我國高校檔案機構(gòu)建立應(yīng)急管理體系比較研究

文/中國人民解放軍海軍軍醫(yī)大學(xué) 陳穎

作為重點研究問題之一，我國學(xué)者一直很重視檔案機構(gòu)的應(yīng)急管理與安全保障建設(shè)，不僅對“檔案危機管理預(yù)警系統(tǒng)的組成框架、應(yīng)急預(yù)案體系的構(gòu)建、安全保障體系的建設(shè)、自然災(zāi)害應(yīng)對策略與防治等問題已進行了廣泛的研究”，還特別指出“開展突發(fā)事件風(fēng)險控制與預(yù)警管理工作、建設(shè)高校突發(fā)事件信息與檔案平臺”是提升高校綜合應(yīng)急管理能力的關(guān)鍵所在。當(dāng)今社會，我們始終生活在各種難以預(yù)見的風(fēng)險挑戰(zhàn)之中，也對高校檔案機構(gòu)開展有效的應(yīng)急管理工作提出了全新的要求。

一、開展檔案應(yīng)急管理工作的政策背景

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，受當(dāng)時防控工作啟發(fā)，特別增加了突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護和利用工作機制。其中，第三章第十九條要求“檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力”；第二十六條要求“應(yīng)當(dāng)加強對突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對活動提供文獻參考和決策支持”，進一步奠定了檔案工作在國家治理能力現(xiàn)代化過程中的基礎(chǔ)性作用。

軍隊檔案工作承擔(dān)著為軍守史、為戰(zhàn)服務(wù)的職責(zé)使命，在2020年1月1日施行的《軍隊檔案條例》中，明確規(guī)定了特殊時期（如執(zhí)行非戰(zhàn)爭軍事行動任務(wù)、重大突發(fā)事件、聯(lián)合訓(xùn)練）的檔案工作機制。第六章第五十五條要求“團級以上單位應(yīng)當(dāng)按照平戰(zhàn)結(jié)合、快速轉(zhuǎn)換的要求，制定戰(zhàn)時檔案工作預(yù)案，組織實戰(zhàn)化演練，提高戰(zhàn)時檔案保障能力”；第五十九條要求“……遇有危及檔案安全的緊急情況，戰(zhàn)場指揮員和檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)對檔案采取轉(zhuǎn)運、隱匿等臨機處置措施，最大限度保證檔案安全”。這些舉措為新時代軍隊在突發(fā)事件背景下開展檔案應(yīng)急管理工作提供了基本遵循。

《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》共分七章七十條，在預(yù)防與應(yīng)急準備、檢測與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建等方面做出了詳細的規(guī)定。其中，該法律明確地將突發(fā)事件分為“自然災(zāi)害”“事故災(zāi)難”“公共衛(wèi)生事件”和“社會安全事件”四大類，建議通過建立統(tǒng)一的應(yīng)急管理機制來加強信息共享和情報合作。

二、我國高校檔案機構(gòu)建立應(yīng)急管理機制比較研究

（一）樣本選擇及研究方法。為了更好地研究高校檔案機構(gòu)在特殊時期的應(yīng)急管理體系，本文根據(jù)2019～2020校友會中國內(nèi)地一流學(xué)科排名，選取了在“圖書情報與檔案管理學(xué)科”排名前五的高校（武漢大學(xué)、南京大學(xué)、中國人民大學(xué)、北京大學(xué)、中山大學(xué)）作為研究樣本。根據(jù)官方網(wǎng)站公布的法規(guī)政策和通知公告，本文從2020年特殊時期“防控期間所采取的措施”“校級檔案工作文件法規(guī)”和“有無專門的應(yīng)急管理制度”三個方面展開論述，希望通過對國內(nèi)一流高校檔案機構(gòu)開展對比研究，總結(jié)工作亮點，歸納有效經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)不足之處。

（二）高校檔案機構(gòu)的應(yīng)急管理措施。1.武漢大學(xué)檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月及時發(fā)布了做好防控檔案收集歸檔工作的通知，向全校各立卷單位和社會公開征集防控文件材料，明確了15項收集材料范圍和移交方式；特殊時期輪班值守并通過線上開展檔案查閱服務(wù)；起草了安全服務(wù)方案（從安全服務(wù)保障、服務(wù)方式、服務(wù)渠道、遠程服務(wù)四個方面對檔案安全服務(wù)提出了建議和對策）。（2）校級檔案工作文件法規(guī)：共計27項規(guī)章制度及文件。（3）有無專門應(yīng)急管理制度：2018年制定了《武漢大學(xué)重大活動檔案管理辦法》，對參與重大活動中直接形成的歸檔材料進行說明。2.南京大學(xué)檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月發(fā)布征集防控檔案資料公告，重點收集實物檔案及口述檔案；4月發(fā)布特殊時期的查檔和參觀指南，采取預(yù)約制度并僅對校內(nèi)人員開放。（2）校級檔案工作文件法規(guī)共22項，對教學(xué)檔案、科研檔案、黨政檔案、聲像檔案、出版檔案、名人全宗檔案等作了詳細規(guī)定。（3）無專門應(yīng)急管理制度。3.中國人民大學(xué)檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年7月起，對在校學(xué)生辦理檔案業(yè)務(wù)進行了圖文并茂的說明；通過線下重點人群服務(wù)、線上微信公眾號“檔案館小助手”代辦業(yè)務(wù)，分階段分批次開展服務(wù)。（2）校級檔案工作文件法規(guī)共4項，涉及《檔案庫房管理規(guī)定》《文書/人事/科技檔案利用規(guī)定》。（3）無專門應(yīng)急管理制度。4.北京大學(xué)檔案館。（1）防控期間所采取的措施：閉館并暫停對外查檔服務(wù)。暫停實體檔案接收工作，僅接待校內(nèi)工作查檔，優(yōu)先使用電話、郵件等檔案利用方式；檔案歸檔、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及管理系統(tǒng)技術(shù)問題轉(zhuǎn)移到線上、電話進行。（2）校級檔案工作文件法規(guī)共5項，涉及人物檔案、研究檔案、學(xué)籍檔案、科技檔案、文書檔案的具體實施細則。（3）沒有專門應(yīng)急管理制度。5.中山大學(xué)檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月發(fā)布有關(guān)開展防控文件材料歸檔工作的通知。（2）校級檔案工作文件法規(guī)共3項。（3）無專門應(yīng)急管理制度。經(jīng)對比研究可知，五所高校檔案機構(gòu)在特殊期間均采取了有效的應(yīng)對措施。在信息流通方面，及時在官方網(wǎng)站及微信公眾號發(fā)布了通知，緩解了溝通渠道不暢的問題；在檔案專業(yè)人員配備方面，采取輪班值守或提供電話、郵件等線上服務(wù)，創(chuàng)新性地推出了“線上申請代辦”和分批次重點保障不同群體的方式，為緊急事件的處理設(shè)置了綠色通道。值得借鑒的是，武漢大學(xué)檔案館、南京大學(xué)檔案館、中山大學(xué)檔案館都在2020年3月迅速發(fā)布了征集特殊時期珍貴檔案材料的通知。這不僅與新版《中華人民共和國檔案法》第二十六條“……加強對突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用”相呼應(yīng)，也為應(yīng)對類似突發(fā)事件提供了重要的歷史資料和決策支持。但不容忽視的是，除了武漢大學(xué)檔案館制定了《重大活動檔案管理辦法（2018年）》和特殊時期檔案安全服務(wù)方案外，南京大學(xué)檔案館也有比較完備的校級檔案工作法規(guī)制度，其余高校檔案館不但在法規(guī)數(shù)量上略顯不足，且均未出臺專門的檔案應(yīng)急管理方案。此外，在官方渠道所發(fā)布的消息多涉及檔案業(yè)務(wù)辦理方面，缺乏一套系統(tǒng)科學(xué)、公開透明的應(yīng)急管理制度體系。

三、對高校檔案機構(gòu)應(yīng)急管理體系建設(shè)的建議

作為國內(nèi)三所軍事醫(yī)科類院校之一，海軍軍醫(yī)大學(xué)在各類突發(fā)事件中擔(dān)負起保家衛(wèi)國、救死扶傷、教書育人的多重職責(zé)。學(xué)校第一時間派遣專家醫(yī)療團隊火速馳援武漢，體現(xiàn)出有召必應(yīng)的快速執(zhí)行能力。為了更好地貫徹落實《保密和檔案建設(shè)“十三五”計劃》文件精神，學(xué)校檔案館在全面總結(jié)工作的基礎(chǔ)上，希望不斷借鑒國內(nèi)優(yōu)秀院校的實踐經(jīng)驗，切實推動檔案安全管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。以下是對我校檔案館建設(shè)應(yīng)急管理體系的一些思考和建議：

（一）制定科學(xué)完備的應(yīng)急管理專門預(yù)案。現(xiàn)代管理理論提出“計劃、組織、指揮、控制和協(xié)調(diào)”的全生命周期管理模式，鮮明地指出了事先計劃的重要意義。“寧可備而無災(zāi)，不能災(zāi)而無備”，根據(jù)軍隊檔案工作規(guī)范化建設(shè)中提出的“制定一套緊急情況下檔案處置方案”，我校檔案館應(yīng)結(jié)合國家最新法規(guī)政策和實際管理情況，為四大類突發(fā)事件分別建立精細化應(yīng)急管理制度，從根本上提高檔案安全管理的法律地位。軍隊院校檔案部門應(yīng)及時成立高校檔案應(yīng)急管理小組，構(gòu)建戰(zhàn)區(qū)級應(yīng)急管理聯(lián)防聯(lián)控機制，全面開展檔案材料屬地保存與異地備份工作，真正構(gòu)筑起檔案資源安全新防線。

（二）加強專業(yè)人才檔案庫建設(shè)。專業(yè)人才檔案庫不僅包括檔案專業(yè)人才庫，還包括應(yīng)對突發(fā)事件專家教授庫。高校及其附屬醫(yī)院、研究中心是教育、醫(yī)療、研究等各科領(lǐng)域?qū)＜以萍牡胤剑転槿熒峁I(yè)的知識咨詢和處置方案。因此，根據(jù)突發(fā)事件的種類建立相應(yīng)的專家?guī)欤瑢⒊B(tài)管理與應(yīng)急管理形成相互滲透（如定期安排在崗培訓(xùn)和應(yīng)急演練），不僅有助于打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的應(yīng)急隊伍，還能在突發(fā)事件發(fā)生之初就保證“拉得出，打得贏”，確保迅速投入事故處理工作中。

（三）啟動災(zāi)后史料建設(shè)和研究工作。從以上分析可知，國內(nèi)部分高校在各類突發(fā)事件發(fā)生后有意識地開展了史料收集和歸納工作，但是如何形成體系化的長效管理，如何從事故中真正吸取經(jīng)驗并加以傳播，如何將應(yīng)急管理措施作為教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)案例，仍待進一步探索。因此，在非特殊時期，我校檔案工作者應(yīng)當(dāng)認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷縱深夯實檔案管理基礎(chǔ)。例如，在事故發(fā)生前，完善緊急狀態(tài)下需轉(zhuǎn)運和隱匿的館藏各類人員檔案名錄，明確兩地檔案接送站聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式，設(shè)計跨區(qū)域開展檔案調(diào)運的路線及演練預(yù)案；在事故發(fā)生后，對于突發(fā)事件過程中形成的珍貴檔案（口述資料、文字報告、影像資料等）應(yīng)進行廣泛的征集。通過文本組織、加工、分析與整理，開展深入的應(yīng)急管理案例分析，為處理類似突發(fā)事件和提高檔案應(yīng)急管理能力積累豐富的經(jīng)驗。