試析新時期環境衛生檔案管理的有效策略

文/遼陽市城市管理事務服務中心 張晶

隨著時代的發展和技術的進步，新時期的環境衛生檔案管理工作已經逐漸向信息化靠攏。在新的時代背景下，環境衛生管理部門人員應自覺提升檔案管理意識，盡快開發和利用檔案信息資源，盡可能實現工作重心由檔案日常管理向檔案有效管理的轉移，強化人員服務意識與科學管理意識，推動檔案管理工作向信息化轉型。基于此，本文將立足新時期環境衛生管理背景，闡述提高環境衛生檔案管理質量和效率的相關策略，希望對相關工作的優化改革有推動作用。

一、環境衛生檔案管理現狀

結合我國現階段環境衛生檔案管理建設進展來說，雖然初步確定了信息化檔案管理的建設目標，但是在日常的管理工作中，仍舊是采取紙質檔案管理和信息檔案管理兩種形式。從某種角度來說，這是環境衛生的管理向信息化過渡的必然歷程，兩種管理模式并存在一定程度上干擾了檔案管理效率。具體來說，倘若使用兩種檔案信息管理方式對同一事件的檔案進行管理，就意味著人員會在檔案的搜索和應用方面浪費更多的時間精力，導致人員花費成倍的時間整理檔案并匯總分類。與此同時，當前的環境衛生檔案管理工作方式可能會造成管理混亂，在多重管理體制下，一旦出現管理漏洞和相關問題，對相關人員的責任追究將會受到較大阻礙，也很難在發現問題的第一時間迅速制定補救方案，影響檔案管理工作效率。

客觀來說，環境衛生部門在檔案管理方面的短板主要體現在以下幾方面：首先，針對紙質檔案的管理工作而言，相關部門的人員為了保障檔案管理工作的時效性和精確性，勢必要在工作過程中投入大量的人力和物力，為避免檔案在查看、驗收或者出借的過程中出現問題，人員要對整個檔案管理流程進行密切追蹤，從本質上來說是一種對于時間精力的浪費。與此同時，受到紙質檔案自身性質的影響，其對于存儲環境的要求比較嚴格，且容易發生丟失損壞現象，當前行業內明確規定紙質檔案的復印件無效，所以一旦檔案損毀丟失將會給環境衛生管理部門帶來直接損失。而且，紙質檔案無法為相關人員及時提供有效信息，信息更新速度較慢，很大一部分重要信息無法在第一時間被歸檔與使用，致使檔案信息呈現出不對稱問題。其次，對于檔案的網絡化管理工作來說，雖然信息化技術的介入幫助環境衛生管理部門減輕了管理內容和工作量，在一定程度上提升了管理效率與管理水平，但相關負責人員也應該清醒地認識到網絡化的檔案管理增加了信息被隨意篡改的可能性，網絡安全問題為新時期的檔案管理安全性和精準性埋下了重大風險隱患，相關部門必須理性看待網絡化檔案管理可能帶來的風險。除此以外，網絡化管理是新時期環境衛生檔案管理的一次重大改革，對管理人員的綜合素質提出較高要求，相關負責人員不僅需要具備扎實的檔案管理知識，還需要掌握足以支撐各項檔案管理工作的計算機水準。所以，環境衛生管理部門的人員必須高度重視新形勢下的網絡化綜合管理，盡可能早日打破紙質化檔案管理以及現階段信息化建設水平的局限。

二、環境衛生檔案管理效率提升的必要性

環境衛生檔案管理涉及大量的檔案記錄、整合以及歸檔工作，貫穿整個工作流程。環境衛生在現代文明建設中的重要地位直接表明檔案管理工作舉足輕重的作用。客觀來說，現階段絕大多數開展現代化建設的城市將環境衛生管理放在第一位，集中精力整理環境衛生。從民生角度來說，良好的環境衛生能夠大幅度提高居民的生活幸福感，對于城市的可持續發展具有重要促進作用。所以，搞好環境衛生工作是時代發展的必然需求，而管理好環境衛生檔案是落實環境衛生管理的核心舉措。現階段政府部門對于環境衛生檔案管理工作愈加重視，逐漸出臺落實與其相關的規章制度和管理要求，而環境衛生管理部門也應該結合時代需求開辟單獨放置檔案的庫房，提高城市整體環境衛生水平。除此以外，環境衛生檔案管理是新時期非常重要的工作，直接關系到城市的環保和衛生狀態。這主要是因為環境衛生檔案管理人員要對大量體現區域環境衛生變化過程的檔案進行匯總，并為專家學者提供具有權威性和代表性的研究資料。環境衛生檔案管理到位，那么相關部門的人員就可以獲知任意時間城市環境衛生及其設備的建設情況，能夠明確下一階段環境衛生工作的新目標和新方向，加快城市現代化建設進程。

三、環境衛生檔案管理的新方向

隨著信息化技術和環境衛生檔案管理工作融合的逐漸深入，新時期社會民眾對環境衛生檔案管理工作提出了新要求，其本質即打造科學化的管理模式。但是，就現階段的環境衛生檔案管理改革來說，學術界還沒有對環境衛生檔案管理形成一致意見，尤其是無法統一使用網絡信息技術來管理檔案。具體來說，以人力資源為主體的傳統環境衛生檔案管理方法已經很難跟上現代檔案管理的進度，隨著社會的發展和技術的進步，傳統的檔案管理方法展現出較強的不適應性，并緩慢退出歷史舞臺。現階段，相關專家學者認為可以借助計算機設備和現代化電子設備的融合達到一種新型的、適用于環境衛生檔案管理工作的獨立系統，保障信息傳遞的高效性和精準性。但也有部分專家學者認為接觸網絡技術傳播和儲存檔案的可行性更高，畢竟在網絡技術飛速發展的時代，信息化技術更能夠提高檔案管理服務的質量。總的來說，環境衛生管理部門必須結合新時期發展的實際要求，引用先進技術來實現更高效率的檔案存儲。

四、提升環境衛生檔案管理效率的建議

（一）加強檔案管理基礎設施建設。要想進一步加速檔案管理工作和網絡信息技術的融合，環境衛生管理部門領導必須要徹底轉變對檔案管理的觀念。就現階段來說，檔案管理人員完全可以借鑒各系統檔案信息化管理經驗，為各單位的檔案管理工作提供一手信息以及技術支持，確保信息化建設水平足以支撐起現代化檔案管理體系。與此同時，各區域的環境衛生檔案管理部門可以交流經驗，把握檔案管理工作的共同點，打造具有普適性的、以信息技術為核心的環境衛生檔案管理系統，實現數據資源共享，提高環境衛生檔案管理信息的真實性和時效性，共同為檔案管理基礎設施的建設貢獻力量。

（二）制定科學的檔案管理制度。科學的檔案管理制度是確保環境衛生部門精準落實檔案管理工作的依據，在高度重視環境衛生保護的當前階段，檔案管理人員應該保證管理觀念與時俱進，將現代化管理意識滲透到日常工作中，促使檔案管理工作始終以科學的檔案管理制度為指導依據。如此一來，環境衛生檔案管理工作就能實現科學化管理，而人員也能夠根據要求來更新管理手段和管理設備，進而帶動環境衛生檔案管理工作取得顯著進展。當然，這也就要求環境衛生部門以及政府部門為之注入大量的資金，保障信息化檔案管理系統的精準性和檔案工作中檔案的完整性。具體來說，環境衛生部門應該聘請專業的檔案管理人員和信息技術人員，充分利用符合現代化管理需求的通信設備，借鑒國內外先進的信息化檔案管理方法和管理手段，建立起網絡化的管理平臺。與此同時，隨著新時期對環境衛生檔案管理工作的精細化要求逐漸加強，環境衛生部門必須保障管理制度的全面性。比如說，環境衛生管理部門應該針對網絡化檔案管理平臺的應用專門制定管理收集、檔案保管、網上傳輸以及開發利用的管理制度，盡可能規避網絡安全問題，使環境衛生檔案管理工作有條不紊地開展，利于信息化檔案管理更加井然有序。除此以外，環境衛生管理部門還應該不斷提升檔案管理工作人員的綜合技能水平，確保涉及檔案工作的各部門人員均能協調起來，共同為檔案管理工作專業性的提升而努力奮斗。在檔案管理工作中，人員要結合行業內的先進經驗嘗試將網絡技術融入檔案管理中，也需要在日常工作中不斷開拓創新，將檔案管理工作的優化作為一項持之以恒的任務，確保檔案的存儲更加安全，縮減檔案查詢和管理工作的人力成本，借助新技術、新設備的優勢來提高檔案管理的智能化與自動化。

（三）加大人員培訓力度。在環境衛生檔案管理的新時期，檔案管理工作向工作人員提出了更高的要求，不僅需要人員具備扎實的檔案管理基礎以及科學管理意識，還要求人員掌握系統的計算機技術，能認識到網絡技術普及以及現代化通信設備應用為環境衛生檔案管理工作帶來的轉變，以極高的信息處理能力迎接檔案管理新挑戰。而對于環境衛生管理部門來說，必須認識到新時代發展背景下需要什么樣的檔案管理人才，重點打造高素質檔案管理人才團隊。為了保障檔案管理工作的完整性和精準性，單位方面可以專門針對現代化檔案管理工作制定激勵機制，確保每名人員都能樹立高度嚴謹的責任意識，為各部門提供優質的檔案服務。

五、結語

綜上所述，新時期的環境衛生檔案管理正處于由傳統模式向信息化邁進的過渡階段，面對新的機遇和挑戰，環境衛生部門人員務必要鞏固檔案管理技能，提升信息化檔案管理意識，以精準的檔案管理為城市的現代化建設夯實基礎。