加強基層檔案管理工作刻不容緩

文/吉林省磐石市應急管理局 靳軍

黨的十六屆六中全會通過的《關于構建社會主義和諧社會若干重大問題的決定》中明確強調基層基礎工作是構建和諧社會之基，發展社會的根本力量，并對基層的工作提出了明確要求。基層檔案管理工作刻不容緩，基層的檔案管理是基層重要工作內容之一，但目前個別基層單位的檔案管理工作還存在嚴重的不足。本文通過分析基層檔案管理的重要性及其管理中一些問題，加強改進基層單位中的檔案管理工作。

一、基層檔案管理工作的意義和重要性

（一）對基層檔案管理的重要性認識。檔案管理工作是基層管理工作的一部分，是提高基層工作質量和工作效率的必要條件，是還原和維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范地管理檔案，是衡量基層單位管理水平與重要工作的重要尺度。基層的檔案記載著發展管理歷史上的一些優秀成果，為基層未來的發展提供第一手參考資料，檔案資料是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的重要文案。做好檔案管理的工作，不僅可以提高基層工作質量，還能夯實基層單位的工作基礎。因此，打牢基層檔案管理的基礎，既是構建和諧社會的重要內容，也是有序推進和諧社會建設的重要保障，意義十分重大。

（二）基層檔案現代化管理的意義。檔案管理現代化是新時代發展的必然要求，對于檔案管理工作者而言，要充分認識現代化的檔案管理具有重要意義，才能及時轉變傳統的思想和觀念，接受現代化的管理思維與方法。推進科學化、現代化、規范化的檔案管理工作。1.大幅提高檔案管理的工作效率。在信息技術現代化的環境下，檔案管理將以信息化和數據化的形式進行管理，并結合網絡數據共享、數據檢索、數據查詢等的軟件管理的方式，有效實現信息資源多次利用。此外，由于計算機等現代設備的便利性，文件管理減少了人力資源。其強大的可記錄性和可追溯性，使文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。基層的檔案管理主要是將有效的信息進行開發和利用，從而實現檔案管理的真正價值。現代化的檔案管理手段，可以將一些信息資源轉化成電子文檔進行存儲，其所占的空間小，而且具備內容豐富、利于擴展等諸多特點，使得檔案管理中信息資源具備兼容性和可操作性。3.顯著提升檔案管理的服務質量。基層檔案管理工作是為了提供有效的參考資料，而信息化建設為此提供了極大的便利。檔案管理在信息化建設背景下，以大數據庫的形式存儲著眾多檔案資源，可以快速引用數據，利于檔案的二次開發。

二、基層檔案管理工作存在的問題

對于我國基層檔案管理而言，雖有多年的管理經驗，但是仍然存在管理不足的問題，且檔案管理工作復雜，難度相對比較大。下面簡要分析檔案管理的不足：

（一）檔案管理意識薄弱。基層單位領導主要將“發展民利，解決民困，解除民憂，維護民生”等發展問題作為基層的工作重心，致使基層單位領導在檔案管理中存在幾點不足：第一點，領導自身對檔案管理的法律法規并不精通，甚至不夠了解；第二點，單位領導對管理問題不及時完善，對檔案管理工作理解不到位；第三點，對檔案管理的重視不夠，導致人員管理培養及保管所需的經費問題都得不到保障。關鍵是檔案管理工作沒有相應的考核要求，所以檔案管理意識薄弱，自然做不好檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。目前，有很多基層單位檔案管理制度存在漏洞。首先，檔案管理的分類以及管理規范要求都沒有明文規定，甚至有的不強制執行，沒有考核標準，與政績薪資不掛鉤；其次，檔案管理外借的過程中，存在較大的管理漏洞，有的員工借閱后，遙遙無歸期，檔案歸還成了一個難題，就算有歸還者，其檔案已破損不堪；另外，檔案整理不及時，主要是管理人員的責任不夠明確，對待檔案不是第一時間歸檔，導致檔案管理缺少及時性、有效性。以上過程中，還有可能會出現遺失的現象。

（三）檔案管理安全系數太差。基層單位中的檔案室或是檔案柜（箱）等需要有專人保管。但是很多基層單位不具備這些基礎條件，往往是一人多用，或是單位人員誰想調取自己直接調取，沒有任何權限約束，這也是檔案遺失的一個主要原因。基層檔案管理中，有些條件非常差，常常是幾種檔案一起管理，是一種混檔管理模式。原因是檔案管理投入經費不足，沒有專門設立檔案管理室。將檔案散落到每個科室的辦公桌上，容易造成遺失或是保管不力的現象。有的基礎單位是檔案與人員辦公區合二為一，這樣既不安全，又不保密，更不利于工作的有效開展。

（四）檔案的現代化管理落后。在基層檔案管理中，檔案現代化管理投入的資金嚴重不足，無論是硬件管理實施，還是軟件管理開發，都十分落后，嚴重影響檔案管理的高效性。使得檔案管理問題得不到保障，甚至于有些基層采取傳統的手工操作、紙質檔案管理的方法，對一些具有價值的影像檔案類沒有進一步保管，容易造成檔案管理不力的現象。

（五）管理人員綜合素質不高。首先，目前基層檔案管理人員文化水平、專業素質以及政治思想參差不齊。有很多基層單位檔案管理人員配備不注重業務能力，有的是內部兼職，對檔案管理完全是零經驗，從未得到系統的培訓。其次，有些單位編制外的兼職人員，其檔案管理不僅缺乏經驗，還存在工作態度散漫的現象。最后，有些管理人員傳統檔案管理工作能力還可以，可是難以勝任現代化的管理，不熟悉計算機的應用，是阻礙現代化辦公檔案管理的一大問題。檔案管理人員的綜合素質不高，致使對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找、移交、接收、防護管理等業務知識缺乏，更談不上檔案的開發利用。

三、加強檔案管理工作的對策及建議

（一）增強基層檔案意識，做好檔案工作。黨的十八大以來，黨中央、國務院對做好新時代檔案工作作出了重要部署，提出“要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，要抓緊完善相關法律法規，著力解決由于法規不健全而造成的一些地方推行電子檔案認定使用難、跨地區辦理難等問題”，為做好新時代檔案工作提供了法律依據。基層單位領導要以身作則，高度重視檔案管理工作，切實解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置，加強檔案管理的科學性和有效性，促進現代化檔案管理的有效實現。

（二）提高基層單位檔案管理人員素質。檔案管理人員素質的高低直接影響基層檔案管理水平的優劣，要加強檔案管理人員的素質培養，要從思想行動上堅信檔案工作的政治定位。“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的神圣職責，也是檔案工作黨的政治屬性所在。首先，要加強檔案管理的政治思想意識，要從根本上意識到檔案是在“為誰而管、為誰所用”，明確個人職責定位。其次，要提高檔案管理專業知識，檔案管理工作并不是將文件碼放整齊就是合格的檔案管理，要對檔案管理內容進行高效分類。在計算機信息化管理要求下，要精通掌握檔案的計算機應用技術。

（三）建立健全檔案管理相關規章制度。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的檔案法，國家主席習近平簽署第47號主席令予以公布，于2021年1月1日正式施行。這是我國檔案管理建設的現代化建設要求，是檔案管理中一個新的征程。所以基層單位要嚴格按照《檔案法》實施檔案管理，并制定相應的管理制度，包括人員上崗培訓制度、崗位工作要求、崗位責任制度、檔案外借流程等等一系列的檔案規章要求，必須及時完善，減少檔案管理過程中的社會影響，以構建起系統完備、科學規范、可操作性強的檔案法規體系。

（四）增加經費投入以促進檔案現代化。隨著社會的發展，檔案管理逐步從傳統的管理模式向現代化管理發展，基層單位要加大檔案管理設備投入，要從硬件設施和管理軟件方面進行高效開發運用，用電子化、聲像化的方式來取代傳統的手工操作以及紙質存檔的管理機制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現丟失、遺漏的現象。另外，要加強檔案管理中的多重備份問題，一臺設備壞了無法修復的情況下，備用設備可以利用。要提高管理人員現代化檔案管理安全意識和現代化管理的基本技能，從而將紙質檔案轉化為電子化、信息化形式，便于存檔管理。另外，要提高檔案管理的安全性，比如開發安裝防火墻、職員權限設置等等，注重檔案管理嚴密分工和廣泛協作。

四、結語

檔案管理工作是一項具有復雜性和系統性的工程，為了促進檔案管理工作實現現代化，基層單位要加強檔案管理意識，提高檔案管理的制度要求，完善現代化管理基礎設備，還要激發檔案管理人員的工作熱情，有效利用計算機技術實現現代化管理，提升檔案管理工作的整體水平。