信息化背景下人社檔案管理初探

文/單縣人力資源和社會(huì)保障局 趙曦

所謂人社檔案，就是指人力資源與社會(huì)保障檔案，是社會(huì)民生檔案的一個(gè)重要組成部分，基本上涵蓋了醫(yī)療、社保、工傷、生育、就業(yè)、人才、仲裁等一系列領(lǐng)域的重要民生信息。在新時(shí)代，為了更好地保證民生，做到惠民，需要針對(duì)人社檔案進(jìn)行管理，從而更好地為人民服務(wù)。由于人社檔案的管理工作業(yè)務(wù)范圍較廣，涉及的部門眾多，專業(yè)性較強(qiáng)。為了保障人社檔案管理工作具備高效率和高質(zhì)量，采用信息化技術(shù)是目前的趨勢(shì)所在。

一、人社檔案管理概述

（一）人社系統(tǒng)基本職能。人社系統(tǒng)在制定執(zhí)行人員管理和社會(huì)保障政策、完善公民就業(yè)服務(wù)體系、加快建立全面覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保障體系、健全公民勞動(dòng)收入分配制度、專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍和農(nóng)村實(shí)用人才隊(duì)伍管理和建設(shè)以及事業(yè)單位人事制度等方面的改革有著重要的職能。該系統(tǒng)將會(huì)通過人力資源、社會(huì)保障、特殊人員安置、人事爭(zhēng)議仲裁、勞動(dòng)糾紛仲裁等方案或者政策的制定，展開對(duì)于企事業(yè)單位的管理，完善相應(yīng)的社會(huì)保障體系和建立人才市場(chǎng)。而所謂人社檔案，則是涵蓋上述方面的多方材料，涵蓋面十分復(fù)雜，且因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人社檔案管理工作多是針對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行的，即使數(shù)字化檔案已經(jīng)十分普及，但是因?yàn)闄n案量已經(jīng)過于龐大，哪怕是計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效幫助也很難整理清楚。

（二）信息化的基本概念和內(nèi)涵。所謂信息化，就是目前通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到各領(lǐng)域工作的高效率和高質(zhì)量，促使各領(lǐng)域工作和業(yè)務(wù)之間的相互融合，從而達(dá)到經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的有效結(jié)合。這種通過通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為載體的新型工作形式在各領(lǐng)域有了非常深入的應(yīng)用。首先，在工作效率方面，通過網(wǎng)上辦公的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公已經(jīng)逐漸被淘汰，各類工作轉(zhuǎn)為電子化辦公，不僅節(jié)省了窗口辦公的排隊(duì)時(shí)間，還節(jié)省了人力資源，促進(jìn)工作效率有效提高。其次，在辦公質(zhì)量方面，通過信息化和網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式，辦公過程將更加標(biāo)準(zhǔn)，各類文件有了更加嚴(yán)格的格式標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)辦公質(zhì)量不斷提升。在成本方面，通過人工手動(dòng)辦公，在印刷、紙張、人力方面的成本大大降低。

（三）人社檔案信息化管理的特點(diǎn)。1.標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。人社檔案信息化促進(jìn)了人社檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使用了智能技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)也將更顯整潔，與傳統(tǒng)人社檔案管理工作的雜亂無章、毫無規(guī)范截然不同的是，通過信息化管理后的人社檔案管理工作，更應(yīng)遵守就業(yè)部門、勞動(dòng)部門等一系列與人社相關(guān)行業(yè)以及領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。這些先進(jìn)的技術(shù)將對(duì)人社檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程形成約束，使得每一步流程都在相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范下，達(dá)到一定的數(shù)據(jù)指標(biāo)，而這些新的數(shù)據(jù)指標(biāo)則為我國的人力資源管理、社會(huì)保障事業(yè)、檔案管理等提供新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)我國的檔案事業(yè)進(jìn)一步和諧發(fā)展。2.先進(jìn)性和成熟性。人社檔案的信息化建設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指導(dǎo)下，可以更好地保障各項(xiàng)人社工作業(yè)務(wù)的開展，而這一過程所花費(fèi)的精力與資源要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于傳統(tǒng)的人社檔案管理工作，其在操作、業(yè)務(wù)流程、便捷度等方面都具有先進(jìn)性，并且十分成熟和穩(wěn)定，具有較好的可延伸性，這些對(duì)于業(yè)務(wù)的開展有著非常好的應(yīng)用價(jià)值，符合當(dāng)下社保業(yè)務(wù)工作的具體要求。3.全面性和專業(yè)性。人社檔案要涉及的層面非常多，包含多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，要想做到更高效率的人社檔案管理，使得人社檔案管理工作能夠更具專業(yè)性和優(yōu)秀性，信息化技術(shù)是一項(xiàng)非常好的應(yīng)用，不僅能夠?qū)Χ喾秶?、多層面的人社檔案進(jìn)行分類和管理，還能夠以更加專業(yè)的手段來覆蓋人社檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)，確保信息化管理能夠全面覆蓋人社服務(wù)工作，從而滿足人社檔案管理的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。4.安全性和保密性。在使用了信息化技術(shù)之后，人社檔案管理工作將徹底擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作中出現(xiàn)的安全問題、不穩(wěn)定問題和丟失問題。而在先進(jìn)的信息化技術(shù)影響下，人社檔案管理部門只需要針對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，使其免遭黑客攻擊，保護(hù)數(shù)字信息的安全與穩(wěn)定，并且嚴(yán)格規(guī)范在信息化管理過程中的身份驗(yàn)證和操作權(quán)限等問題，通過日志、備份、可恢復(fù)文件等一系列的措施來保障人社檔案信息化管理的安全與穩(wěn)定。

二、信息化建設(shè)對(duì)于人社檔案管理的影響

（一）提高人社系統(tǒng)對(duì)于信息化的認(rèn)知水平。主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一是在利用了信息化技術(shù)之后，人社系統(tǒng)為了確保數(shù)字化工作的高效性和高質(zhì)性，將會(huì)在部門上下掀起學(xué)習(xí)熱潮，且在政策的支持和新管理辦法的支持下，各部門包括政府人員在內(nèi)的所有人都將對(duì)信息化建設(shè)給予充分重視，并在清楚認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的重要性與必要性之后為人社檔案管理信息化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，提高自己的責(zé)任感，轉(zhuǎn)變思想，從而樹立起更好的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)人社系統(tǒng)的信息化發(fā)展。第二是在信息化建設(shè)的過程中，人社系統(tǒng)各個(gè)組成部門開始對(duì)于信息化的領(lǐng)導(dǎo)以及信息中心、數(shù)據(jù)庫等機(jī)構(gòu)的建設(shè)并加以重視，從而投入對(duì)信息化機(jī)構(gòu)的建設(shè)，這使得檔案信息化管理有規(guī)可循、有法可依，從上而下有一套成熟的管理組織體系和相應(yīng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)及職能劃分，使得人社檔案管理的信息化發(fā)展擁有更加充足的動(dòng)力。

（二）信息管理能力提高。在人社檔案管理過程中運(yùn)用信息化技術(shù)，使得檔案信息的使用具有規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)型，在各個(gè)機(jī)構(gòu)和組織之間進(jìn)行交換和共享的過程中，能夠保障其安全。檔案管理人員應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，只有通過信息化技術(shù)建立起信息管理系統(tǒng)，才能達(dá)到對(duì)信息的統(tǒng)一管理，所以進(jìn)行信息化建設(shè)，勢(shì)必會(huì)帶來制度上的一系列革新，包括有管理系統(tǒng)的具體劃分職責(zé)、具體權(quán)限、信息安全性維護(hù)與交流管理、突發(fā)事件管理、設(shè)備日常維護(hù)、問責(zé)制度和保養(yǎng)管理等一系列的制度與管理辦法，并在信息化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中實(shí)時(shí)更新與改進(jìn)，從而使得人社檔案管理人員能夠在滿足上述制度的過程中充分地對(duì)信息進(jìn)行全面管理，保障人社檔案管理的信息化，能夠取得一定的成效，使得人社檔案更加安全。

（三）資源的節(jié)省。傳統(tǒng)人社檔案的管理過程中往往需要非常多的人力物力整理材料、分類材料和安置材料，不僅需要有一定的空間來存儲(chǔ)這些紙質(zhì)材料，還需要安排專人來看管。紙質(zhì)材料在遇到火災(zāi)等情況時(shí)非常容易損壞和丟失，這些重要的信息一旦丟失，對(duì)于人社系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行將造成不可預(yù)估的損失和阻礙。利用信息化技術(shù)后，人社檔案的管理工作將便捷性、服務(wù)性和成本可控性合為一體，不僅省去了紙質(zhì)化檔案管理工作的麻煩，還能夠節(jié)省人力資源、紙質(zhì)資源和空間資源，使得人社系統(tǒng)能夠有更多的空間來開辟業(yè)務(wù)服務(wù)空間，促進(jìn)人社系統(tǒng)進(jìn)一步發(fā)展。在風(fēng)險(xiǎn)方面，人社檔案管理工作不需要過多地重視檔案庫的消防問題，而是將重心轉(zhuǎn)移到對(duì)于信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)上，從而達(dá)到更好的管理效果。

（四）人社檔案管理流程的規(guī)范。在運(yùn)用人社檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，對(duì)于檔案的收集和管理形式也在更新。在檔案的收集中，不同的數(shù)據(jù)采取不同的采集方式，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)收集，通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口自動(dòng)進(jìn)入檔案管理平臺(tái)，而對(duì)于一些文書檔案和財(cái)務(wù)檔案，則直接通過庫與庫之間的數(shù)據(jù)管道工具進(jìn)行導(dǎo)入，從而達(dá)到對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理與補(bǔ)充。在檔案的管理中，從檔案接收、掃描、管理、編目、查詢、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)管理、信息訂閱等操作都有較嚴(yán)格的規(guī)定?？梢哉f，上述過程都是通過設(shè)定好的程序來進(jìn)行的，只要設(shè)備正常，那么整個(gè)流程將以十分規(guī)范的形式來進(jìn)行，大大提高了人社檔案管理的質(zhì)量與效率。

（五）信息技術(shù)被進(jìn)一步擴(kuò)展。首先，在信息化技術(shù)的影響下，人社系統(tǒng)各部門開始建立了屬于自己的門戶網(wǎng)站、APP、公眾號(hào)，開辟了一系列的官方賬號(hào)，從而達(dá)到政府相關(guān)部門與人們之間能夠更加和諧地進(jìn)行信息交流，這不僅有利于政務(wù)工作的進(jìn)行，還使得群眾在日常辦事中更加便捷，獲得更好的服務(wù)，將群眾與政府部門緊密地聯(lián)系在了一起。其次，在與群眾的接觸中，通過云平臺(tái)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，政府部門將更好地了解到群眾需求，并有針對(duì)性地開發(fā)相關(guān)的應(yīng)用，完善云平臺(tái)的建設(shè)和功能，能夠促進(jìn)人社系統(tǒng)的政務(wù)網(wǎng)站與其他的系統(tǒng)網(wǎng)站結(jié)合起來，從而達(dá)到網(wǎng)絡(luò)信息化的共建和信息的共享，實(shí)現(xiàn)人社檔案數(shù)據(jù)庫的補(bǔ)充和整合，促進(jìn)人社檔案進(jìn)一步完善。比如說，在傳統(tǒng)的社保工作上，通過智能化技術(shù)開展的智能社保、智能養(yǎng)老等項(xiàng)目所帶來的數(shù)據(jù)和檔案將進(jìn)一步上傳人社檔案庫，使得上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案進(jìn)行分析時(shí)能夠獲得第一手資料，從而做出正確的決策。

三、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)為人們的生產(chǎn)生活帶來的影響是巨大的，而人社系統(tǒng)的工作中產(chǎn)生的海量檔案數(shù)據(jù)只有通過信息化平臺(tái)來統(tǒng)一管理，才能夠完成檔案管理工作，這就需要檔案管理人員更新思想、及時(shí)變革、學(xué)習(xí)技術(shù)、創(chuàng)新方式，從而做好新時(shí)代的檔案管理工作。