi)容種類較多。

（二）管理工作和醫(yī)療文化建設(shè)緊密相關(guān)。如果從整體結(jié)構(gòu)角度進(jìn)行分析，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案和自身醫(yī)療文化建設(shè)之間的關(guān)系主要體現(xiàn)在這幾點(diǎn)：第一，加大檔案管理能夠促進(jìn)醫(yī)療文化建設(shè)，優(yōu)化文化內(nèi)容。現(xiàn)階段，醫(yī)院都會(huì)同步進(jìn)行檔案管理工作、文化建設(shè)工作，從而宣傳自身優(yōu)秀的文化理念，傳承良好作風(fēng)，促使所有職工的職業(yè)價(jià)值觀念和責(zé)任意識(shí)有所強(qiáng)化，培養(yǎng)良好的醫(yī)療文化。第二，能夠促進(jìn)醫(yī)療文化創(chuàng)新，為后續(xù)文化建設(shè)指明方向。當(dāng)前，在醫(yī)療文化建設(shè)中展現(xiàn)出檔案管理的宣傳效果，滲透良好的作風(fēng)和文化理念，能夠繼續(xù)推動(dòng)醫(yī)療文化創(chuàng)新，使整體發(fā)展方向更加精準(zhǔn)。第三，可以提升所有職工的文化素質(zhì)，給醫(yī)療文化建設(shè)培養(yǎng)更多后備軍。在檔案管理和醫(yī)療文化建設(shè)中對(duì)職工實(shí)施職業(yè)道德教育和文化教育，可以有效提升其職業(yè)素養(yǎng)與文化素養(yǎng)，進(jìn)而成長為高素質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)團(tuán)隊(duì)。如果從發(fā)展角度進(jìn)行分析，醫(yī)院檔案又記載著醫(yī)療文化的發(fā)展歷史，展現(xiàn)了文化精髓，對(duì)于醫(yī)院文化的傳承具有一定的導(dǎo)向作用。

（三）管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和規(guī)范化。進(jìn)入信息化時(shí)代，原先的檔案管理模式已經(jīng)無法有效適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)要求。第一，全方位對(duì)其管理技術(shù)進(jìn)行了改善，同時(shí)制定了相應(yīng)的制度和準(zhǔn)則，促使管理工作更加規(guī)范。從微觀角度分析，醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度都是在日常服務(wù)工作之中形成的，所以可行性與合理性突出，可以給職工日常工作帶來參考，形成紀(jì)律要求。第二，現(xiàn)階段醫(yī)院在進(jìn)行疾病預(yù)防、人力資源監(jiān)管和健康管理等工作中都會(huì)使用計(jì)算機(jī)設(shè)備自動(dòng)生成詳細(xì)完整的信息記錄，然后將其保存下來制作成醫(yī)院檔案，以此推動(dòng)醫(yī)院快速實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）缺乏重視度。在醫(yī)院的各項(xiàng)事務(wù)中，最關(guān)鍵的就是醫(yī)療工作，因此在檔案管理工作當(dāng)中，需要將大部分注意力放在醫(yī)療水平和醫(yī)療服務(wù)的提升上，但實(shí)際的管理工作卻非常不重視。很多管理者普遍認(rèn)為，檔案管理并不會(huì)給醫(yī)院帶來效益，也不能發(fā)揮醫(yī)療作用，因此在管理當(dāng)中沒有給檔案管理投入相應(yīng)的精力，導(dǎo)致最終管理效果不盡如人意，檔案收集和保存工作也不夠完整和全面。

（二）缺乏檔案開發(fā)應(yīng)用意識(shí)。檔案管理無法直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，它帶來的是間接經(jīng)濟(jì)效益，因此個(gè)別醫(yī)院忽視了檔案管理，導(dǎo)致在實(shí)際管理過程之中只注重整理和保存工作，忽視了基本應(yīng)用，缺乏基本的開發(fā)意識(shí)，使得檔案利用率較低。

（三）缺乏完善的管理制度。當(dāng)前，絕大部分醫(yī)院檔案管理只有相對(duì)簡單的規(guī)章制度，整體還停留在初級(jí)階段，醫(yī)療、行政、人事和后勤管理制度不夠完善，很多管理崗位還未明確具體的職責(zé)，責(zé)任追究制度不完善，也沒有統(tǒng)一的程序與標(biāo)準(zhǔn)；年度考核并未將檔案管理列入，導(dǎo)致檔案頻繁丟失，整理和分類也缺乏規(guī)范性，極易產(chǎn)生失誤。

（四）缺乏專業(yè)的管理人員。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理者都是一些業(yè)務(wù)人員，或者其他崗位的人員兼任，由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)，沒有充分認(rèn)識(shí)崗位職責(zé)，導(dǎo)致管理普遍松懈。另外醫(yī)院沒有建立起完善的人才培養(yǎng)規(guī)劃，不注重對(duì)人員專業(yè)素養(yǎng)的強(qiáng)化，很多管理者沒有技術(shù)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，無法適應(yīng)信息化的管理模式，信息操作技能不熟練，影響檔案工作效率。

三、檔案管理強(qiáng)化措施

（一）提升檔案管理意識(shí)。醫(yī)院最根本的任務(wù)就是醫(yī)療服務(wù)，但一直以來，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理缺乏嚴(yán)格的考核，同時(shí)受到人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等方面的限制，導(dǎo)致檔案管理極易受到冷落，因此只有加大宣傳力度，進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院干部職工的檔案管理意識(shí)，樹立起檔案管理創(chuàng)新理念，促使其充分了解檔案資料在醫(yī)院發(fā)展中的潛在作用力，可以給醫(yī)院改革發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策以及醫(yī)療水平的提升提供大量準(zhǔn)確的參考依據(jù)和數(shù)字資料。檔案管理人員是檔案最直接的管理者，因此可以通過參觀學(xué)習(xí)、會(huì)議以及典型事例的宣傳，大力宣傳檔案管理的重要性，并從自身素質(zhì)改善著手，強(qiáng)化檔案監(jiān)管在醫(yī)院管理工作中的重要作用。

（二）制定合理規(guī)范的管理制度。完善檔案管理制度，是促使檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的關(guān)鍵。對(duì)于醫(yī)院而言，檔案管理本身就是一項(xiàng)極為嚴(yán)肅和極具條理性的工作，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，能夠有效降低管理工作當(dāng)中的隨意性，同時(shí)促進(jìn)該項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)健康有序、可持續(xù)發(fā)展。第一，明確相關(guān)管理者的職責(zé)，建立起合理科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善相關(guān)的管理規(guī)章制度，促進(jìn)醫(yī)療事務(wù)和管理工作統(tǒng)一，全方位拓展檔案管理工作。第二，在制定好相應(yīng)的管理制度后，還要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度去執(zhí)行工作，同時(shí)在后期管理當(dāng)中不斷對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，以此有效優(yōu)化管理模式。另外，加大對(duì)檔案管理的考核和評(píng)價(jià)，設(shè)計(jì)出相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，比如管理效率、管理質(zhì)量、檔案能否滿足醫(yī)院需求等。第三，檔案管理者自身還需要始終貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律規(guī)范，在科學(xué)發(fā)展觀下，通過與時(shí)俱進(jìn)的思想去推動(dòng)檔案管理建設(shè)。同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范自己的態(tài)度和思想，積極使用各項(xiàng)信息技術(shù)，充分了解自己的工作內(nèi)容，在認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度下，加大對(duì)管理模式的研究，不斷對(duì)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，促使醫(yī)院各個(gè)部門都可以共享所需的資料，進(jìn)而提升檔案的使用率。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于檔案管理者來說，必須要在業(yè)務(wù)管理上多傾注心血，積極適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部變革以及外部環(huán)境改變的需要，注重學(xué)習(xí)各項(xiàng)知識(shí)，通過知識(shí)更新拓展視野，以此有效強(qiáng)化創(chuàng)新思維，提升創(chuàng)造力，最終成長為信息社會(huì)和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才。醫(yī)院方面也需要加大對(duì)檔案管理者培養(yǎng)的重視度，依照醫(yī)院總要求和檔案工作發(fā)展的基本需求，并制定出切實(shí)可行的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，區(qū)別不同層次、不同崗位、不同對(duì)象，了解具體的學(xué)習(xí)目標(biāo)，多派遣人員參加進(jìn)修學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)大家參與學(xué)術(shù)交流，及時(shí)更新知識(shí)。在年終考核中，除了要進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識(shí)的考核外，還要注重管理水平的考核，以促使其自覺提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。要依照醫(yī)院管理和臨床發(fā)展的具體需求，有針對(duì)性、有目的地開展以應(yīng)用為核心的檔案研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷強(qiáng)化管理者的專業(yè)知識(shí)與管理水準(zhǔn)。同時(shí)，檔案管理者自身還要加大臨床調(diào)研，確保其工作能夠滿足醫(yī)療教學(xué)、醫(yī)療研究對(duì)于檔案信息的需求，進(jìn)而不斷總結(jié)和探索新的發(fā)展渠道，進(jìn)一步提升自身綜合素質(zhì)。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。要想全方位落實(shí)醫(yī)院檔案管理，就要在時(shí)代發(fā)展趨勢之下，加大檔案管理信息化建設(shè)，引進(jìn)一些現(xiàn)代化的圖書館信息管理系統(tǒng)和其他數(shù)字信息設(shè)備，進(jìn)而將計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用充分發(fā)揮出來，使檔案信息成為醫(yī)院信息的關(guān)鍵部分，納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)綜合開發(fā)與應(yīng)用，形成對(duì)檔案收集、形成、整理和應(yīng)用的全方位監(jiān)控，提升檔案管理質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理不但可以有效幫助管理者進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)，還能夠快速整理卷宗和編制目錄。在檢索時(shí)，只需要查找文件相關(guān)的主題詞，不需要將查找的文件轉(zhuǎn)化成按類目系統(tǒng)編制的代碼，因此查找效率可以得到極大提升。此外，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)比較簡單，不論是查找還是直接閱讀都比較方便靈活，同時(shí)比較直觀。在實(shí)際管理的時(shí)候，可以完全依照科室、年份進(jìn)行分類和排序，并根據(jù)歸類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管和目錄編寫，整體便捷實(shí)用、條理清楚。既有效節(jié)約了時(shí)間，也節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，使檔案管理工作產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。

（五）提升檔案資源利用效率。對(duì)于相關(guān)管理者來說，必須與時(shí)俱進(jìn)，提升管理現(xiàn)代化觀念，時(shí)常深入各個(gè)部門進(jìn)行調(diào)研，充分了解醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作對(duì)檔案信息的需求，由此不斷探索和總結(jié)檔案運(yùn)用的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)而有針對(duì)性地提供檔案信息，使所有部門都能夠在實(shí)踐當(dāng)中充分意識(shí)到檔案對(duì)自身工作起到的作用，充分了解檔案的價(jià)值所在，強(qiáng)化檔案應(yīng)用意識(shí)。另外，還可以加大跟蹤服務(wù)意識(shí)，使檔案信息資源的作用能夠充分發(fā)揮出來；加大對(duì)信息多層次、多渠道和多途徑的加工和開發(fā)，并在醫(yī)院改革工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)行專題匯編，給運(yùn)用者帶來更多有效信息，以此給醫(yī)院建設(shè)提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)語

總的來說，要想全方位強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，有效發(fā)揮出檔案資源的實(shí)用價(jià)值，醫(yī)院必須進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方法，重視檔案監(jiān)管在醫(yī)院工作當(dāng)中的重要價(jià)值，健全管理機(jī)制，優(yōu)化管理人員素質(zhì)，促進(jìn)信息化管理，有效開發(fā)檔案資源，進(jìn)一步提升檔案利用效率。