基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化探討

文/單縣人力資源和社會保障局 侯培培

縱觀當前，信息化檔案管理工作中，許多表面問題需要用正確的方式加以解決，從多方面入手來提高檔案管理工作的效率與服務質(zhì)量，這對于檔案管理工作的要求愈發(fā)嚴格，畢竟傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應信息化時代的發(fā)展。從以往的檔案管理來看，存在的問題很多，其中包括檔案管理人員的意識落后、專業(yè)技能達不到時代的要求，這些問題都在很大程度上影響著檔案管理工作的進步。而現(xiàn)代化的檔案管理工作主要是遵守檔案管理工作的原則，順應時代的發(fā)展。筆者根據(jù)自己多年的經(jīng)驗，重點分析了基層事業(yè)單位中檔案管理工作的問題與原因，并提出解決措施供大家參考。

一、基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）信息化技術(shù)的利用率太低。信息化時代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發(fā)現(xiàn)，當前我國基層事業(yè)單位對于信息化技術(shù)的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術(shù)來發(fā)揮其諸多的作用，而檔案資源作為對社會各界資料的儲存，信息量非常大，包含的數(shù)據(jù)非常巨大，但是目前我國基層事業(yè)單位對于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費，這對于檔案管理信息化建設的開展無疑是相互矛盾的，需要進一步改善與調(diào)整。

（二）信息檔案檢索的效率有待提升。通常情況下，檔案資料在儲存的過程中，需要調(diào)取或查閱時，紙質(zhì)的檔案管理方式需要各個步驟的人工操作才可以完成，這其中的程序是相對復雜的，不但需要確認檔案編碼，而且還需要在眾多的檔案資料中進行人工翻閱與查找，流程比較繁瑣，而且也需要耗費大量的人力物力，這種情況完全不符合現(xiàn)代化檔案管理的需要。當今社會屬于信息化新時代，檔案管理的要求提升了很多，對于檔案管理人員是一個重要的挑戰(zhàn)，計算機技術(shù)在檔案管理的過程中起到了非常重要的作用。還有一些基層事業(yè)單位，在檔案管理方式上雖然運用了信息化的管理手段，但是計算機設備相對陳舊，而且硬件配置也不達標，在這樣的大環(huán)境下，信息化技術(shù)很難得到運用與開展，這也是導致檔案事業(yè)很難提升的重要因素，長此以往，導致檔案管理工作效率低下。

（三）管理制度需要與時俱進的改革。我國基層事業(yè)單位從工作原理上分析，是屬于一項服務于社會大眾的工作類型，在諸多工作內(nèi)容中，不但對工作效率有著嚴格的要求，同時工作質(zhì)量也是至關(guān)重要的一項任務。根據(jù)對當前情況的了解，我國諸多基層事業(yè)單位的檔案管理工作制度不很完善，而且也缺少規(guī)范化與現(xiàn)代化的管理手段，管理過程中通常會發(fā)生疏漏或遺失的現(xiàn)象，這對于檔案管理信息化建設產(chǎn)生了一定的負面影響，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。要知道，管理制度在基層事業(yè)單位的檔案管理部門占據(jù)著非常重要的位置，對于檔案事業(yè)的發(fā)展也有著決定性的作用，因此，管理制度必須要與時俱進進行革新與完善，不斷探索新的管理模式來順應信息化時代的發(fā)展流程。

（四）檔案管理的意識有待提升。基層事業(yè)單位檔案工作中，管理人員的意識與認知是非常重要的一個因素，如果管理人員對于自身工作沒有良好的認識與正確的觀念，勢必影響到檔案管理工作的開展，使檔案管理現(xiàn)代化很難得到進一步發(fā)揮，當前這種情況在基層事業(yè)單位中屢見不鮮，檔案管理工作沒有正確的理念指導很難進行現(xiàn)代化的開展，這樣的后果直接導致檔案管理工作停滯不前，對基層事業(yè)單位的發(fā)展造成一定的困擾。

二、對于基層單位檔案管理的現(xiàn)代化途徑分析

（一）進一步完善管理制度。對于基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化操作流程，不但要在整體管理體系上進行調(diào)整與革新，在細節(jié)方面也需重視，比如細節(jié)方面的管理制度不容忽視，這是一項比較重要的工作內(nèi)容，在基層單位的管理中調(diào)整制度，需要針對不同的崗位和不同的職責來進行梳理，并且在檔案管理中還要保持獨立的狀態(tài)開展合作。基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化手段，要把各項工作逐一進行管理與調(diào)整，按照統(tǒng)一的指標來完成，這樣才可取得比較突出的成績，進一步提升管理質(zhì)量與工作效率，推動基層事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）加強信息化建設的力度。基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理與建設需要堅持不懈地努力，將方法與標準逐一完成，打破傳統(tǒng)的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來實現(xiàn)信息化建設的新途徑。從當前的局勢來看，信息化建設都是基層事業(yè)單位檔案管理的重要目標與發(fā)展方向。一方面，信息化建設體現(xiàn)在日常的工作細節(jié)中，需要在檔案管理系統(tǒng)上不斷創(chuàng)新與建立，設備與軟件的搭配也是重要的一項內(nèi)容，需要按照正確合理的方法來完成，達到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設也需要提升檔案管理的內(nèi)涵，在實際的技術(shù)操作過程中，需要充分觀察信息化的建設進度，牢牢掌握信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用與進程，進一步提升檔案管理的水平與效率。

（三）強化綜合型人才的培養(yǎng)。基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化進程中，專業(yè)型的人才是必不可少的，而且需要培養(yǎng)出專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)都可達到預期的標準。管理層在具體的實施過程中，可以定期對工作人員進行培訓與專業(yè)知識的教育，根據(jù)檔案管理的準則進行管理與改革，不斷提升管理人員的專業(yè)化水平與綜合素質(zhì)，畢竟在檔案管理中專業(yè)的系統(tǒng)化教育是工作開展的保障，可以吸收一部分大學生參加到工作中去，對其進行定期的培訓，促使檔案管理工作的進步與提高。

（四）加強檔案資料數(shù)字化建設。由于基層事業(yè)單位檔案數(shù)量大且內(nèi)容繁多，并且隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，檔案信息還在不斷增長，所以基層事業(yè)單位要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，將文字檔案、圖片檔案等資料用掃描儀掃描到電腦里，或者刻成光盤，通過網(wǎng)絡進行傳輸，做到基層事業(yè)單位之間檔案信息的共享，并且利用這些數(shù)字化的檔案，結(jié)合基層事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，有效建立一個統(tǒng)一、完整的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理更加高效，有關(guān)人員查詢檔案時更加方便。

（五）提升檔案管理手段的更新速度。我國基層事業(yè)單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區(qū)別，所以基層事業(yè)單位在檔案管理現(xiàn)代化進程時，應該不斷學習國外先進的檔案管理方法，根據(jù)基層事業(yè)單位的發(fā)展狀況，不斷更新和豐富檔案管理數(shù)據(jù)庫的資源。基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設通過有效實踐才能發(fā)展，因此基層事業(yè)單位應該改變自己傳統(tǒng)的觀念，根據(jù)社會發(fā)展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業(yè)單位在發(fā)展過程中的綜合競爭力。

（六）與各個部門做好協(xié)調(diào)工作，共同推進檔案管理現(xiàn)代化建設。在推進檔案管理現(xiàn)代化的具體措施中，有兩個方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設相關(guān)方案，將各個部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設變成每個部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。其次，面對檔案管理工作中的實際困難，對各個部門的人員進行檔案信息管理現(xiàn)代化建設相關(guān)思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設，這樣才能保證這項工作是每個部門人員都發(fā)自內(nèi)心完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟與信息技術(shù)的提升與進步，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行，也是未來的主要發(fā)展趨勢，在當今信息化時代，若想全面提升基層事業(yè)單位的檔案管理工作，務必需要加強檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培訓，以及他們對現(xiàn)代化檔案管理的認知與了解，管理層需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性以及在單位發(fā)展進程中的重要意義，檔案管理現(xiàn)代化是當前事業(yè)單位發(fā)展的一項重要任務，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展應該放在首位，不但可以推進事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，還可以在很大程度上促進社會穩(wěn)定發(fā)展進程。因此，基層事業(yè)單位的各級部門需要協(xié)作努力，不斷創(chuàng)新與探索，將檔案管理現(xiàn)代化的開展做到盡善盡美。